日本人の知らない会議の鉄則②

昨日に続き、「日本人の知らない会議の鉄則」です。

今日は、進行の鉄則です。

昨日は「アジェンダの鉄則」について記載しましたが、今日はそれ以外の部分を紹介します。
9個ある中で、私が一番今足りていないと感じる部分を記載します。

◯　資料の鉄則

＜ローカルでの作業とメール添付の一切禁止＞
　クラウドで共有した方が良い。ということです。
　私も基本的には、メールでのやりとりが中心で、毎回会議後に議事録をメール添付して、送っています。
資料も、作成したものも会議で提出し、修正をもらったら再度修正を加えて、メールで送ります。

この時間が非常にもったいないです。
　グーグルドキュメントなどで、共有しておけば、そのまま修正をかけてそのまま共有できるため、時間が省けます。
　業務が煩雑になっている今の時代だからこそ、クラウドももっと積極的に利用しても良いのではないでしょうか。

◯　役割分担の鉄則

＜全員平等に「仕組み」で回せ＞
　私の職場でもそうですが、基本的に上司がファシリテートして、メンバーが答える。という流れですが、基本的に発言するメンバーは限られています。
　本には、オーナー・ファシリテーター・タイムキーパー・ノートテイカーに分けて紹介しています。

　役割を振ると、「当事者意識」が芽生えるため有効であると。
確かに、自分に責任がかかると、「やらなきゃ」感が出ますね。
　また、普段意見を言いづらい人でも、「自分はこの役割だから発信しなきゃ」という行動にもつながりやすいと思います。

◯　時間の鉄則

　会議の時間は1時間30分を1単位と考える。
　グーグルでは、ほとんどの会議が、25分で組まれているようです。
　5分間は移動時間と考え、早く終われば、次の仕事への集中力の切り替えに使います。
　日本では、とりあえず1時間時間をとるなどをしていますが、アジェンダによって会議の時間は様々で良いかと思います。

◯　まとめの鉄則

　締め切りを「次の会議まで」としてはいけない。
　大切なのは、会議と会議の間にメンバーが取るべきアクションがどれだけ明確になっているかが重要。

　そのため、「まとめ」の時間をアジェンダに組み込んでも良いと思います。
　原則としては、一度で決めることが良いですが、場合によってはそうでない時もあります。
　そんな時でも、「わかっていること」・「わからないこと」をはっきりとさせておくことが大切です。

「何を調べればわかるのか」
「いつになったらわかるのか」
「誰が何をし、どんなものを用意すれば良いのか」

を明確にしてから終わる癖をつけた方が良い。

「じゃあ次の会議までによろしく」とアバウトな会議にすると、予想外の出来事が起きた時に対応できない。

長い資料であれば、会議の数日前には締め切りをセットすることが大切です。

以上が私が参考にしている会議の方法です。
企業では一般的かもしれませんが、ビジネス経験のない医療現場にとってはとても新鮮でした。