仕事で厄介な「アレ」を回避する方法

2023年6月16日 21:44

会議資料、調査資料、提案資料、稟議書・・・。
上司から頼まれた資料の作成等は、1日の業務時間の中でも大きな割合を占め場合があります。

しかし、やっとの思いで作成を終え上司に提出するも肝心の上司からは「なんか思っているのと違うんだよね。」とダメ出しされ作り直しを命じられる。

このような経験はありませんか？

仕事において最も厄介な「差し戻し」です。コレが多いと仕事の時間が無駄に増え、生産性が大幅に落ち込みます。

ですが、ほんの少し意識するだけでこの厄介な差し戻しを減らすことができ質の高い資料を作成することができます。今回は資料作りにおいて気をつけるべきポイントを3つご紹介します。

ポイント① 資料の目的を確認しよう

資料作成には必ず「何らかの判断に役立てる」といった目的があります。
よって「どのような判断に活かす資料なのか？」を確認することは資料内容の方向性を決める重要な項目です。

ここがズレていた場合は、根本から資料を作り直しをしなければならないので注意しましょう。

例えば上司から「競合の製品価格ついて調べておいて。」と命じられた場合、この資料は何を判断するための資料なのでしょうか？

もし「自社製品の価格の見直しが目的」の場合は、単に競合製品の価格を羅列するより、「価格を下げる事によって得られるメリットやデメリット」を整理した方が判断に役に立つ資料となりませんか？

資料作りの方向性を先回りして把握しておけば、上司からの無駄な差し戻しも減ります。

行き当たりばったりで資料の作成を進めると、1ページごとに「次は何を書こうか」とすぐに行き詰まってしまいます。

意識すべきなのは、資料を書き始める前に「資料全体のアウトライン」を考えることです。初めに全体の構成さえ作ってしまえば後はそれに沿って資料を作っていくだけなのでスムーズに進めることができるようになります。

そしてこの全体のアウトラインは上司と共有しておきましょう。

例えば、上記のような構成で作成するといった共有ができれば、上司も資料の完成形がイメージすることができ、差し戻しがあったとしても、ページ内の細かな内容で済む可能性があります。

はじめは面倒だと感じるかもしれませんが、後々になってもっと面倒になるくらいなら、先に少しの面倒を我慢しましょう。

コミュニケーションを面倒に感じる人は「途中で上司からあれこれ指摘されるのは嫌だ」とか「余計な仕事が増えるのは面倒」と考え、途中経過を報告せずにいきなり100%の完成形を目指そうとしてしまいます。

実はこれが一番やってはダメです。

完成形のイメージが上司と考えとズレていたら、締め切りギリギリの終盤になって大きなやり直しが発生する危険があります。

思い込みのまま突っ走ってしまって自滅するような事態を防ぐためには、
いきなり100%完成を目指すのではなく、確認と軌道修正を怠らない事です。

面倒でも「10%の進捗」「30%の進捗」「50%の進捗」など、段階を区切った上で小刻みに上司に確認してもらう習慣をつけることが大切です。

資料作りはビジネスパーソンの誰しもが通る道。

でも、よっぽどの問題のある上司でない限りほんの少し意識するだけで、この差し戻しは防ぐことができます。

ただ、上司も人間なので、「事前に断りを入れておく」「確認の所要時間を伝えておく」などの配慮も忘れずにしておきましょう。

確認して欲しい項目について伝えると、上司は「ああ、あの話ね」とスムーズに確認してもらえやすくなりますし、所要時間を伝えると上司は必要な時間が分かるので、話を聞く体勢が整います。

上司は敵ではないはず！
面倒くさがらずコミュニケーションをとってみましょう！

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