学びデジタル～デジタルツールで働きやすい職場環境へ～
私は人口の４割近くが６５歳以上という田舎のGMSで現在働いている。
業務は主に食料品の商品を店頭に出したり、レジやサービスカウンターでの接客を行っている。
前回の記事で自己紹介を兼ねて私の現在の業務内容とデジタルへの取組みを書いています。
お時間があれば読んでみてください。
✨私が目指すもの✨
私は今後ますます増えるシニア労働者の働きやすい職場環境の実現を目指している。
しかし、社内環境がアナログすぎてシニアの方だけではなく、全体的に改善が必要だと感じている。
そこで普段横断的な働き方をしているので、自部署だけではなく店内の問題点を従業員に色々聞いてみることにした👍👍
🎈その① 客注の運用システム管理でよくない？
～サービスカウンターにて～
Ｔさんに「業務でこうなればいい！とか困っていることとかある？」とかるく聞いてみた。
「客注の運用がばらばらで統一してほしい」
客注とはお客さまからの注文を受けることだが、お客さまが直接売場担当者に頼む時（telも含む）と、サービスカウンターに来て注文されることがある。
担当者は売場で声かけてくださいといってもお客さまがサービスカウンターに直接来て、情報伝達不足を感じることがあるという。
「この間新社員の子が商品を頼むの忘れてお客さんに迷惑かけてから、ちゃんと発注しているのか不安だけど、ちゃんとやった？って聞くのも失礼だからきいてないんだけど。
パワハラなんて言われたら困るし。
本当はどこまで進んでいるのか誰でも進捗確認できればいいのにねぇ」
Ｓさんが割って入る。
幸い使用まで日数があり、お客さまの配慮で最悪の結果は免れたが、お客さまから承ったのは自分。自分にも責任があると責任感の強い彼女は感じているようだ。
ここで注文の流れを整理すると
① お客さまから注文を受ける。
② 各売場の担当者が発注する。
③ 商品が入荷する。
④ 商品をサービスカウンターに持っていく。
（⑤ 連絡が必要な場合はお客さまに入荷連絡する。）
今回は②を忘れてしまったのだけど、
③で入荷した商品を誤って店頭に並べること💦や
④で商品をサービスカウンター持って行かないのでいつまでもお客さまに入荷連絡できない💦等起こり得るミスが多々ある。
進捗が見えることで相互確認しミスも防げる。
しかし、未だに注文用紙は複写式の紙。
4枚複写で1枚目はサービスカウンター等受けた部署での保管。
2枚目は商品担当部門での保管。
3枚目は商品を出す部門での保管。
4枚目はお客さまの控え。
その用紙をもとに担当者は発注をする。
🎆写真でもわかるように複数人が携わるので、このような見える化運用🎆
けれどデジタルツール活用して解決したい。
簡単でミスなく運用したい。
他の部署で聞き取りをしたら賛同の声を多数貰った。
お客さまに迷惑をかけたくないという思いは一緒だ✨✨
👀なにか良い方法ないかな？
自社システムにシーズン商品（例えば、うなぎやクリスマスケーキ）を受注するシステムがあるのでそれを改良できないかな？
しかし、いちいち進捗をＰＣに入力するとなると誰も入れないし。
そうなると使われない。
会社のケータイにアプリとしていれてそこから情報共有出来ればいいのだけど。なかなか難しい💦
見える化×デジタルツール！
進捗が見えて簡単なものは？
誰でも簡単に使えて、すぐに見られるものは？
色々思いを巡らせるけど、今の私の知識では解決できない。
🎈その２ 商品の在庫管理写真データ化でよくない？
～Yちゃんからの依頼～
「お客さまが飲料ケースで欲しいんだけど一緒に見てもらっていい？」
「データ上の在庫あるの？」と私は聞いた。
「42本あるよ」
42本。飲料は1ケース24本。＋店頭在庫と予想される。
この中から探すのか。。。。。あー！！溜息。
大まかには分かれている。炭酸飲料とか大型ペットボトル。小型ペットボトル。
お客さまをお待たせしないため二手に分かれて隈なく探す。
データ上の在庫はあるのだから。
毎日入荷する商品を細かく分けるのは不可能💦💦
わかってる。けど非常に探しづらい。
「あった」ようやく汗かきながら見つけた！カートラックの一番下。
上の商品を全てよけて手押しの品出しカートへ。
Ｙちゃんは急いでお客さまのもとへ「大変お待たせ致しました。」
ホントだいぶ待たせたよねぇ😨😨
「あったのね。よかった」とお客さま。「ありがとうございます」
今日は探し出せたからよかったけど、たまに諦めるときがある。
AIがあれば解決だよね
「Yちゃん！これすぐに見つけられるようになったら業務楽になるよね？」✨✨
「ほんとこの探すのが一苦労だよね。
担当者ならある程度把握してるけど、お客さまに声かけられて担当じゃないので時間かかります。なんて言えないしね。」
「だれがやっても、同じように出来るシステムが必要だね」私が言うと、
「写真撮ると商品を読み取りどこになにかあるかわかるようにならないのかなぁ。AIが解析してくれるとかさ」私は大きく頷く。
しかし、そのようなシステム導入は難しい。
👀なにか良い方法ないかな？
写真を撮影し、商品の箱についている文字を読み取り、スプレッドシートに記録するとかできそうだけど💕
商品を店頭に出す度、スプレッドシートに記録されてる商品を消していくには手間がかかる。
手間がかかるものは使われない。
これも今の私の知識ではできない！！
🎈その３ 社内システムログイン基本指紋認証でよくない？
～同僚のシニアアルバイトの方達～
私の理念はシニアの方が働きやすい職場環境の実現。
この方たちに聞くしかない！
・Ｋさん（70代）
「会社のアンケートとかやれっていわれても一人できないんだよね。
一回一回入るところ違うし、その度に聞くのも悪いんだけどさ、
聞かなきゃ出来ないから聞いてるんだけど」
・Aさん（60代）
「給与明細の見方わからないから見てないんだけど、一人で見られるようにはなりたいよね。」
・Hさん（60代）
「あれもこれもパスワードが必要で大変。銀行みたいに4桁くらいにならないのかい？」
最近増えている給与明細の電子化。
自社はその他社内システムに入るのに基本社員番号とパスワードがいる。
IDである社員番号も7桁ではないとダメとか（6桁の人は前に0をつける）微妙に入るサイトによってIDが異なったり、用途別に複数サイトが存在する。
毎日業務で使用している人はいいけど、
アンケート答えてとかで数か月に一度のシステム利用の人も。
基本3か月でパスワード変更なので、その度パスワード変えたり。
パスワードも英数字8文字でOKなこともあれば、小文字と大文字、記号をマストでなんて複雑にされたり😣😣
で、パスワードわからなくなった方々は総務にいってパスワードリセットしてもらう。
リセットしてもらったら西暦からの生年月日になり、また、パスワード設定。
無限♾️ループ！
わからなくなる方続出！
「指紋認証なら解決だよね！」
「年取ると指紋薄くなるんだよねぇ。」なんていわれるけど、
パスワードがわからなくなるのは年齢関係ないんだよね。
そんな素敵なツール自社にはないし。
パスワードをメモしてそれを見ながら入力したり💫
実際パスワード意味あるの？って光景が発生する。
👀なにか良い方法ないかな？
こればっかりはセキュリティもかかわるしホントお手上げ😩
私の知識では解決できない！！！
🎀決 意🎀
今回様々な方たちに協力してもらい、聞き取りをした。まだまだ課題は山積み。
私がデジタルを勉強して、会社を少しでも良い方向に進められたらいいなぁと思う。
しかし、現時点の私は知識もスキルもなにかも不足している。
もっともっともっと頑張ろう。
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