会議の脱線を防ぐには議論を可視化する
会議で迷子になった経験ありますか？
・自分はこの話をしているつもりなのに、相手は違うことを話している…どうも参加者の議論が噛み合わないぞ…
こんな状況です。
今回は迷子になった時のための、処方箋のお話です。
■会議の場で参加者の認識ズレが起きる理由
『Aという課題を解決するための、方針をどうすべきか？』
この議論をしていたはずなのに、いつの間にか関連課題のBや Cに話が飛び、結局Aの課題対応はどうするんだっけ。
実際の打合せの場では、議論が発散し、論点が動くため、こんな状況が起こり得ます。
・議論の流れが分からなくなった。
・いまどの論点について議論しているのか分からない。
参加者の認識ズレが起きる理由は主にこういった理由が挙げられます。
■議論を可視化する方法
参加者の認識ズレを防止するために、心掛けたいのが『議論を可視化すること』です。
最近の打合せは、オンライン会議が主流ですので、資料投影しながら打合せするスタイルが多いのではないでしょうか。
『議論を可視化する』ために、やることはシンプルです。
資料投影する人が実際の会議の場における発言をありのまま書いてみる。
まずはこれを実践してみるだけでも、参加者が議論の流れを認識しながら、会議を進行することができます。
■会議の脱線を防ぐには、問いや論点に戻る
参加者に議論の流れを意識させつつ、議論が発散し過ぎた場合の対応も意識しておきたい点です。
実際の発言を書くのに加え、議論すべき論点や問いを記載しておく。
これができると、議論すべき内容に参加者を引き戻すことが出来ます。
ただし、論点は議論しながらの把握が難しい側面もあります。
ですので、会議に参加する前に検討すべき論点は何か？これを事前準備してから参加する。
個人的にはこれが間違いないやり方かと思います。
■おわりに
今回は議論の可視化について紹介してきました。
打合せの場でドキュメントをまとめるスキルがあると重宝しますね。
ただ、議論が進んでる中でやってみると意外に難しいんです。
トレーニングだと思って、前向きに経験値積むのがオススメです。
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