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スキマ時間を制するものが、人生を制する~「5分・10分TODOリスト」のススメ~

おはようございます。

県を越えての移動制限が解除され、また全国各地へ出張する日々が戻ってきました。
もちろん一部の仕事は、zoomなどを活用して今後もオンラインで実施するものもあります。

私のように、通勤時間や移動時間などが増えると、仕事をする時間がとれないな・・・と考える人も中にはいると思います。

本日は、以前私が上司から学び、その後実践している「5分・10分TODOリスト」の活用法についてお話ししたいと思います。

1.日常に潜む様々な10分間

皆さんは、日々の生活の中で、「10分」時間が空いているシチュエーションをどれぐらい思い浮かべることができますでしょうか?

例えば、
◆移動時間
・会社への通勤時間
・お客様へ訪問する際の移動時間(電車、飛行機、タクシー 等)
・プライベートで出かける時の移動時間

◆待ち時間
・駅のホームで電車、新幹線を待っている時間
・友人、知人との待ち合わせ時間より早く着いて、相手を待っている時間
・セミナーに参加した時の休憩時間
・前の仕事が早く終わって、次の仕事まで空いた時間
・カップ焼きそばなどにお湯を注いで待っている時間
 (これは5分程度ですが・・)
・昼間のランチで、注文してからメニューがでてくるまでの時間

など、ざっと思いつくだけでもこれだけあります。

皆さんは、上記に挙げた時間(約10分間)に、何をしていますでしょうか?

私も昔はこの時間をボーっと過ごしていましたが、最近は5分・10分あればなにかやろう。とういう習慣がついています。

では、実際に5分・10分という時間では何ができるでしょうか?


2.10分間で何ができる?


10分間の時間で、何ができるでしょうか?
「10分では何もできない」と思う人もいると思いますが、実際に私が実践していることを紹介していきたいと思います。

◆インプット系
・新聞の主要記事を読む 
・本を読む(1冊は読めなくても、数ページは読み進めらると思います)
・ニューズピックス、ヤフーニュースなどで、ニュースをチェックする。
・マイクロラーニング(5分、10分程度の動画での勉強)をする。
・調べたいことの検索(知らなかった単語について調べる、気になったニュースについて調べる 等) 

◆アウトプット系
・企画書、提案書の構成を考える
・企画書の1部を作成する(パワーポイントで1,2枚。Wordで1枚程度)
・noteに投稿する記事のネタを書き出す
・noteに投稿する文章のタイトルを決める
・記事などを執筆する。(10分あれば1000文字ぐらいは書けます)

◆お客様、友人・知人へ連絡をする
・メール(LINE)の返信をする
・メール(LINE)で連絡事項を伝える
・電話をする

◆予約系
・お客様との会食の店を予約する
・友人、知人との食事の店を予約する
・美容室、病院、歯医者、整骨院・・・などの予約をする。
・セミナー会場、自社の会議室など施設、設備の予約をする

◆スケジュールの整理
・1日の行動をシュミレーションする
・1週間のTODOを整理する
・1カ月間のTODO(重要なもの)を整理する
・特定の仕事の進捗状況を整理する
・5分10分TODOリストを作成する。

◆頭の整理
・誰かに依頼することを書き出す
・時間をとって検討が必要なものを書き出す
・メモ、手帳などを見返す

◆体のメンテナンス
・ストレッチ
・筋トレ
・マッサージ

など、私が実践しているものは、このようなものがあります。

10分あれば、意外といろんなことができます。

3.5分、10分TODOリストの作成

5分、10分のスキマ時間を活用する時に重要なことは、
「5分・10分空いたらやること」をリスト化して、すぐに実行できるようにすることです。

スキマ時間を活用できない人の多くの場合は、
①この空いた時間なにしようかな・・・・と考える。
②考えてもTODOが思い浮かばず、時間が過ぎていく
③10分あった時間も、4分、3分となっていき、結局ただスマホを見て過ごすか、ボーっとして終わる。

という感じだと思います。

そうならないためにも、
「5分、10分TODOリスト」を作成しておき、時間が空いたら、まずそのリストをみるということを習慣づけることをお勧めします。
そうすれば、少なくとも、ぼーっとして終わることはないと思います。

リストは、手帳やメモ帳のような紙媒体でもいいですが、私はいつも持ち歩いている可能性の高い、スマホのメモ機能、TODO整理アプリをお勧めします。
※せっかく10分時間が空いても、メモ帳が手元にないから10分TODOが分からない・・・となってはもったいないですから。


4.リスト作成のコツ

5分、10分TODOリストを作成するコツは、とにかくTODOを分解することです。

例えば、
TODOに「○○様への営業準備」と書いてあっても、範囲が広すぎて何をしたらよいか分かりにくいですし、とても5分、10分でできるようなイメージが持ちにくいと思います。

そういう時は、「営業準備」の中身を分解して
・○○様の会社HPを見る
・必要な営業資料を書き出す
・作成が必要な資料を考える
・提案書の構成(ストーリーを考える)
・提案書を作成する(1ページ~2ページ)
・先方へのAPの連絡をする

など、5分、10分でできる内容に落とし込むことです。

当たり前ですが、1時間(60分)かかる仕事も、10分×6回で終わります。
このような仕事を、1時間のまとまった時間がないから手を付けられない・・とするのではなく、10分のスキマ時間×6回に分ければいいという考方ができると、仕事の効率が上がると思います。

もちろん、時間がぶつ切りになることで非効率になる仕事もあると思います。そのあたりは自分の感覚で、細かく分けてよいものかどうかは判断して頂ければ良いと思います。

また、複数のことを少しずつ進めるやり方や、様々な仕事・タスクを同時並行で進めていくのが苦手な人もいると思います。その方は、ぜひ自分の合うやり方で、まずは本当に10分で完結できる仕事だけに絞ってリストを作ることをお勧めします。

◆10分TODOのリストに何もなくなったら・・・
せっかく時間が空いたのに、自分の10分TODOリストには何も書いていない・・という状況になったら、「10分TODOリスト作成」の時間にすると良いです。

10分でできることを書き出す時間や、今取り組んでいる仕事を分解して、10分でできる範囲に分解していき、10分リストを埋めていく。という時間にすればよいと思います。



5.まとめ


本日は、スキマ時間を活用するために、5分、10分TODOリストを作成しましょう。という話をしていきました。

今までそのようなことをしてこなかった人、スキマ時間を活用しようとしたけど上手くいかなかった人も、ぜひこの「5分、10分TODOリスト」を作成してみて頂ければと思います。

きっと、仕事のはかどり方が変わると思います。

10分ほどのスキマ時間は、普通に生活をしていれば、1日6回~10回ぐらいは訪れます。それを全て活用できれば、1日1時間以上、何かの仕事ができるようになります。

◆10分間の使い方を制することで、心に余裕が生まれる

5分、10分の時間ができたら、リストをみて、TODOをこなす。
こんな風に生活をしていたら、心が落ち着く暇がない・・・・と思う人もいるかもしれません。

私自身の例でいうと・・
①プレイベートなTODOも5分10分リストに入れておくで、疲れている時はプレイベートTODOを優先的にやる。ということをしています。
(友達との食事の予定や、旅行の予約、買いたいものの情報収集 など)

これでも、時間は有効活用できます。

②また、どうしても気分が乗らないときは、自分に正直に、スキマ時間があっても「ぼーっとする」ということもします。


ただ、ここ最近は、この5分10分TODOリストの活用によって仕事の効率が上がったことで、
思いっきり休んでも、仕事がしっかり終わっている。という状況が作れているで、全体的なストレスは減っていると感じます。

例えば、月曜~金曜の仕事において
5分10分TODOリストを活用していた時と、してない時の働き方を比べると。

【5分10分TODOリストの活用なし】
月曜~金曜の5日間で仕事が終わらず、土日にも数時間仕事をしていた。

【5分10分TODOリストの活用あり】
10分TODOリストを活用して1日6回細かくTODOができた場合。
1日1時間分の仕事ができ、月~金で5時間分の仕事の効率があがった。
今まで土日にやっていた分の仕事がなくなり、土日に思いっきり休むことができている。

という結果になっています。

私自身はこの「5分10分TODOリスト」によって大きく働き方が変わり、人生の充実感もプラスになったと感じていますので、ぜひ興味がある方は試して頂けますと幸いです。


本日も、最後まで読んで頂きありがとうございます。


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都内で経営コンサルタントをしています。 「出会った全ての人に、プラスの影響を与えること」をモットーにしています。 少しでも多くの人に、気づきや発見がある記事を書いていきたいと思います。宜しくお願い致します。