いざ業務効率化！業務課題改善アイデア

みなさんこんにちは！
私は小売業で利用されるITインフラ、システムの開発・保守・運用をしている企業で管理会計業務のサポート的な仕事をしている会社員です。

今まで自身の仕事や業務課題などについて記事を書いてきました。
↓↓↓前回までの記事↓↓↓

今回はもう一歩進んで、自身でこれから取り組んでいこうと考えている業務課題の改善アイデアについて書きたいと思います。

私が問題だと思っていること

私が問題だと思っていることは大きく2つあります。
①電子化が進んでおらず、紙の確認が多い。
②ほとんどの仕事がExcel管理で、なおかつ手作業での処理が多い。

まず①についてですが、これに関しては自部署で印刷しているものは1枚もなく、経理や営業企画から回ってくる請求書関連書類がほとんどです。
電子化に関しては、現状会社内でプロジェクトが進んでおり、自身で行える改善は残念ながらなさそうです・・・

②については、ほぼ自部署で完結している内容で改善を実施するハードルが低いです。
そのため②のExcel管理に関して取り組んでいきたいと考えています。

改善したい課題・アイデア

①推定アップロード用ファイル作成の自動化

毎月2回推定（今後の収支の予測）を更新するために、アップロード用のファイルを作成しています。
原紙をコピーして、必要な内容をコピペした後、不要な列の削除、書式の変更、追加で必要な内容の入力を行います。
単純作業なのですが、上司からの依頼分も含め大体1回に9〜12ファイルくらい作成するのでめんどくさい・・・
1回の作成で抜け漏れのチェックも含め1時間くらいかかります。
アップロードする形式に自動生成することができればいいなと思います。
これは難しそうだけど、マクロ組めばできそうです。

②固定資産明細表作成の自動化

毎月固定資産の増減を確認するため、固定資産明細表を作成しています。
毎月繰り返しの単純作業なので、めんどくさい・・・
1回あたり45分くらいかかります。
ただ会社のシステムから元データを持ってくるのですが、そのシステム上は自動化の方法がなく、データをCSVに落としてからマクロでの自動化になりそうで、頑張っても削減できる時間は25分くらいになりそうです。

③経費データリスト、請求実績データ加工の自動化

毎月収支が確定した後、経費データリストと請求実績データを出力し、今までのデータと一緒に確認できるように、データを加工して追加しています。
経費データリストは月2〜3回、請求実績データは月1回作成し、1回あたり10〜15分くらいかかります。
これもマクロで自動化できそうですが、作成したリストを見るのは私だけなので、優先度は低めかもしれません。

④クレンジングツールの精度向上

現在クレンジングツールを使用して表記を統一していますが、完全には難しい状態です。
(ここでいうクレンジングツールとは、データ内の半角・全角の統一、不要な文字の削除などを行い、データの整合性を高めるツールのことです）
統一できない箇所は手作業でチマチマ直しているので、もう少し精度が向上するといいなと思っています。
ただ今のクレンジングツールを解読するか、全く新しいものを作るか、どちらにしても方法が今のところ全く思い付かず、ハードルはかなり高そうです・・・

上司との会話

私が考えたアイデアについて

4つのアイデアを引っ提げて、上司と会話しました。

①、②、③に関しては、「業務効率化になるしいいんじゃない」というお言葉。
④に関しては、「確かにもう少し精度が向上するといいけど、今のクレンジングツール作った人ももういないし、なかなか難易度が高いかもね」とのこと。
確かに今のクレンジングツールを作成した方はとてもパソコンに関する技術が高い方だったとのことで、IT初心者の私が同等以上のものを作成するのはやはりハードルが高すぎる気が・・・
作成にかかる時間に対して、業務改善の度合いが低そうです。

追加のアイデア：⑤予算推定管理表作成の自動化

そのほかに改善してもらいたいものはありますかと最後に質問したところ、
「予算推定管理表を自動で作成できるようになったらいいな」とのこと。
予算推定管理表は毎月1回上司が作成して、関係部署の方に案内しており、私もそれを使用して推定を管理・更新しています。
大体1回あたり1時間くらい作成にかかるそうです。
これも改善したい課題として取り組みを考えたいと思います。
いつもピポットテーブルをフル活用して作成しているとのことだったので、頑張ればマクロで作成できるのではと考えています。

上司との会話中のメモ

さて、これからどう取り組もうか

上司との会話を通し、自分だけで考えていたときより改善アイデアを具体化できたと思います。
これからどれを優先的に取り組んでいくか、どうやって取り組んでいくかをもっと具体化していきたいと思います。

最後までご覧いただき、ありがとうございました！