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リスターの第5回「業務可視化講座」を受けてきました！

にわ

前回は、「財務・事務講座」についての内容でしたが、今回はまた今までとは違った内容の授業でした。

ここからは今回の第5回「業務可視化講座」について紹介していきます！

業務可視化とは

業務可視化とは、『現状業務の全体像（AS-IS）を明確にし、あるべき姿（TO-BE）を導出するための 業務改善(ＢＰＲ)手法』のことです。

対象・身につくこと

今回の講座は下記のような方を対象としていました。

  • 現状業務の把握ができていない方

  • 業務構築や引継ぎ業務がある方

  • 現状業務に課題があると感じている方

今回の講座で身に着けられるスキルは下記の通りです。

  • ヒアリングスキル

  • 業務内容・流れを理解する力

  • アウトプット力

次の章からは授業で学んだ内容について紹介していきます。

業務可視化の目的

業務可視化は、業務を見えるようにすることで、業務の内容や流れを見直し、改善していくことが目的です。

業務可視化のメリット

業務可視化の効果として、下記のようなことが挙げられます。

  • 業務で発生するすべての処理を明確にできる

  • すでに発生している課題を抽出できる

  • 発生しうる課題を抽出できる

  • 業務の担当者変更などがスムーズにできる

  • 業務の担当者以外も共通認識が持てる

また、業務可視化を行うことで、特定の人にしかできない業務や、無駄になっている業務を明確にできるとのことです。

業務可視化のステップ

顧客の業務可視化は下記のような流れで行われます。

  1. 事前準備　アンケート・マニュアルをもらう

  2. 仮の業務全体図を作成する

  3. 業務内容のヒアリングを行う

  4. ヒアリング内容から業務全体図作成する

  5. より詳細のヒアリングを行う

  6. 業務フローを作成する

  7. 帳票一覧を作成する

  8. 業務フローや帳票一覧から課題を抽出する

  9. 業務可視化結果と課題を報告する

業務全体図や業務フローなどについては簡単な説明がありましたが、この後にも詳しく説明がありました。

業務可視化のゴール

業務可視化はクライアントに成果物を納品することがゴールとなります。

成果物は下記の通りです。

  • 業務全体図

  • 業務フロー

  • 帳票一覧

  • 課題一覧

  • 最終報告書

業務可視化は業務改善の入り口のため、解決策の実行まで任せてもらうことが重要とのことでした。

業務ヒアリング

業務ヒアリングでは「業務全体図」と「業務フロー」を作成するために、担当者か責任者に聞き取りを行います。

今回の授業では、聞き取る際のコツを説明してもらえたのでいくつか紹介していきます。

業務の粒度を意識する

あとでそれぞれについて説明していきますが、「業務全体図」は業務全体の流れを記載したもので、「業務フロー」はより細かい手順を記載したものです。

そのため、業務全体図のヒアリングは粒度細かくし過ぎないように聞き取る、業務フローは細かく聞き取ることが大切とのことでした。

事前準備を行う

ヒアリングは限られた時間・回数で行われるます。

そのため「顧客の情報」や「業界の知識」について調べておくことで、ヒアリングをスムーズに行うことが重要とのことです。

業務可視化の目的を説明する

顧客の担当者は業務可視化についてよくわからない人が多くいます。

そのため、ヒアリングするときは、まず何のために何をするのかを説明します。

説明を行うことで、ヒアリング内容のズレを防ぐことができます。

聞き上手を意識する

顧客から多くの情報を聞き出すためにも「顧客９：自分１」の割合で会話を進めていくことが重要になります。

ハンドリングする

お話しを聞いていると、聞きたい内容とは別の話になってしまうことがあります。
このような時には、うまく本線に戻すように補助する必要があります。

内容の認識を確認する

話してもらった内容と、自分が聞き取った内容の認識にずれがないか、都度確認することも重要となります。

業務全体図

ここからは、今までも多く登場した「業務全体図」と「業務フロー」についてです。

授業では、まず業務全体図についての説明がありました。

業務全体図とは

業務全体図は業務全体を俯瞰するために、業務のおおまかな流れを記載した資料のことです。

業務全体図は下記の3つで構成されています。

  • 担当

  • レベル1（業務の大枠の流れ）

  • レベル2（レベル1より細かい業務の流れ）

上記をそれぞれBOXに記載して並べ、それらを矢印でつなぐことで業務の流れがわかるように作成します。

業務全体図を作成するときは、BOXの粒度を揃えることが最も重要となります。

業務フロー

業務フローは、業務の流れをより詳細に記載した資料となります。

業務フローは各担当者の業務処理がどのように繋がっていくのかをBOXと矢印で記載していきます。

その他にも、下記のようなことが記載されています。

  • 各担当者行っている『業務処理』

  • 業務が別の担当者に移る際の『連絡手段』

  • 業務で使用した『システム』や『帳票』

  • 確認した内容がOKかNGかなどの『分岐』

  • 他プロセスへの『分岐』

  • 業務の『終点』

上記のことを細かく記載して、別の人が見ても同じ業務が再現できるように作成します。

説明だけでは難しそうと思いましたが、実際の資料を見せてもらうと業務の流れが把握しやすく、簡単に理解できる内容だと思います。

帳票一覧

帳票一覧は、業務で使用されている帳票類をすべて記載した資料です。

帳票一覧の役割

帳票一覧には下記のような役割があります。

  • 業務引継ぎなどを行う際の帳票漏れを防ぐ

  • 帳票の無駄・リスクなどを防ぐ

同じような帳票を複数使用していると、帳票を管理する際に手間がかかったり、管理漏れが発生するリスクが高まってしまいますが、一覧化することで、このような課題を見つけることができます。

課題一覧

課題一覧は、業務フローと帳票一覧から導き出した課題をまとめた資料のことです。

この資料が業務可視化の成果として最も重要となります。

根拠を明記する

課題を提示する際には、顧客に納得してもらう必要があります。

業務フローや帳票一覧を根拠にすることで、説得力を持たせて問題点を提示することができるとのことでした。

まとめ

今回の授業で、業務可視化をすることによって、どのように課題が見えてくるのかをイメージすることができました。

授業内容を理解することはできましたが、実際にできるようになるためにはたくさん経験を積む必要があると思いました。

参加した「リスター」についてはこちらです！

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