【相手ファーストの先回りスキル】：少しの配慮でクライアントやBOSSを紐解く、実践的な方法🎯

秘書の仕事は、単に指示されたタスクをこなすだけではなく、クライアントやBOSSが必要とすることを先回りして準備することが重要⚠️

この「先回りスキル」は、信頼関係を築き、効率的に業務を進めるための鍵となります。
今回は、私が考える秘書としての相手ファーストの先回りスキルの重要性とその具体的な実践方法についてご紹介🗒️

こんにちは！けろです🐸
フリーランスの個人秘書として、外資系企業の役員をサポートしています。高卒後、10年間秘書とは無縁の仕事をしていましたが、ひょんなことから秘書に転身し、現在のポジションにたどり着きました。

早起きのショートスリーパーとして、朝の時間を有効に使いながら、効率的な仕事術を追求🕰️
ここでは、私の実体験を通じて得た知識やノウハウを共有し、同じようにフリーランスとして働く皆さんや、これから秘書を目指す方々、そして日頃からお客様と関わり合う方のお役に立てればと思っています。

スケジュール管理やタスクの優先順位付け、日々の業務の進め方など、実践的なアドバイスをお届けしていませ✒️

｜相手ファーストの先回りスキルの重要性💁🏼‍♀️

1. 信頼関係の構築

・クライアントや上司にとって、秘書が自分のニーズを先回りして理解し、対応することで不安を感を取り除いて、安心して仕事をしていただくことに繋がります🧷
▶︎信頼関係が築かれると、仕事がスムーズに進み、クライアントからの評価も高まります💡

2. 業務効率の向上

・先回りして準備を行うことで、急な依頼や変更にも柔軟に対応ができるように🌿
▶︎無駄な時間を省き、効率的に業務を進めることが可能に。

3. プロフェッショナリズムの発揮

・先回りして準備することで、プロフェッショナルな姿勢を示すこと📙
▶︎クライアントや上司から、信頼して仕事を任せていただけるように。

今日から実践できる相手を知ることで見えてくる配慮の方法💬

1. クライアントや上司の習慣を理解する

①相手を理解することで、お相手が考える必要のないことを考えさせない。

②指示を出させる必要のないことは、出させない。

③指示を仰ぐ必要があることに関しては、指示を出しやすいように質問をする。

具体例：
▶︎クライアントが毎朝コーヒーを飲む習慣があるなら、会議の前にコーヒーを用意しておく。
▶︎会議の後に疲れが見える時は、移動の車の後部座席にエナジードリンクや軽食（カロリーメイトやときにはおにぎり）を用意しておく。

2. スケジュール管理

①スケジュールを把握した上で移動時間などを全て計算し、スケジュールを提案する。
②前日に翌日のスケジュールの流れをリマインドする。

具体例：
▶︎移動時間や休憩時間を加味して、1日のスケジュールを組み立てる。
▶︎重要な会議やプレゼンの前後に余裕を持たせ、BOSSの準備や頭の中のリフレッシュの時間を確保。

↓詳しいスケジュール管理はこちら💁🏼‍♀️

3. 会議の準備

①会議の資料準備では、イレギュラーな事態を想定してシミュレーションを行う。

具体例：
▶︎会議のアジェンダを準備し、議論が脱線しそうな場合に戻すためのポイントを考えておく。
▶︎予備の資料や必要なデバイス（プロジェクター、ノートパソコンの予備バッテリーなど）を準備。

4. 出張の手配

①手配には慣れている常宿を使い、出張の持ち物リストを作成して忘れ物対策をする。
②重要連絡先（病院など）を記して渡し、出張先で不測の事態に備える。

具体例：
▶︎出張先でBOSSが急病になった際、事前に準備していた病院情報が役立った。
▶︎迅速に病院に行けたおかげで適切な薬を処方してもらい、症状を早期に治めることができた。

5. プロジェクトの進捗管理

▶︎進捗状況をエクセルで管理し、個別に来た情報はその都度記入してまとめておく。

具体例：
▶︎プロジェクトの進行状況を常に把握し、週次のミーティングで進捗を報告。
▶︎フォローアップを行い、タスクの進行状況を確認。

終わりに

秘書としての先回りスキルは、単なる補助的な役割を超えて、クライアントや上司の信頼を得るためにとっても重要な要素🔦
信頼関係を築き、業務を効率的に進めるためには、常に先を見越して準備を行うことが不可欠です。
このスキルを身につけ、よりプロフェッショナルな秘書、ビジネスマンとしてのキャリアに繋げてみてください。

先回りスキルを意識的に実践することで、“自分”の役割を最大限に発揮し、クライアントや上司にとってなくてはならない存在となることに...👥