【スケジュール管理のコツ】：フリーランス秘書の目標設定とデジタルツールの活用

スケジュール管理は、フリーランス個人秘書として時間を最大限に活用し、日々の業務をスムーズに進めるための重要なスキルだと思っています。
今日は、効率的なスケジュール管理で私が気をつけているコツを紹介します。

こんにちは、けろです🐸
高卒から１０年勤めた職種から一転、外資系企業の役員の個人秘書としてフリーランスで働いています。
今日は、私の経験をもとに、効率的なスケジュール管理のコツをお伝えします。
以前は、効率が悪くミスも多かった私ですが、コツを取り入れてからは、毎日が驚くほどスムーズになりました。ぜひ参考にしてみてください。

ステップ1：📃目標設定

まずは、明確な目標を設定しましょう。短期目標と長期目標のバランスを取りながら、具体的な目標を立てることが大切です。

【短期目標の例】

- 今週中にプロジェクトの下調べを終わらせる
- 毎日30分の運動をする

【長期目標の例】

- 6ヶ月以内に新しいスキルを習得する
- 年内に業務効率を20％向上させる


目標は具体的で測定可能なものにして、進捗を定期的に確認して調整。
例えば、勉強ならページ数を日数で割り、日割り計算で進めることで達成度を管理します。

ステップ2：✏️タスクの優先順位付け

タスクの優先順位を付けるために、Notionのボードビューを活用。
タスクを視覚的に整理し、優先順位を明確にすることで、効率的に業務を進めることができます。
アイゼンハワーマトリックスのような複雑なツールを使わなくても、Notionのボードビューで十分に優先順位を管理できます。

ステップ3：📕スケジュールの作成

効率的なスケジュールを作成するためには、以下のポイントに注意。

⚫︎BOSSの予定を先まで聞いておく👂

  まずはBOSSとクライアントの予定をしっかり把握しておきます。これにより、自分のスケジュールと調整しやすくなります。

⚫︎自分の予定は3ヶ月先まで仮マークを付けて立てる✒️

  自分の予定もあらかじめ仮で立てておくことで、全体の流れを把握しやすくなります。時間の範囲もきちんと設定しておきましょう。

⚫︎Googleカレンダーに入力🖕

デジタルのみで管理することで、ダブルブッキングを防ぎます。
以前は手帳とデジタル両方で管理していたため、ダブルブッキングの経験がありましたが、現在はGoogleカレンダー一つに統一。
Googleカレンダーはアカウントを二つ使い、自分の予定と秘書の仕事の予定を分けて表示できるようにします。

⚫︎タスク設定もGoogleカレンダーで🗓️

  カレンダーにその日に必ずやるべきタスクを設定し、スケジュールと一緒に管理します。タスクは必ず目につくところnotionかGoogleカレンダーに設定し、見逃さないようにします。

ステップ4：💻デジタルツールの活用

⚫︎スケジュール管理がより効率的になったツール📃

1. Notion

  - Dailyレポートを作成し、細かいToDoの書き出しやチェックリストを管理。
前日の分もすぐに見られるので、日報方式は便利。
さらに、今から取り掛かるタスクは、タスクを付箋に書き出し、完了したら線を引いて消していくことで今この時間内で終わらせることを明確に。


2. Googleカレンダー

  - アカウントを二つ使い、個人の予定と秘書業務の予定を分けて管理します。
こうすることで、両方同時に表示したり、どちらかだけを消して見たりすることができています。


3. 公式LINE

  - BOSSへのリマインドは公式LINE（秘書LINE）を使い、予約送信機能を活用します。
前日21:00や数日前にまとめてリマインドを送信予約しておくことで、自動的にリマインドを届けてくれます。
便利ボタン機能もあり、私がすぐに連絡が取れなときBOSSからメッセージが来るとAI自動応答機能などもあります。
あとはボタンひとつで私の予定を1ヶ月分まとめてすぐにBOSSが把握できるような便利ボタン設定もしています。（これをすると日程調整の手間が省ける。）

ステップ5：🔃ルーティン化と習慣化

日々のルーティンを作ることで、スケジュール管理が楽になります。
習慣化するためのヒントとして、毎日同じ時間にスケジュールを確認し、タスクを整理する時間を設けてます。

⚫︎朝と夜にデイリーを入力する

 朝と夜に必ずNotionでデイリーレポートを入力し、その日のタスクを明確にします。毎日やりたい筋トレなどのタスクもNotionのdailyレポートのテンプレートに組み込み、チェックリストで管理します。

ステップ6：💁‍♀️定期的な見直しと調整

スケジュールは定期的に見直し、必要に応じて調整することが重要。
週末や月末にスケジュールを振り返り、達成率に応じて改善点を見つけて、修正して次週の計画を立てます。

まとめ

効率的なスケジュール管理のコツを取り入れることで、時間を有効に使い、目標を達成しやすくなります。
まずは小さなステップから始めてみてください。
スケジュール管理の改善が、仕事の質を高め、ストレスを軽減する助けになったので、とっても仕事がしやすくなりました🌷