文書を書く能力はどのように養うのか

いきなりですが文書を書くことってかなり難しくないでしょうか。日々文書を書いているのですが、自分が頭の中に描いているものを可視化し、相手に伝わるようにしなければいけないので難易度はとても高いです。私自身このように文書を書き出したのも、今年の11月からです。まだ1ヶ月経っていません。ただ常に悩んでいるのが、相手に伝わる文書ってどのように書くのかということです。

今回はそのような悩みのタネである文書に関して、書きたいと思います。読みやすい文書の基本構成ってご存知でしょうか。私なりにいくつか勉強して実践した要素がありますのでそれを書きたいと思います。

（１）まずは伝えたい内容を明確にする：

書きたい内容が複数ある場合、何から書くべきか迷うと思います。ただ迷いながら書くと文書の構成がバラバラになるため、まずは伝えるべき内容が何かを明確にすることがいいと思います。

明確になるとそれに付随するサブ内容を4つほど書き、ストーリー組をするのがアウトラインの書き方になります。

（２）ゴールを考える：

「結論から話せ！」って昔先輩や上司から言われたことがあると思います。私も何度もありました。ただその度に何が結論なのかも当初わからないことがあったので、まずは相手に動いて欲しい内容を先に言うように心がけていました。おそらくそれが結論になるのですが、それを意識することから初めたと思います。

新入社員の時など、ロジカルシンキングという言葉さえ知らなかったくらいなので笑。3年目くらいの研修の時に初めてその言葉が世の中にあることを知ったと思います。

（３）ゴールを決めたら、ロジックツリーに落とす：

これがとても重要な思考法です。ロジカルシンキングというとMECE・ロジックツリー・演繹法・帰納法などたくさんフレームワークがあると思います。その中でも特に私が意識しているのがロジックツリーです。

これがロジックツリーの基礎になります。この中に言葉を入れていきます。上が結論であり、下に向かうにつれ具体的になります。

例えばある定食屋のメニューをロジックツリーに落とし込んだ際に上記のようになります。「ご飯」の中に和食と洋食があります。（もちろん他にも中華やタイ料理などもあると思います）和食といっても「寿司と天ぷら」があり、洋食では「ハンバーグとエビフライ」があります。さらに下には・・・・・・みたいな感じで物事をより細分化・整理する際に活用できます。ただそのような使い方を本来はしません。むしろ問題解決に使うケースが多いです。

上記のように使います。10月のランチ売上が減ったのであれば、どこに問題があるのか探る必要があります。結果わかったのが「天ぷら」「ハンバーグ」の売上低下です。ここからは状況によって変わるのですが、伸びている「寿司」「エビフライ」を前面に出して、売上を上げるか。もしくは天ぷらとハンバーグのメニュー内容を変え、食べたくなるようにブランディングすることが想定できます。もちろん他にも「メインユーザーが誰かリサーチし、その方食べたいメニューに変更する」「ユーザーに合わせたメニューの見やすさになっているか確認する」「価格変更」などもあると思います。

抽象的な問題を分析し、原因を見つけるツールとしてロジックツリーが使えます。この思考方法を文書でも活用するのがいいです。結論から書くことから始めるとわかりやすく書けるようになります。

（４）細かい注意点に関して：

①内容が推測できる標題であること：標題を見て内容を憶測するので、一見して内容がわかるようになっておく必要があります。

②一文の長さを調整する：だいたい一文４０〜５０文字にする。それ以上長いと読みにくくなります。

③いらない内容は削ぎ落とす：重要事項だけ残すようにする必要があります。

④わかりやすい言葉を使用する：カタカナ語や専門用語を最小限にする。

以上になります。まずは私も文書を書き始めたばかりなので、上記ができていないケースが多々あります。このようなことを偉そうに書いていますが、許していただけますと幸いです。

あと最後ですが、noteに書いている以上ただの客観的事実のみ書くことはあまりしていません。むしろ自分の想いをできるだけ言語化して書くことが大事だと思っています。「今考えていることをわかりやすく書くためにはどうしたらいいか？」とか、「簡潔にまとめるにはどの言葉を使ったらいいんだろう？」とか常に思考し続けています。結果として客観的事実を踏まえた自分の意見を書くことができるようになりつつあります。

アウトプットする際には誰かに聞いた言葉を自分の言葉にできるまで吸収・消化します。その後書くことができるようになります。自分の意見をまずはしっかり相手に伝える。そこからしか良い書き方ができないように感じます。

以上でした。

【参考】

ロジックツリーは文書以外にもプレゼンや報連相の際にも活用できます。報連相で活用するなら下の図のように相手の時間に合わせて、伝える段階を切り分けます。（赤の線が切り分け部分です）

上司が忙しい場合は「10月のランチが売上前年割れ」の事実のみ伝えます。もう少し時間が取れそうであれば、その中でも「和食の売上が下がっている」ことを伝えます。さらに時間に余裕があるのであれば、天ぷらの売上が悪いことまで伝え、対策を伝えるといいと思います。

このように頭の中にロジックツリーがあると「伝えること」の段階が調整できます。これが思考法です。

報連相に悩んでいる新人の方などいれば、活用して見てください。私が若手の時はよくやっていました。