ビジネスの現場で求めれられる議事録の効果的な書き方

新潟生まれ新潟育ち、ブランディングプロデューサーの亀山です。

Narashika（ナラシカ）という屋号でフリーランスで活動しています。

さて今日は、ビジネスの現場では当たり前のように行われている議事録の書き方について。

亀山は新卒で入った会社で、毎月の部署会議、半年に1回の全体会議、同じく半年に1回の取引先との営業戦略会議と、あらゆる会議のの議事録を5年間書き続けました。

まじで憂鬱でした。「なんのためにやってんだー」ってなったときもありました。

きっと同じように悩んでいる方も多いと思って、ちょっとまとめてみました。

あなたの参考になれたら幸いです。

そもそも議事録は何のために書く？

議事録にはいろいろなタイプがあります。

例えば、裁判の内容を残しておくものだったり、私達が社内で日頃行っている会議だったり。

今回は、あくまでビジネスの現場で求められている議事録について考えてみようと思います。

で、ビジネスの現場での議事録の役割、つまり議事録を書く目的は大きく以下の二つだと思います。

・会議で話し合われた内容を後から振り返れるようにする
・会議に出られなかった関係者への情報共有

「あのプロジェクトってどういう進め方するって言ったけー？」とか「風邪で休んじゃったけど、会議ではどんなことが決まったんだー？」っていうかんですよね。

で、ここで大切なことは、後から振り返る価値がある内容かどうかを選別すること。

つまり、会議で話し合われた内容を一言一句書き残すのではなく、不要な部分を削ぎ落とし、重要な部分だけを書くということ。

これが難しいから、議事録を書くことが憂鬱になってしまうと思うんです。

これを解決する方法は二つ。

①事前に会議の目的を明確にする
②読み手の気持ちになって必要な内容を選別する

詳しく見ていきましょう。

その会議の目的（ゴール）は？

そもそも何のために会議が開かれるかもわからずに会議に参加するなんてありえません。よね？

でも、実は会議のための会議になっていることって意外と多いと思っています。

というのは、「毎月1回必ず会議を開く」「月曜日の朝に必ずミーティングをする」といった、定例会議の文化がある会社って多いと思うんです。こういう定例会議って、開催すること自体が目的になってしまうことが多い。

ただの報告会になってしまい、本当に集まる意味があったのか疑問が残る会議も少なくありません。

事実、亀山もサラリーマン時代に幾度となく経験してきました。

これでは、議事録もつけるのが大変になるのは、当り前です。

だって、どんなことが話し合われるのかもわからず、会議に臨むわけなので。

だから、事前準備として、「今日の会議では何を決めるのか」をはっきりさせておくことがまずは大切。

ポイントは「決める」ということ。勘違いしがちなんですが、「会議は話し合うもの」ではなく、決断して次の一歩を踏み出すことです。

もちろん、ブレストのようにとにかくたくさんのアイデアを出す場面もありますが、基本的に私達が普段行っている「会議」と呼べれているものは、本来何かを決断することが目的のはず。

だから、「新年度の売上目標を決める」とか「業務の分担を決める」といった、決める内容をまずは明確にしましょう。

すると、会議が始まる前から、「売上目標がいくらになって、その根拠となったことを議事録で残せば良いんだな！」とか「業務分担がどうなって、こ今度どんなポイントに気をつければいいかを議事録に書こう！」といった、予測が立ちます。

会議では、メインで話し合う内容からずれることもしばしば。だから、最初から最後まで全部の言葉に集中するのではなく、会議で決めようとしているメインの内容に絞って聴いて、まとめるようにすれば、無駄が削ぎ落とされたスマートな議事録になると思います。

読み手の気持ちになって必要な内容を選別する

事前準備として、会議で決める内容を把握することで、無駄のない議事録作成につながります。

ですが、会議は人対人で行われるものなので、予想外の方向に話が展開することもあります。

そんな時に思ってしまうのが、「どこまで書けば良いんだー」問題。

ある程度慣れの部分もありますが、これについては想像力を働かせてみましょう。読み手の気持ちになるんです。

先述のように、議事録の目的は「あとから振り返ること」「参加者以外への情報共有」の主に二つ。

ということは、時間が経ってからでも振り返る可能性があるほど重要な内容なのか、参加できていない関係者にとってこの内容は共有してほしい内容なのか、ここを考えてみましょう。

会議のすべてを書き残すことはそもそも無理です。それが目的な動画を回しましょう。

議事録は不要な部分を削ぎ落とさなければいけません。

だから、この話は重要だから参加できなかった関係者にも共有するべきなのか、忘れがちなポイントだから記録しておくべきなのか、を判断したい。

読み手の気持ちになって、「この会議ではこういうことが決まったのか！」「そうだそうだ、前回の会議ではコレが決まったんだった！」ってなるかどうかを想像してみましょう。

いきなり完ぺきにデキる人はいません。ある程度回数を重ねながら、無駄がない議事録を目指しましょう。

議事録は会議中に書き上げる

会議の目的を事前にはっきりさせて、会議が始まる前から書かなきゃいけない内容を想定しておく。

そして、想定外の内容に議題が展開した場合には、参加できなかった関係者にも伝えるべきなのか、あとから振り返る可能性があるぐらい重要なのかを想像して、プラスしていく。

この意識だけでもかなり議事録のクオリティは上がると思います。

で、亀山がおすすめする議事録の書き方は、会議中に書き上げること。

多くの場合、会議が終わってから議事録を書き始めますよね。で、結局提出が3日後とか、ひどいときには1週間後とかになってしまう。

これでは、議事録の目的の一つである、「参加できなかった関係者への情報共有」が十分にできません。

だから、会議終了とともに議事録が公開されていることが理想。

「そんなの無理だよー」と思ったあなた。

できます。

グーグルスプレッドシートを使いましょう。

使ったことのない方のために説明すると、クラウド版エクセル。URLを知っている人だけが見れたり、編集できたりするエクセルです。

このグーグルスプレッドシートに、会議をしながら書き込んでいくんです。

もちろん、先述のように、その会議で何を決めるのかを事前に把握した上で。

で、想定外のことも付け加えていく。

会議終了と議事録完成が同じ。

これが理想です。

最初は難しいですが、慣れれば当たり前になります。

議事録って大切ですが、会議と同じぐらいの時間をかけて書くものではありません。

議事録を書き上げたことに満足してはいけません。できるだけ時間を減らして、もっと優先度の高い仕事に時間を使うべきだと思います。

明日やろうはバカ野郎

亀山も経験があります。いつになっても議事録が終わらない地獄。

ほんとに憂鬱になります。

でも、時間が経てば経つほど、会議のことは忘れてしまいます。

「なんて言ってたっけー？」とならないように、会議中にかきあげてしまいましょう。

明日やろうはバカ野郎です！

今日も最後までお付き合いいただきありがとうございました！

それでは！

ブランディングプロデューサー
Narashika
亀山友貴