【仕事の流儀】ロジカルな情報整理

提案書.ppt

質問です、このファイルはなんの提案書ですか？

◯◯施策提案書.ppt

そういう施策の提案書なんですね。これって誰に向けた提案書なんですか？

✗✗会社◯◯施策提案書.ppt

✗✗会社から来た提案書ですか？✗✗会社に渡す提案書なんですか？

✗✗会社御中_◯◯施策提案書.ppt

これいつ使用した提案書ですか？

20200716_✗✗会社御中_◯◯施策提案書.ppt

もうわからんねん！！！！質問の時間も無駄やねん！！！！

資料を保存する時は、1年後に入ってきた新人がパット見てわかる情報をタイトルにいれておいてほしいんです。

組織で働くということは、他人と働くということ。

誰が見ても分かりやすい資料整理を心がけてほしい。

何故ファイルが名前で並び替えができるのか。

並び替えることで、見やすくなるからに決まってます。

例えばこんなフォルダAと

こんなフォルダBがあったとして、

AとBどっちが見やすいですかという話。

ひねくれた人でなければ、100人中100人がBと答えると思います。

他にも

データ郡A
あいうえお
かきくこ
さしすせそ

と

データ群B
あせこくお
かうそさ
えいきけす

「あ〜そ」の中で抜けてる50音はなんですか？

正解は、Aは「け」・Bは「し」です。

Aはすぐにわかったはずです。

何故か

それは、データ群Aは50音順に並んでるからです。

データ郡Bはデータの並びに規則性が無いので、脳内の情報処理がAに比べると多くなり、結果時間がかかります。

この様に、情報は多くの人が理解できる共通の概念で整理されて初めて、有効に機能します。

共通の概念とは、今までの話で出てきた要素で行くと

50音順　「あ」の次は「い」であるという共有の概念
アルファベット順　「A」の次は「B」であるという共有の概念
数字「1」の次は「2」であるという共有の概念

こんなところですか。
そして、少し話は飛躍しますが、ITという産業は、この共通の概念、いわゆるロジックを駆使したからこそ、言葉の垣根を超えて世界中に普及されたのです。

どういう事かというと、先程のフォルダ整理もまさにロジックを駆使して、地球に住む全ての人が使えるように設定した機能ですよね。

例えばスプレッドシート・エクセルでたまに、数字を全角で記入する人いますよね？
例えば金額にわざわざ,とか¥を入れている人とか。

もうアホかと。

全角、,、¥で数字を記載していたら、計算できないじゃん。

IT、つまりコンピュータは世界中の誰もが利用できるためにロジカルなルールを設定してるので、そのロジックは各々が理解した上で仕事をしないと、効率も悪ければ、そもそもPCを使いこなすことなんて出来ていないんです。

もしITで採用するロジックが、日本人にとってしかわからない並び替えのルールを採用していたら、ITは世界中に広がらなかったはずです。

例えばこんな概念は悪い例

AIUEO順　「A」の次は「I」であるという日本人固有の概念
アメリカ人「？？？？Oh Yellow Monkey....」

だからこそ、現在PCを使って仕事をするビジネスマンは、PCの持つ論理的な機能を駆使する必要があるんです。

このロジカルな機器、システムが存在するから我々は言語の壁を超えた先でも同じシステムを利用している人と仕事をすることができるんです。

そしてこのロジックは何もIT産業だけに限った話ではないです。

例えば、駅の改札機。
何故あの高さで、あの形をしているのか。
必ず理由があります。

駅の改札機の高さは日本人の平均身長が160 ~ 170cmと仮定した時に、彼らの手が限りなく負担なくかざすことができる高さに設定してあるんです。

また、高速道路から見える看板広告の文字の大きさ。

何故その大きさなのかと言えば、看板広告が見え始める位置から計測した時に、日本人の平均視力0.7の人が見た時にはこれぐらいの大きさが必要と計測できたからその大きさにしてるんです。

もし仮に日本人の平均身長ではなく、日本人の12歳の子供の平均身長で考えた場合、改札機の高さはもっと低くなっている可能性があるし、
日本人の平均視力が3.5だった場合、もっとちっちゃい字が採用されて、もっと多くの情報を入れていたかもしれません。

つまり、人間が生み出す生産物の多くには、必ずロジカルな理由が存在します。
理由が存在せず、なんとなくで生み出している製品は、多くの人の心を奪うことはできません。何故なら理由なき所に人の共感は得られないから。

そんなわけで、もしもビジネスの世界で戦うなら、ロジックは大切にしましょうよ。という話でした。

明日で長かった１週間も終わりですね、それではおやすみなさい！