NotionこそGTDに使うために生まれてきたツールなんじゃないだろうか

2013年からなので、もうかれこれ7年ほどEvernoteを使ってGTDでタスクを管理していたんですが、 メモアプリを今年の頭からNotionに変更しました。最初は勝手が違って戸惑ったんですがやっとGTDの運用フローらしきものが固まってきて、「えっ、Notion、GTDやるのにめっちゃ向いてるやん！」となったので使い方などを共有したいと思います。

Notionを使ってGTDをやっている方は、「ほぅ、そういった使い方もあるのか」と思ってもらえれば嬉しいですし、Notionを使ったことがない方は「へー、Notionちょっと便利そうやん」とか思ってもらえると幸いです。

では、早速Notionをどう使ってGTDを実行しているのか紹介していきたいと思います。以下は、GTDやってる人にはおなじみの「気になっていることを分類するフロー」です。

気になることの処理方法

まず、「気になること」ですが、私は「Inbox」ページを作成して、その中に1つずつ子ページを作成しています。分類はその子ページを各々の親ページに移動していく感じです。

GTDは分類後の管理が意外と大変

やったことがある方はお分かりかと思いますが、GTDは分類した後の管理が大変です。そこでここからは分類した「気になること」をどう管理しているかを分類別で紹介していきたいと思います。

■資料・いつかやること多分やること

「資料フォルダ」と、「いつかやる/多分やるリスト」はその名前の通りの「List View」のページを作成して「Inbox」から移動しているだけです。

■ゴミ箱

「ゴミ箱」も「Archive」と言うページを作成して要らなくなったメモはそこに移動するようにしています。これはEvernoteを使っていたときの習慣がそのまま残っているだけなので、Notionの今後の検索精度によっては実際に削除するかもしれないです。

■タスクリスト

「次に取るべき行動」「連絡待ちリスト」「カレンダー」は一つの「Task List」と言うページにまとめています。 Evernoteでやってた時には、これは別々のページで管理してたんですが、まとめてあった方が一覧性が高くわかりやすいです。また、Notionではカンバン方式のタスク管理ができるのでそれを利用しています。以下みたいな感じです。

左半分はカンバン方式で「次に取るべき行動」を管理しています。一番左に「To Do」まだ手をつけていない「次に取るべき行動」が表示され、その右が「Doing」やってる途中の項目、さらにその右が「Done」終わった項目がそれぞれ表示されます。この「Done」に入った項目は週次レビューで「 Archive」へ移動しています。

さらにその右は「Outsource」としていて、誰かに依頼している項目が入っていていつ最終連絡したなどが記録されています。

最後は、「Scheduled」で「カレンダー」に入れるべき物が入っています。Notionの優れているところは、同じ項目を他のViewでみることができることです、例えば同じ「Task List」にViewを追加して

上図のように、カレンダービューでみることもできます。

また、ここがNotionの強力なところなんですが、タグだけでなくプロパティの項目を好きに追加できるので、最初の図のように「次に取るべき行動」のステータスで分類することもできますし、「仕事」と「私事」を分類するプロパティを追加し、それをフィルターすることもできます。つまり、同じリストでありながら、家にいるときは仕事に関する「次に取るべき行動」は表示しないとか、仕事の時には私事を表示しない、どちらも表示したい時は一覧することができるんです。

また、GTDの提唱者デビッド・アレン著「ストレスフリーの整理術」に記載してあったように、「次に取るべき行動」をやるタイミングや必要なこと（「@PC(PCでやること)」、「＠Home(家でやること）」等）でタグ付けしてそのタグ毎にリストのように表示することができます。これによって、自分の今置かれているシチュエーションだと何をやっつけることができるのかが一目瞭然になります。

■プロジェクト

GTDでは次に取るべき行動が2つ以上のものをプロジェクトと呼びます。そうすると、ライフワークも5年後を見据えたプロジェクトも、直近のプロジェクトも全てがプロジェクトに入ってきます。

以下のように分けて考えると良いとデビッド・アレン氏は上記の本に記載しています。また、視点が高いプロジェクトを満たすために、下位のプロジェクトが構成されると良いとされています。

（視点が高い）
人生
3−５年後
1−２年後
責任を持っている事
現在のプロジェクト
（視点が低い）

以前Evernoteを利用していた時はこれも「次に取るべき行動」同様、それぞれの別ページに記載していたんですが、一覧性が低いため思考が途切れて、正直レビューや更新がやり辛かったです。そして、視点が高いプロジェクトは忘れ去られてました。

それがNotionであれば以下のように一覧表示が可能です。

これであれば、週次レビュー時、一気に確認更新をすることができます。

Notionバンザイヽ(´▽｀)/

まとめ

Notionはいろいろな形式のプロパティをノートに追加できる。

日付でリマインダーを設定したり、selectでステータス管理したり、Multi selectをタグに使ったり、CheckBoxをBooleanで使ったり他にも色々できるぞ。強い。

ページのViewもカスタマイズできるので、自分の使いたいように使えるぞ。すごい。

GTDに限らないけど、Notionは強力なツールなのでは？とオラ、ワックワクすっぞ。

まだ、NotionでGTDを運用し始めたところなので、今後運用が変わっていくと思うので、そのうち更新版を出せればと考えてます。