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デザイナーのテレワーク化での施策【後半】

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コロナ禍のもと、2020年2月末〜2021年1月現在までの約11ヶ月間。
ほぼ100％に近いテレワーク体制となりました。
これは、デザインチームの日々の運用・コミュニケーションに関して試行錯誤してみた記録です。

【前半】はこちら。

2020年12月　初のオンライン忘年会

▼やってみた施策
・オンライン忘年会
・雑談ルームを時間指定でオープン

- オンライン忘年会

ほぼメンバーに会わない中でとうとう2020年が終わろうとしています。
オフラインでの忘年会は当然実施できるはずもなく…
オンラインでの忘年会を実施。

詳しくはこちらに記載。
チームで一年を労える良い機会になりました。

- 雑談の機会

また、以前より考えあぐねていた、雑談の機会を増やしたい件。
Discordの定例用ルーム「#カフェ」を、毎日17時〜18時雑談用としてオープンするので休憩がてら使ってみてね、という施策を実施。

いつでもだと、タイミングが難しいという話もあったので、敢えて時間設定をして、IFTTTでbot投稿などをしてみる。

2020年1月　Neworkお試しと朝会

▼追加したツール
・Nework
▼やってみた施策
・チーム朝会
・トリセツシート

- Nework

昨年の忘年会で使用したSpatial Chatを利用して、同じ執務空間を作り、より一緒に働いてる感やちょっとした雑談が生まれる機会を作りたいな…と感じていて、常時利用できるかを調べていました。

しかし、無料で使用できる範囲だとチームメンバー全員が業務時間内使用できる範囲を超えてしまいそう…さらに、忘年会時に、カメラ映像がチカチカする現象もあったので導入するのを躊躇っていました。

そんな中、昨年登録していたNTTコミュニケーションズのサービスNeworkがすでにリリースされていたため、こちらを試してみることに。
Discordのようなルームも作れるし、UIが綺麗、日本語サービスで使い勝手がわかりやすそうというのも理由。

良い点：
・2人で話す際に1クリックで手軽に始められる
・画面共有の際一つを取り合わずに、個々で同時表示できる

直ったら良いなと思う点：
・画面共有時に共有している人の顔が見えないこと

きっと機能も改善されていくと思うので、一旦Discord→Neworkに切り替えて試し中です。

- チーム朝会

他にもチームのコミュニケーションをさらによくする方法ないかな〜と、こちらの本を読んだ中で取り入れたのが、朝会です。

どうもうまいこと機会を作れない雑談。
チームメンバーにも意見を聞いたところ、前からさほど雑談を積極的にするメンバーも少なく（たしかに🙄）、話す機会は欲しいけど、その機会は能動的に作るよりも決められた時間の中でやる方がやりやすいという話がありました。

何だか雑談の機会を作る事が目的になってしまっていたので、改めて整理。

なぜ雑談が必要なのか？
・雑談がないと相談しづらい、雑談は雑な相談👀であり、ちょっとしたことでも相談できる雰囲気が大事
・雑談の中で、アイデアが生まれることも多い（気づきもある）
・きっかけを作らないと交流が生まれないメンバーもいる

という事で、毎朝仕事始めにアイスブレイク→TODO確認→業務相談のできる朝会30分程度を実施することに。

正直、自身も朝が強くないので（たまにメイクをサボっていたりしたので）カメラをONにして身支度ちゃんとした形で毎朝行うのはめんどくさいなという気持ちもありつつ、以前でいう通勤時間でのオンオフのスイッチ切り替えのようなメリハリをつけるためにも、とにかくやってみようとトライアル。

まずは1週間やってみて、メンバーの意見をアンケートでヒアリング。
自然と話す機会や、お互いの今日のTODOがわかるので誰が何をやっているか見えるといういい面の意見もあったけれど、少し時間が長すぎるのでもうちょっとミニマムにしたいという声も。

なので、アイスブレイクは、全員ではなくランダムで3人程度。その後全員TODOを共有後、相談したい人は一声かけてもらって残って相談。という形に変更。

また、司会者、書記（打ち合わせなどで参加できなかったメンバーや記録用にSlackの#朝会チャンネルに投稿する係）、アイスブレイクの回答者3名をランダム抽出するスロットページを作成しました。
今のところ、雑談も含め15〜20分程度に納められているので、続けられそうです。

- トリセツシート

これも上記の本に書いてあった施策の一つですが、各自メンバーが自身の取扱説明書として、自分の特徴・思考・歴史を書いたものです。

目的
・よりオープンで相互理解のあるチームワークで生産性を上げる
・今後オンラインで新しく入ってくるメンバーへの効率的なチーム情報共有として
・意外と自己理解にも役立つ

という事で、テンプレを作り、まずは自分が書いて現在チームメンバーにも作成してもらっているところです。

性格診断テストで16の性格タイプの中から診断できるテストも記載してみたので、やってくれたらメンバーの意外な一面が見れるかも？と読むのがちょっと楽しみです。

最後に

書き出してみると案外いろいろトライ&エラーしているけれど、ひとえにそれに付き合って一緒に考え、試してくれるチームメンバーがいてこそだなと改めて感謝の気持ちです。

出社がなくなり、対面で会う機会はほぼなくなってしまったけれど、むしろオフラインの時よりも、コミュニケーションをとる機会を作っている気がします。

何がベストかはまだわからないけれど、そもそもデザイナーは常に新しいものを取り入れて時代の流れや、需要、目的にあった最適なアウトプットをしていく仕事だと思っています。
なので、どんな環境だとしても柔軟に粛々と、メンバーと一緒にいいものを作り出せる環境を整えて、いい仕事をしたいな〜という想いです。

今後も引き続き試行錯誤していきたい。


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