フルリモートワークを実現するためにバックオフィスが対応した8つのこと

こんにちは、採用広報兼労務担当のなべはるです。
今日は、居住地を問わないフルリモートワークを実現するために、フィードフォースのバックオフィスが実際にやったことをまとめました。

居住地を問わないフルリモートワーク前提での採用を開始！バックオフィスはどう対応する？

フィードフォースでは、2021年12月より居住地を問わないフルリモートワーク前提の採用「日本全国どこでも採用」を始めました。

フルリモートワーク前提となることで、応募者にとっては居住地を気にせず会社を選ぶことができ、会社にとってはこれまでよりも多くの応募を集められるメリットがあります。

一方で、労務や経理などバックオフィスにとっては、対応しなければいけないことがいくつもあります。しかし、リモートワークにバックオフィスがどう対応したらいいか、調べてもなかなか実践的な情報は出てこないですよね。わたしもそれで苦労しました。

これからリモートワーク対応するバックオフィスの方にはわたしと同じ苦労をしてほしくない！そう考え、フルリモートワークを実現するためにバックオフィスが実際にやったことをまとめました。少しでも、参考になればうれしいです。

フルリモートワークを実現するためにバックオフィスが対応したこと～経理編～

ではさっそく、居住地を問わないフルリモートワークを実現するためにバックオフィスが対応したことを挙げていきます。まずはだいじなお金のはなしから。経理が対応したことを紹介します。

定期代支給を廃止し、通勤交通費を実費精算へ変更

リモートワーク移行で意外と悩ましいのが、通勤交通費の取り扱いです。リモートワーク移行前は、毎日通勤するのが前提だったので、「1か月分の通勤定期代を毎月支給」としていました。

しかし、リモートワークに移行してからは誰がどれくらいオフィス出勤するのかわかりません。「1か月分の通勤定期代」のような交通費の固定支給が実態と合わなくなったのです。そこで、通勤定期代支給を廃止し、交通費は実費精算としました。
オフィス通勤したらその都度交通費申請を出してもらい、実費で支給しています。

ちなみに、就業規則や雇用条件通知書に「通勤定期代の支給」が明記されている場合は変更が必要ですので注意しましょう。

通勤交通費の上限金額・特急券航空券利用ルールの周知

さてその通勤交通費ですが、通勤圏外に住む社員もいるので「上限金額」と「特急券航空券利用」のルールに注意が必要です。単に「通勤した分の交通費は実費で精算する」だけだと、「遠方から毎日飛行機で通勤」も容認することになるためです。

フィードフォースでは元々、「月の通勤交通費上限3万円」「特急券航空券利用は不可」というルールがあったので、そのルールをあらためて社員に周知しました。通勤圏外に住む以上、ふだんはオフィス通勤しないことを前提にしたルールです。

ちなみに、上記はあくまで「通常通勤時」のルールです。もし通常の通勤とは別に、会社の指示でオフィス出勤する場合には、別途交通費精算は可能としており、その際は特急券航空券も利用できます。

リモート手当・備品購入補助制度を策定

リモートワークする際の金銭的な負担軽減のため、「リモート手当」と「備品購入補助制度」のふたつを策定しました。

リモート手当は、毎月3千円が給与にプラスされるもの。ちなみに所得扱いで残業代計算基礎給にも含まれるので注意が必要です。
備品購入補助は、入社時に3万円まで、リモートワークに必要な備品を購入できる制度。こちらは「社員への貸与」という建てつけにしているので、所得には含まれません。

以上が、フルリモートワークを実現するために経理が対応したことです。お金に関する重要な事項なので、最優先で対応しました。

フルリモートワークを実現するためにバックオフィスが対応したこと～労務編～

経理につづいて、労務が対応したことのまとめです。

雇用条件通知書の就業場所欄に「自宅」を追記

雇用条件通知書に記載する「就業場所」。リモートワーク移行前はオフィスの住所のみ記載されていましたが、リモートワーク移行後は、それに加えて「自宅」と明記しています。

ちょっとしたことではありますが、雇用条件通知書は効力の強い重要な書類ですので、候補者に不安を感じさせないよう、また無用なトラブルにならないよう明記しました。

遠隔での入社・退職手続きフローを整備

つづいて、遠隔での入社・退職手続きフローの整備を行いました。入社者・退職者がいちどもオフィスに来ないまま手続きするケースもあるので、遠隔で完結するようフローを整備しました。

特に入社手続きのうち、「PCをセットアップして郵送」「健康保険証の郵送」などは、いつ誰がやるのかをしっかり確認しておく必要があります。どちらも、1日到着が遅れるだけで迷惑がかかりますからね。

また、オフィスで顔を合わせるのに比べて口頭でのカバーがしにくいので、手続きに関する社内ドキュメントを充実させておくと便利です。

学校等休業時の特別休暇制度を整備

お子さんが通う保育園や学校が、新型感染症を原因にした登園・登校自粛があった際、従業員を有給で休ませると助成金が出ます（参考：厚生労働省 小学校休業等対応助成金について）。

この助成金を利用して、お子さんの保育園や学校が休業したときに取得できる特別休暇制度を設けました。
実際に利用するシーンはそう多くないものの、「制度の存在自体が安心感につながる」という声もあり、設けてよかったと感じています。

ちなみにこの助成金、終了時期が告知なしで延期を繰り返しているので注意です。定期的に厚生労働省のサイトをチェックして、終了時期をチェックする必要があります。

以上が、フルリモートワークを実現するために労務が対応したことです。入社や退職など、重要度が高い業務なのでフロー整備は優先して取り組みました。

フルリモートワークを実現するためにバックオフィスが対応したこと～ルール整備編～

最後に、社内ルールの整備です。「情報セキュリティ」と「コミュニケーション」の観点から、ルールを整備しました。

リモートワーク可能な就業場所の明示

リモートワークをするうえで無用なリスクが発生しないよう、情報セキュリティ面からみたリモートワーク規則を策定し、社員に周知しました。

リモートワーク規則で特に重要なのは、「就業場所をどこまで許可するか」です。
フィードフォースの場合は安全側に倒して、「カフェやコワーキングスペースでの就業禁止。就業は自宅またはオフィスのみ」「第三者のWi-Fiにつないでの仕事は禁止」としています。

自宅とオフィス以外での就業を認めないのはやや厳しめのルールですが、いまは安全側に倒してそうしています。今後ルールを緩和するにしても、想定されるリスクと対策を練ったうえで行うことになるでしょう。

これらは、もし違反があると会社に重大な損害をもたらすことになるので、規則として明文化し、社員に周知しています。

コミュニケーションを円滑にするためのリモートワークガイドライン整備

最後に行ったのが、コミュニケーションを円滑にするためのリモートワークガイドライン整備です。

「オンライン会議でヘッドセットの利用を推奨」「チャットのメンションは遠慮せず、枕詞は不要」など、リモートワークでもスムーズにコミュニケーションがとれるようガイドラインを定めています。

ガイドラインの内容については、note「チーム、ファーストを実現するために！リモートワークガイドラインを紹介します」に詳しく記載してますのでよかったらどうぞ。

以上、フィードフォースのバックオフィスがフルリモートワークを実現するために対応したことをまとめました。これらの対応はもちろん完ぺきではなく、今後もよりよい環境にするために日々カイゼンしていきます。
最後までお読みいただきありがとうございました！