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総務も法務も担当してる私が電子契約サービスクラウドサインを導入する話と、Twitter最強説。

のん & けい ＠仕事が楽しい社会人9年目

こんにちは！仕事が楽しい社会人７年目ののんです。
今回はバックオフィス全般・・というよりも、わたしが兼務している法務分野の話をば！

今話題の電子契約サービス、あなたの会社は導入してますか？
在宅期間を経て、バックオフィスのメンバーは出社を余儀なくされた人も多いのでは。

そう、その諸悪の根元が、押印業務と郵便です。

その他はなんとかなるんですが、この押印と郵便だけはどうにもならずに、自社でも困っておりまして・・わたし、出社してました。
（まあ、私自体は在宅勤務最高！というスタンスではないのですがこの話はまた別の機会に！）

今後自社内でも働き方が見直されるとのことで、ついに電子契約サービス導入することになりました。

電子契約サービス導入の決定と取り巻く環境について

まずは、サービスの検討、というところですが、諸々検討して、クラウドサインにすることに。

何より導入社数が多いことが、うちみたいなベンチャーにはすごく大事。というわけで、サービスを決定するまでは非常にスムーズでした。

ちなみに、みんなどんな感じなんだろうと思ってTwitterで聞いてみたところ、こんな感じに。

コロナになってから検討し、導入したのは１２%ということで、当社もそこに含まれるわけで、スピード感ある感じかなと嬉しくなりました。

なので、この在宅期間を経て、のん調べによると、約半数の会社が電子契約サービスを導入してる状態になるということに。（母数少なすぎるけど

確かに最近は法務省からも電子契約についての見解が出され、追い風。

ついに取締役会とか、株主総会の議事録とかもいけるらしい。
実務を担当してる方からするとまだちょ、ちょっと怖いけど・・笑

けど、体感としてはまだまだ断られるところもある一定いるイメージだったのでこれまた聞いてみた。

締結をお願いされたパターンで聞いてみたら、約７割がもちろんOKという結果に。導入するのを決めた後にアンケートとったのでドキドキでしたが、だいぶ電子契約サービス受け入れてもらってる感じですね・・

話を戻して、早速じゃあクラウドサインで進めていこう！としたものの
予　算　が　な　い　・・・！！！！

というわけで、試行錯誤しながら、予算をやりくりし、どのプランなら、自社に合うのかを検討。

そもそもかかっていた郵送代や印紙税などをやりくりしてあてれそうなのが、スタンダードプランだったので、ひとまずスタンダードプランで契約開始です。

まずは社内の一部署だけで試験導入。
社内の押印申請とか、どんな情報が必要かとかを元々の契約書管理台帳とかと突きあわせながら検討・・

そしてこんなつぶやきをしたところまさかのクラウドサインの人に見つけていただき。笑

このあとズバっとDMくださり、普通は資料請求しないといけないんだろうパワポ資料とかをもらえて、社内稟議にめちゃ役立ちました・・感謝・・
というわけで書類インポートプランなるものをオプションで追加契約することにしました。笑

他にもですね・・

こんなことをつぶやいてみたところ・・

届くんです。担当者に。笑
UIとかも元々好きだなって思ってたけど、こういう人間味あるやりとりできると、ファンになります。

はっ、話が逸れたので戻します。

自社は、そういうクラウドサービスとかを取り入れることのハードルがめっちゃ低い会社だったので、電子契約も、役員陣含め、やろう！むしろ早くやろう！て感じでした。そんな社風はやりやすくて助かります。

導入までの障壁その１。社内の内部統制の検討

サービス契約の決裁がおりたので、あとは社内フローの調整。
予算がない中のスタンダードプランだったので、承認経路などの統制を効かせきれないことが難点だったので、Twitterうろうろしながら情報収集してたら、

内部統制の視点を入れてみたら良いんじゃない的なツイートを発見。

確かに、自分で作ったフローの抜け漏れを確認してもらえるのは、内部監査の人かも・・と思い早速社内でアポ設定。

実際リスクはあったんだけど、現状このリスクがあることを許容して進めることだったり、来期以降はきちんと予算とって進めたいみたいなところがはっきりできてよかった。総務って、こうやって内部監査と連携していくものなんだ、という実体験を詰めたのもなんだか嬉しい気持ち。

結果、クラウドサインのアカウントは全員に付与せず、法務で一括して対応することに。めんどくさいけど、今はしょうがないかなってことで。

なので、社内のフローとしては変わらず押印申請をあげてもらうだけ。
そこでふと疑問が。自社はワークフローシステム取り入れてるけど、みんなはどうしてるんだろう？と、そこでまた聞いてみた。

すると、約半数はワークフローシステム使ってるけど、４割くらいはまだ紙で押印決裁とっていることが判明・・！！

そうなると、クラウドサインを導入して終わりって話じゃなくなるし、大変なんだろうなとお察し・・というわけで勝手にワークフローシステムもセットで紹介。

有名どころは、ジョブカンとかかな。クラウドサインとも最近連携したらしい。

あとは・・Gsuiteあたりと連携できるrakumoとか

同じくGsuite連携できるグルージェントとかかなあ

そこから取り組まねばいけない人は、ぜひ参考にしてください。

クラウドサインだけ導入すれば良いって話じゃないし、社内の権限規定とか稟議決裁基準とかに沿って決裁できるようなベースが整ったら電子契約にも移行できるもんね！！

どっちかというと法務の仕事ではなく総務の仕事な気がしますが、どっちにしろ私の仕事なのでどっちもやりました！w

というわけで、当社のワークフローにもクラウドサイン対応可能ですか？というラジオボタンを設置し、そこで分岐させることにしました。

分岐した方には、先方のメールアドレスや担当者名を聞くようにし、従来通りのルートは、社判の種類や、枚数、押印箇所、あとは収入印紙の有無なんかも当社は書いてもらってます。

導入するまでの障壁その２。社内への落とし込み。

そして、社内に落とし込みのパワポを作成。

営業さんには、必ず先方にクラウドサイン利用の許可を得てもらうこと、適切な人に締結手続きしてもらう必要があるから、絶対に送り先確認してねっていう内容をできるだけかわいいイラストでお伝え。

（当社まだまだベンチャーなので、第二新卒くらいの年齢の営業さんも多く、法務というだけで敬遠されがちなので、パワポは出来るだけシンプル尼勝つ漢字少な目を心掛けております・・）

そして、実際にクラウドサインを触るメンバーには、必須の入力項目（契約締結期間とか）や、各社で設定できる入力項目をどう決めたかなどを説明。

細かいルールを確認していったところ、例えば契約署名は、「秘密保持契約書」などの契約書タイトルで揃え、締結日や締結社名などの項目をもれなく埋めることで対応しよう！としてましたが、実際にはセールスフォース尼紐付けたいから、ファイル名に締結日とかもいれたいので、タイトルは、もうちょっとこっちで決めさせてほしい　とか色々議論に。

なんし管理を見据えた運用の話が、運用を始める前にできたのがすごく嬉しかった・・！！こういうの大事！と毎回できないだけに思う！

よかったことその１。在宅勤務への第一歩。

クラウドサインを導入したからといって他にも郵便の受け取りやなんやで紙の業務は残っているので、これで在宅勤務ができるようになるわけではないのですが緊急性が高い契約なんかにひっぱられて出社することがなくなる、というのはおっきいなと思いました。

働き方が今後変わっていく中で対応していく基盤ができたかなと思うのです。

よかったことその２。郵送対応業務からの解放

郵便出しに行くのって面倒くさい。
何がって、郵便出しに行こうと思うと、封入や宛名書きはもちろん、まず郵便局が空いてる時間に行かないといけない。閉まる直前の１７時付近は混むからだいたい１４〜１５時を狙っていくけど、その時間とかMTG入りがちで出しそびれたりもする。じゃあポストから出せるようにって思って切手をまとめ買いすると在庫管理なんかのくだらない手間が増える・・

依頼する側はね、郵便の１個くらい出してくれてもいいじゃんって思うかもですが、色々と面倒なんです・・というわけで時間を気にせず、自分のタスク管理の中で契約書の送付ができることはおっきい！！

よかったことその３。契約書管理のレベルアップ！

なんし嬉しいのは、契約書の契約終了日がくる１ヶ月前とかにアラートがあがってくること・・！！！

今までのスプレッドシート管理では不可能だったことができるようになるので、サービスを導入する意味があるな・・とつんつく感じております。

他部署にあの契約書ってさあ・・て聞かれた時にズバッと検索してシュピっと返せる！今までだと管理番号検索して、ファイルから引っ張り出してPDFとらないといけなかったのが、PCで完結する・・！！涙

というわけで運用もしっかり回せるよう頑張っていきたいと思います。
また半年くらい運用したらレポしよう。

そして最後に。

Twitter最強説。

ちょっとつぶやいたらあーしたらいいこーしたらいいって話しかけてくれる人らがたくさんいるし、みんなどうなんやろって思ったことは答えてくれるので、ほんと、役割細分化されてて、社内でぼっちになりがちなバックオフィスにはゆるっとつながれるツールとして、ほんと役立つなって思いました。

さあ、もう7月ですね〜早い・・
第一四半期も終わったことだし（バックオフィスっぽい振り返り方w）、次はちょっと振り返りの投稿でもしてみようかな！

というわけでまた来週です〜！

なによりみんなが楽しく仕事することが嬉しいです！！！サポートありがとうございます！！noteを書くためのカフェ代🍰☕️にします💕