寺院のデータ管理【4】

師走。坊主はなにかと忙しい時期となります。事務作業もいろいろ大変な時期です。

• 今年法事をしていない家への案内

• 除夜の案内、準備

• 年始の案内、準備

• 年始挨拶の準備

• 来年法事をすべき人への案内

• 御供の確認

• そうじなど

いろいろやらなければならないことがありますが、この中でよく使うのが、宛名印刷ソフト。普段は、法要案内は役員さんに配って頂き、参加をお願いしているのですが、法事関係の案内は、住所のデータ以外の個人の情報が含まれるため、個別に郵送しています。そのため宛名印刷ソフトは必須ソフトなのです。

この宛名印刷ソフト、実は優秀で、簡易的なデータベースソフトとしても活用できます。印刷ソフトと言うだけあって、いろいろと応用が利き、いろんな印刷が可能です。
また家族の名前や勤務先、緊急連絡先などの記録や、年賀状を送ったかもらったかのチェック、中元や歳暮のチェックまで行うことが出来ます。

私は、はがき印刷はもちろん、年賀状、中元歳暮御供、年忌のチェックを入力し、宛名印刷をしたり、昨年の状況をチェックしたりしています。

住所などの個人データは檀家管理ソフトがメインなので、檀家管理ソフトからデータを抽出して修正し、宛名管理ソフトにインポート、はがき印刷します。

抽出したデータは、宛名管理ソフトへ入れる前に一度修正しています。数字の処理です。どんなソフトでのデータをインポートする際はそのインポートするデータの形式が問題となってきます。私の環境の場合、特に番地には気をつけないと、日付としてインポートされてしまい、訳の分からない住所になってしまいます。

こういう場合のデータの扱いも慎重にならなければなりませんね。