リモート環境でドラッガー風エクササイズを大人数で実施して1時間で終わらすために工夫した2点
こんにちは、virapture株式会社のもぐめっとです。
最近結婚式を終えて肩の荷がすっきり降りて体重が羽のように軽くなった気がします。
仕事の方では、最近プロジェクトが一段落したので、その段階で各メンバーの認識のすり合わせをするためにドラッガー風エクササイズを行いました。
ドラッガー風エクササイズはチームビルディングの手法で、下記の4つの質問に全員が答えることで、相互理解の促進と期待のすりあわせという効果があります。
・自分は何が得意なのか？
・どういうふうに仕事するか？
・自分が大切に思う価値は何か？
・チームメンバーは自分にどんな成果を期待していると思うか？
しかし、この4つの質問だけでは自分への事柄にしか集約しておらず、さらに5つめの質問として、自分が考えた自分への期待があっているかの確認をすることによって初めてメンバー間の認識がすり合わせられます。
そこで今回は似た方式であるペパボエディションを使ってすり合わせをすることにしました。
しかし、メンバーの数がいかんせん人数が多く、この方式で普通にやったら終わるのに半日とかかかってしまうので、少し工夫をした形でリモート環境でのドラッガー風エクササイズをやってみました。
言うならば、ドラッカー風エクササイズ・大人数エディションもとい、ドラッカー風エクササイズ・もぐめっとエディションですね。
この方法では、メンバー間の期待をすり合わせるということに集中して質問の厳選および実施時間の短縮化のための方法を新たに取り入れました。
その時の知見を共有しようかと思います。
下準備を入念にする
ライブも結婚式も会議もそうですが、本番に向けての下準備が最も大事になります。
普通のやり方のドラッガー風エクササイズだと付箋に質問の答を書く、付箋を張るといった作業をするだけで数十分の時間が取られてしまいます。
そこで、その時間をすべてカットするためにイベントが始まるまでに答えを予めスプレッドシートに書いてもらうことにしました。
しかし普通にスプレッドシートに書くと全員の答えが見えてしまって他の方の意見に左右されてしまう可能性があるので、スプレッドシートの背景を真っ黒にしてしまうことで他の方の意見が見えなくなるようにしました。
また、答えてもらう質問も期待する事項のすり合わせという観点に厳選して、
・自分は何が得意か
・チームメンバーは自分にどんな成果を期待しているか
・各メンバーに期待すること
に厳選しました。
予め答えを用意して記入しておくことで考える時間と付箋を貼る時間をカットすることができました。
発表を厳選する
最初に自分は何が得意か、チームメンバーは自分にどんな成果を期待しているかを各メンバーそれぞれ発表してもらいます。そしてその後、各メンバーに期待することをメンバーごとに発表するのですが、メンバーが多いとそれだけ答えが多く、普通に発表すると時間がかかりすぎてしまうため、この点も少し工夫をいれました。
やったこととしては、チームメンバーは自分にどんな成果を期待しているかに対して、自分の各メンバーに期待することがすり合っていたかを5段階評価で評価して値が低い人から発表するようにしました。
例えば、Aさんの周りからの期待していることを発表するとなった際は、Bさん、Cさん、Dさんがプランニングポーカーのように、一斉に5段階評価でAさんが発表したチームメンバーは自分にどんな成果を期待しているかと、自分のAさんに対する期待することがどれだけ一致していたかを発表します。
Bさん、Cさんが2、Dさんが5とかであったらBさんとCさんにどういった点を期待していたのかを詳細に発表してもらいます。
これを繰り返すことによって期待がずれていた点だけをうまくすり合わせることができるようになります。また、発表されない他の方の期待する事項も埋もれてしまうのは良くないので後ほど本人に各メンバーの期待事項を読んでもらうことで完全にすり合わせできるとは思います。
（人は他人にどう思われてるかという事がとても気になる生き物なので、促さなくても自分に対する全メンバーの内容をきっと読み漁るとは思いますｗ）
こうした5段階評価方式を使った工夫をすることで発表時間をうまく節約することができました。
懸念点
紹介した方式を使えば短い時間ですりあわせをすることができますが、本来のドラッガーの質問として、どういうふうに仕事するか？自分が大切に思う価値は何か？という点に関しては抜け落ちた状態になってしまっています。
このままでは仕事をお願いするときにその人の価値観や仕事のやり方にマッチしないお願いをしてしまったりする問題も発生しかねないため、この質問のすり合わせも別途時間をとってすり合わせるとよりよいチームになるとおもいます。
その際には予め質問を考えておくようにしてもらえば、また時間を節約できると思います。
まとめ
ということで、大人数でも短い時間でドラッガー風エクササイズを実施する工夫としては下記２点を実施することで時間を短く出来ました。
■予め質問をスプレッドシートに記入してもらう
■5段階評価を使って期待が大きくずれていた人だけ発表を行う
みなさんも是非創意工夫してドラッガー風エクササイズを実施してみてもらえればと思います。
P.S.
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