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【書籍解説】伝えると伝わるは違うので伝え方について7つの法則を今すぐ学んだほうがいい件について|書く技術・伝える技術

もぐめっと

こんにちは。virapture株式会社もぐめっとです。

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プールに今年入ってなかったので飛び込んできました。ほぼ誰もいなくて気持ちよかったです。


最近書く技術・伝える技術という本をよみました。
この本のおかげで、もぐめっとの文章の書き方が劇的に変わったので紹介しようと思います。

忙しい人向けに結論だけいうと、

文章を読ませず重要な情報だけ伝える

ということにつきます。

この記事では、なぜ文章を読ませないのかどうやって伝えるのかといった構成で本書の魅力をお伝えした後、もぐめっと的補足を最後にお届けします。
それでは早速解説していきます!

なぜ文章を読ませないのか

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暇じゃないからです!
仕事上だと管理職の方々は30秒で情報を読んで指示を出すので、30秒以内に伝えないといけないです。

情報伝達の責任は書き手にあります。決して読み手に責任を押し付けてはいけません。なので正しく伝達できなかったときにその責任を読み手のせいにしないようにしましょう。

みなさんの私生活でも下記のことが言われたことがあると思います。

「あの時言ったじゃん〜!」

これは情報伝達をきちんとできてない発信側に原因があります。
(しかし、もぐめっとの場合、口頭でのやりとりだと、なにかに集中していて聞いてないこともあるため、もぐめっとにも責任がありそう🥺)


では、なぜうまく伝わらないのでしょうか?


それは

メンタルモデルを作れてないから

です。

例えば、第1の原因を説明した後に、「第2の原因は」というキーワードとともに第2の原因が説明されると読み手は情報を高速で処理できます。
他にも、ポイントとなる情報を先に述べてその順番のまま説明することでも脳内に構造ができるので情報の処理もしやすくもなります。

しかしこのメンタルモデルが崩れると情報処理が遅くなります。
読み手が「わかりにくい」と感じるのは、書き手が読み手のメンタルモデルを無視しているからなのです。

つまり、わかりにくい文章となってしまう原因のひとつは、文章が上手・下手という問題ではなく、

文章の並べ方や情報の出し方

に関係しているのです。


この辺の理屈に関しては、ついやってしまう体験の作り方の直感のデザインにも近いところがあると思います。

予想通りになる文章を展開すると読みやすいという感じですね。

どうやって伝えるのか

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本書では7つの法則を使うことでうまく伝える方法を説明しています。
この7つの法則を使うことで

負担なく情報を伝え
一読で理解してもらい
重要な情報を記憶に残す

事ができます

そんな誰もが気になっている7つの法則として挙げられているのは下記になります。

1. 冒頭に重要な情報をまとめて書く
2. 詳細はパラグラフを使って書く
3. パラグラフの冒頭には要約文を書く
4. 文頭にはすでに述べた情報を書く
5. 並列する情報は同じ構成、同じ表現で書く
6. 一つの文には一つのポイントだけ書く
7. 無駄なく、簡潔に書く

今回はもぐめっとに影響を与えた1,2,3,4,6の法則の5点に絞って紹介させていただきます。

■1. 冒頭に重要な情報をまとめて書く

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文章の冒頭には重要な情報をまとめた総論を書きます。この総論にそって、後続の文章を展開していきます。
そして、総論はそこだけでもわかるよう具体的に、しかし、簡潔でなければなりません。(意外と難しい)

文書の全体の構造的には下記のような構造になります。

 - 全体
    - 総論
        - 各論1
        - 各論2
        - 各論3
    - 結論

各論を噛み砕いた章の構造も同じような構造をとります。

- 章(各論3)
    - 総論
        - 各論3-1
        - 各論3-2
        - 各論3-3

各論を更に噛み砕いた説の構造も同じような構造をとります。

- 節(各論3-3)
    - 総論
        - 各論3-3-1
        - 各論3-3-2
        - 各論3-3-3

各文章のかたまりごとに総論を先に述べておくというやり方になります。

効能は

必要な情報だけを短時間で正しく伝えられる

ことができます。

本書では詳細の効能として下記が紹介されています。

読み進むべきかを的確に判断できるので、必要な情報だけを読める
メンタルモデルを作ってから読めるので、一読で理解できる
根拠を確認しながら読めるので、一読で理解できる
ポイントが強調できる場所に書いてあるので、重要な情報を記憶できる
話が脇にそれにくくなるので、論理的に構成できる

ビジネスの会話の中でも「結論から先に言う」というのはよくありますよね。それとおなじで総論を先に述べておくことで必要な情報を伝えやすくなります。
もぐめっとも意外と結論から言うというのは忘れがちになるため、常に意識しながら話すようにはしています。

■2. 詳細はパラグラフを使って書く

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パラグラフとは、あるひとつのトピックについて述べるのを目的とした文の集まりです。一つの要約文と複数の補足情報の文で構成します。

実例で言うと、まさに↑がそのままパラグラフになっています。

効能は、

情報の整理が容易になる

ことを得られます。

本書では詳細の効能として下記が紹介されています。

パラグラフ単位で飛ばし読みができるので、必要な情報だけを読める
全体像をつかみやすいので、一読で理解できる
レイアウトで情報の過多が判断できるので、論理的に構成できる
トピックをしっかり論証するので、論理的に構成できる
一段高い視点でロジックを検討できるので、論理的に構成できる

さらにこのパラグラフとセットで必要になってくるものがあります。

...それが次に説明する第3の法則になります。

■3.パラグラフの冒頭には要約文を書く

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何を言いたいかをまとめた要約文だけで理解できるようにする必要があります。要約文だけで分かるということは、要約文同士がつながる必要もあります。

構造的に言うとこんな感じになります。

- 総論のパラグラフ
    - 要約文
        - 各論のパラグラフ
    - 要約文
        - 各論のパラグラフ
    - 要約文
        - 各論のパラグラフ

各バラグラフの要約文を読むだけでも何を言いたいかの情報をよみとることができるように組み立てます。

効能は、

必要な情報だけを短時間で伝達できる

ことを得られます。

本書では詳細の効能として下記が紹介されています。

読み進むべきかを的確に判断できるので、必要な情報だけを読める
メンタルモデルを作ってから読めるので、一読で理解できる
根拠を確認しながら読めるので、一読で理解できる
ポイントが強調できる場所に書いてあるので、重要な情報を記憶できる
話が脇にそれにくくなるので、論理的に構成できる

ここで勘のいい読者の方は気づいたかもしれません。
なんと1. 冒頭に重要な情報をまとめて書くと同じ効能を得ることができます!!
常に結論からというところを意識することで、細かい内容についても情報を伝えやすくする必要があるわけです。


■4. 文頭にはすでに述べた情報を書く

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既知→未知の流れで文章を作ります。
要約文を読むだけでも理解できるようにすると、「3.パラグラフの冒頭には要約文を書く」では説明しました。
その要約分の展開のやりかたを、既に述べた情報から未知の情報へとつなげることで伝わりやすくなります。

展開のやり方には「統一型」「引継型」「展開型」の、3つの型に分類できます。

・統一型
主語をキーワードで統一したやり方です。

Aは、__B__。
Aは、__C__。
Aは、__D__。

例えば下記のような文になります。

もぐめっとは、ios/androidだけでなく、サーバ側の知識も活かしたフルスタックにアプリ開発ができる
もぐめっとは、アプリのチーム開発から学んだ実践の経験を活かしてスクラムマスターとしてチーム開発をすることができる。
もぐめっとは、チーム開発の経験を活かして新しいサービスの考察・開発・運用を実施して新規事業の立ち上げを行っている。

・引継型
前文で説明した情報を、次の文の主語、文頭に置くやり方です。

Aは、__B__。
Bは、__C__。
Cは、__D__。

例えば下記のような文になります。

もぐめっとは、ios/androidだけでなく、サーバ側の知識も活かしたフルスタックにアプリ開発ができる。
アプリ開発を通して、チームでの開発から学んだ実践の経験を活かしてスクラムマスターとしてチーム開発をすることができる。
チーム開発の経験を活かして、新しいサービスの考察・開発・運用を実施して新規事業の立ち上げを行っている。

・展開型
先に羅列した情報を、次の文の文頭に置くやりかたです。

Zは、__A、B、C、__。
Aは、_________。
Bは、_________。
Cは、_________。

例えば下記のような文になります。

もぐめっとができることは、アプリ開発、チーム開発、新規事業の立ち上げである。
アプリ開発は、ios/androidだけでなく、サーバ側の知識も活かしたフルスタックに開発ができる。
チーム開発は、アプリのチーム開発から学んだ実践の経験を活かしてスクラムマスターとしてチーム開発することができる。
新規事業の立ち上げは、チーム開発の知識を活かして新しいサービスの考察・開発・運用を日々実施している。

これら3つの展開方法を使うことで既知から未知への流れを作りやすくします。


効能は、

滑らかに流れる文章になる

ことを得られます。

本書では詳細の効能として下記が紹介されています。

①情報の流れが良くなって前後の文の接続が良くなるので理解しやすい
②既知から未知へ展開すると論理の飛躍を防止できるので論理的になる
③既知から未知へ展開すると次の文が自然に決まるので早くかける

もぐめっと的には展開型をよく使います。
なぜなら最初に全容を整理することで、文章が展開しやすくなるからです。


■6. 一つの文には一つのポイントだけ書く

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接続詞を使って一つの文の中に2つ以上のポイントを述べないようにします。
具体的には使わないようにする!!!!!!ということです。

例外として繋げる方法は2点あります。
前後の文に強い接続関係があって、全体が短いなら接続関係(〜ので、〜によって)を明示してつなげても大丈夫です。
前後の関係があって文が長い場合は「なぜなら」「したがって」「しかし」「つまり」をつかってつなげるといいです。


効能は、

インパクトが強くわかりやすい文章になる

ことを得られます。

本書では詳細の効能として下記が紹介されています。

①文のポイントを強調されるので、重要な情報を記憶できる
②文が短くなるので、一読で理解できる

この法則はもぐめっと的に一番衝撃を受けました。
これを知って以来、を使うのは気をつけるようになりました。
意外と癖で使ってしまうので中々使いこなすのが難しいです。
しかし、この法則を使うことで、よりわかりやすい文章にすることができます!

もぐめっと的補足

この本を読んで感じた点を2点補足として紹介させていただきます。

■書き方には工夫の余地あり

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慣れないと書き方を気にして筆が止まってしまうということもあると思います。
慣れないうちは一度書き方気にせずばーっと書いてから整理するという手もありかなと思います。
ただ、本書でもある通り、この書き方に慣れたら頭の中の構成をしっかりできた上で書くことができるため、筆が早くなることが期待できます!

エンジニアでいうと設計書を作って実装するみたいな感じですね。

一度パワポで書いてみる

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一度パワーポイントなどのツールを使って書くと視覚的に構成をつかめるので論理的構成を作りやすくなります。

本記事もこんな感じで実は一度Keynoteでまとめてから筆をとりました。

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これをすると何がいいかというと、このまとめた資料がそのまま勉強会に使えるということになります。

一石二鳥なので記事を書く際には是非おすすめです!!

まとめ

今回は最近書く技術・伝える技術という本についてお伝えさせていただきました!
まとめると、

情報を正しく伝えるのは書き手の責任

7つの法則を使うと読み手に負担なく情報を理解してもらい、重要な情報を記憶に残すことができるというものでした。

その法則というのは下記のようなものでした。

1. 冒頭に重要な情報をまとめて書く→総論書く
2. 詳細はパラグラフを使って書く→要約と補足文で書く
3. パラグラフの冒頭には要約文を書く→要約文だけでわかるように書く
4. 文頭にはすでに述べた情報を書く→既知から未知へ
5. 並列する情報は同じ構成、同じ表現で書く
6. 一つの文には一つのポイントだけ書く→を使わない
7. 無駄なく、簡潔に書く


伝え方を知っていると知らないとではコミュニケーションの差がとても出てきます。伝えたつもりでも伝わってないことが多々あります。
そのためこの技術を知って正しく物事を伝えましょう!!
是非本書を手にとってもらって生産性をバク上げしてもらえたらと思います!

ご伝達ありがとうございました。


最後に、ワンナイト人狼オンラインというゲームを作ってます!よかったら遊んでね!

他にもCameconOffchaといったサービスも作ってるのでよかったら使ってね!

また、チームビルディングや技術顧問、Firebaseの設計やアドバイスといったお話も受け付けてますので御用の方は弊社までお問い合わせください。


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