Asanaをインサイドセールスチームで使ってみたら会議がもっと有意義になった
せっかくなので、弊社内でのAsana活用記事っぽいものを書いてみます。実は少しだけ使い回しなのですが、わかってもまだ言わないでくださいね🤫
ISでAsanaを導入した背景
3段落くらいは飛ばしていい内容です。
弊社ISは基本新卒、中途入社の人が期間限定で配属され、社内の動きに慣れるための場所として作られておりました。
(現在のIS需要を見るとそれだけじゃダメだよなぁとも思いますがそこは割愛)
その他の理由もあってリーダーも結構コロコロ変わっており、2019年5月発足時から数えて私が4人目のリーダーでした。7ヶ月で4人…！？
でも後から思えば私は元々ISにずっと在籍する人として採用され、リーダーになったのかもなとも思います。
ともかく、「リーダーになった」という自覚がめちゃくちゃ薄いまま適当に業務を振り分けし、自分もこれまで通り案件を進める…という結構虚無な時期が半年ほど続きました。今考えると本当にもったいなかったです。
そして8月頃何故か突然「このままで良いのか…？」とスイッチが入り業務の見直し開始。私がリーダーなら好きにやったるわくらいの勢いでいろいろ模索し始めました。
ここからAsana登場。
そもそものAsanaとの出会いは別の話になるので割愛しますが、とりあえず使っていいAsanaのライセンスはずっと手元にありました。
元々Asanaをちゃんと使ってみたいな〜とは思ってたのですが、それまでの私はまだAsanaと他のプロジェクト管理ツールの違いをよくわかっていなかったので「セミナーとかやるマーケの方が使えそうだよな〜」とか「案件管理はCRMツールあるしな〜」みたいなことを思って行動せずにいました。愚か。
しかしたまたま見つけたAsanaのユースケースで、「Asanaを議事録として使う」というものがありました。
これを見て「おっ？」となったので使えないか試してみました。
これまでの課題
元々弊社の議事録と言えばみんな大好きGoogleドキュメント。
まとめやすいですし、同時編集もできますし、それなりにコメント機能など駆使してましたが…いくつか課題はありました。
・過去に話し合った内容を遡るのが手間
・そもそも後から読み返すものとして出来ていない
・「これやろうか〜」と決めて書き残したはいいものの実行に移すのが遅い(最終的にできてはいても、それまでに無駄な作業が起こりがち)
上記課題が無くとも、ISの仕事って短いスパンで見直しなどが必要なものが多いと思うんですよ。なのでこの「会議をAsanaでやる」ってすごく良いんじゃないの？と思いとりあえず行動してみました。人に迷惑かからない範囲であれば即行動は大事。
Asanaでミーティング用プロジェクトを作成
という訳で作ったのがこんな感じのプロジェクトです。今のところリストビューでしか見てません。
今まではGoogleドキュメントの上に上に積み重ねていたので遡るためにはガーッとスクロールするしかなかったのですが、日毎にタスクとして残すことで過去の話も見返しやすくなりました。
タスクには会議が始まる前に説明欄にアジェンダを入れておきます。そして会議中の議事録はそこに追記。
過去のタスクは適宜完了させればスッキリ。完了済も簡単に表示させられるし検索にも出てくるから後から見直す際もばっちりです。
もうこれだけで変えて良かったなってなりますがもう少し続きます。
noteにページ機能とかあれば教えてください。
やることができたら必ず担当者＋期日設定
話し合いの場なのでやるべきことは生まれますよね。というかやるべきことが生まれない会議はなるべくしない方がいいですよね？
常にネクストアクションを意識して会議を進める姿勢もAsanaを使う上で身に付いてきました。
やることができたら即タスク化して担当者＋期日決め。仮でもいいからこれらを決めておくことがポイントかなと思います。
本来は議事録タスクのサブタスクにそれらを入れていくのがベストプラクティスだと思うのですが、他メンバーは通知をすべてGmailで見ておりまして。
仕様が変わってなければサブタスクまで通知はいかなかったと思うのですべて一つのタスクにしてます。（今は通知されるよ〜とかあったらこっそり教えてください…）
しかしこれはこれでプロジェクトを開いた時に残ってるタスクが見えやすいので助かってます。
この担当者＋期日を決めるというシンプルなルール、シンプル過ぎてそこまで徹底してる人いないんじゃないかなって思いますが、それはもったいないです。
次の週になって「あれやった？」「あー！忘れてました」じゃ話し合った意味がないですし、心配で確認し過ぎても無駄に時間がかかる上にウザがられてしまうので…😂
仮でもいいから担当者＋期日を決める。Asanaを使ってなくてもできることだと思うので、是非今から始めてみてください。
実はもっといろんな機能を使っているのですが、今回は無償範囲で使える内容を紹介させていただきました。
ともかくそんな感じで現在ISチームの定例ではAsanaを見ながら進める形が根付いています。
ポイントをまとめるとこんな感じ👇
・見た目スッキリ
・過去の議事録も見返しやすい
・やるべきことをしっかり残して後追いできる
・それぞれがやるべきことを意識できる(日次レポートもメール通知)
・確認作業が減ったので会議の時間も削減
その後の活用
それからはAsanaを使う場面が広がり、似たような使い方でメンバーとの1on1をする際の議事録にもしています。
あとはISに今まで目標が無かったので、有償機能のゴールを使ってOKRを立ててみたりSalesforceのレポートをもとにKPIを確認する場にしたり。
その辺のお話もいつか触れてみたいですね〜。
こんな形で今後もTips紹介ができればなと思います。
会社として出すものというより私の趣味の範囲なので、キチッと必要な情報のみというよりかはこんな感じでダラダラした語りっぽくなりそう。
よろしければ引き続きよろしくお願いいたします😊
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