会議が形骸化してしまったら（主催者編）
今回は、組織内での会議が形骸化してしまった時の対応策をお伝えします。組織を作る上で、会議はとても重要な役割を担いますが、実のある会議を実施することは意外と難しかったりします。
今回のnoteは、主催者向け・参加者向けの2回に渡ってのシリーズ記事となります。是非、ご自分の組織に重ね合わせながらお読みいただけたらと思います。
会議の目的
皆さんの組織では会議は活発に行われていますか？主催・企画・ファシリテーションをする方、参加する方など、色んな立場で会議に出席することがあると思います。
会議の目的は様々ですが、以下に集約されることが多いようです。
≪会議の目的≫
・意思決定をする（決める）
・情報共有をする（伝える・受け取る）
・アイデア出しをする（広げる・発散する・収束する）
・討論、意見交換をする（深める・ブラッシュアップする）
・士気を高める（モチベーションをUPさせる）
これらが実現するのであれば会議はとても有意義なものですが、現実は「無駄な会議」と呼ばれるものが多く存在します。
会議が形骸化するとは
「無駄な会議」「会議が形骸化する」とはどのような状態を指すのでしょうか。
≪無駄・形骸化している会議≫
・何も決まらない
・目的があやふや（会議することが目的となっている）
・不要なメンバーが入っている
・本音で話せない
・テンプレート通りの報告のみで中身がない
・時間が守られない（開始／終了）
・会議のルールがない
会議の目的が果たされていない、ルールがないといったそもそもの設計の問題もあれば、「本音で話せない」といった心理的不安全の影響もあります。
主催者としてどう行動するか
このように、会議が形だけになっているかもしれないと感じた場合、出来るだけ早めに対策を打つことをお勧めします。会議が形骸化したまま繰り返されると、時間の無駄だけでなく、不満が溜まり現場の士気を下げるといった状況に陥ります。
対策①もう一度話し合う
会議を立て直す際、ルールの再設計といったことが必要ですが、まずはその会議について参加者と一緒に「話し合う」といったことが有効です。当たり前のように思われるかもしれませんが、硬直化している会議に課題感を出し直す作業は、案外難しいものです。
主催者やファシリテーターが感じていることを改めて参加者に説明し、ざっくばらんに意見を出してもらえる環境を作っていきましょう。また、すでに不満や士気が下がっているなど会議の雰囲気が後ろ向きになってしまっている場合は、参加者の中から協力してもらえそうな人を見つけ、「意見が出なかった時に助け船を出してほしい」「最初の人の意見で空気が変わると思うので〇〇さんが口火を切ってくれるととてもありがたい」などサポートをお願いしてみましょう。
対策②自己開示をする
もう一度会議について話し合う際、主催者が客観的に「この会議についてどう思いますか？」と投げかけるだけではなかなか建設的な意見は出てきません。
「ルールが曖昧で戸惑わせてしまっているかもしれない」「自分もファシリテーションに慣れておらず難しかった」など、自分自身についても省みるポイントを開示しながら、「良い会議にしていきたいので皆の知恵を貸してほしい」といった本音を伝えていけると良いです。
対策③心理的安全性を高める
心理的安全性（psychological safety）とは、自分の意見や考えを安心して表現できる状態のことです。組織のためにリスクを取った発言をしても（上司や評価者に対し異なる意見を言ったとしても）その後の関係性や評価に影響しないことを指します。
会議の場では、相手の意見を否定しないことや誰かに発言が集中しないといったルールで設計していくことが望ましいですが、既に形骸化してしまった会議においては、心理的安全性を低下させている人に一度席を外してもらい、本音で話せる雰囲気づくりを行った上で、会議を見直すことも有効です。
心理的安全性を低下させている人は、通常、経営者や評価を行う管理職、ベテラン社員といったパワーを持ちやすい役割になっていることが多いですが、あえてその方々へも丁寧に状況を説明し、一度会議から外れていただくことで協力を仰ぎましょう。
経営者・管理職・ベテラン社員は、組織を良くするための対策であれば理解していただけるとは思いますが、ここに協力していただけないとなると、会議が形骸化している理由はまた別のところ（経営者・管理職・ベテラン社員との普段からの信頼関係）にありそうです。
次回は、このような形骸化した会議に参加者として出席している方向けに対応策をお伝えします。
aRでは、組織作り・採用に関するサポートを行っています。
随時カジュアル相談を行っていますので、気になる方は下記サイトよりお問合せください。
この記事が気に入ったらサポートをしてみませんか？