【採用活動の基本！】履歴書の取り扱いは告知しよう

求人募集を出す際、不採用時の履歴書をどうするか告知していますか？

履歴書は採用者と不採用者では保管方法が異なり、採用者は最低3年は保管義務が生じますが、不採用者の履歴書については保管義務はありません。
そのため、不採用となった応募者の履歴書の処理は会社によって異なります。
返送する会社もあれば、破棄する会社もあるのですが、この不採用者の履歴書を”どうするか”も求職者にとっては大事なポイントなのです。

会社にとっては保存する義務はないものの、履歴書は個人情報の塊です。
不採用になった会社に自分の個人情報をいつまでも握っていられるのは誰も嬉しくはありません。
求職者によっては返してほしいと思う人も一定数います。
実際、履歴書の個人情報を悪用したストーキングや個人情報漏洩なども過去に起きており、取り扱いには充分慎重になる必要がある書類なのです。

そこで、あらかじめ求人募集要項に履歴書の取り扱いを明記しておくことで求職者に安心感を与えることができます。
返送する・又は一定期間保管して破棄する、その一言を添えるだけで個人情報に対する意識をしっかり持った会社であると求職者にポジティブな印象を与えることができるのです。

返送する=不採用の連絡 という手段をとっている場合も、あらかじめ伝えておくことが大切です。
また、事前告知もなし・返却もなしでは、個人情報の取り扱いが杜撰で不誠実な会社だという印象を与えてしまいます。
不採用の連絡をした相手は外部の人間なわけですから、お客様になるかもしれない相手であり会社とは全く関係のないしがらみもない人になるわけです。

先日、インスタを見ていたところ、とある建設会社様のアカウントで新卒の採用が決まったことを報告している投稿がありました。
その写真は採用が決まった新卒の方の履歴書を3名分撮影したもので、ほとんどの部分が黒塗りで隠されていたものの、個人情報の塊である履歴書を本人の許可なく写真撮影し、さらにネットにアップするという何十にもアウトなことをされていました…💦

まず、業務に必要がある場合を除いて履歴書をはじめとした個人情報を本人の許可なく撮影・スキャンをすることはしてはいけません。
そして、たとえ修正をして見えていない状態にしていたとしてもネットにアップするのは言語道断です。
ネットの海に一度上げてしまえば誰もが見ることができ、誰もが保存可能で、誰もがどこにでも転載できてしまいます。
修正が完璧でなく個人情報がわかってしまうかもしれないものをリスクを考えずにネットにアップしてしまう行為は大きな問題に発展しかねません。
また、入社が決まったからといってその人たちは会社の所有物ではありません。
入社したから何をしてもいいわけではありませんし、そのような行動は会社の信用を落としリテラシーの低さを発信してしまう行動でもあります。
昨今はSNSやネットが普及し、誰もが気軽にいろんなことを発信できてしまいます。
履歴書の取り扱いひとつで会社のイメージを下げるよりも、あらかじめ対応を告知してイメージアップをしておく方がいいですよね✨

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