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『30分のメール』or『5分の電話』?
先日、仕事でこんなことがありました。
お世話になっている、繋がりのある会社さんからの一報。
(※含まれるコンテンツは変えています)
お相手「貴社が4月に行うイベントで、講話をさせて欲しいのですが」
毎年4月に自社で行っているイベント。
講話をすることで、多くの人たちにサービスを知ってもらえるということもあり、依頼者はグイグイ。
しかしながら、こちらのスケジュールの都合上、
お断りをしなくてはならなかったのです。
筆者「スケジュール確保が難しく、申し訳ないです。」
そうお断りをしたところ、
お相手「では、資料だけでも配布できないでしょうか」
との返信がありました。
資料といっても、カタログが数百部になるので、かなりの重量。
筆者「会場の都合で前日配送ができなくて、当日お持ちいただけるのであれば…」
と返しました。
この時点でめちゃくちゃネガティブな返事しかできていないので、こちらには少し申し訳なさが残るわけです。
すると、返事がありまして
お相手「会場まで持っていきます。ちなみに参加者はどれくらいの規模ですか?」
とのこと。こちらは「?」となるわけです。
やり取りの中で規模はお伝えをしていたので、
大体数を把握していないのかな?噛み合ってないぞ?、と。
ちなみに、自分も新参者なこともありまして、
ひとつひとつの回答を先輩に確認したり、
失礼のないようにメールを丁寧に打ったりと、
ここまでのやり取りで30分以上使っています。
また確認をするのか…?
先輩の時間をまた奪うことになるな…?
自分もよくわからん確認をすることになるな…?
「んぁーーーーー!!」
と、居ても立っても居られなくなり、電話を手に取りました。
(電話の内容)
筆者「すみません、今やりとりをさせていただいた〇〇ですが…」
お相手「あぁ!何度もすみません!」
筆者「(お、フランクな雰囲気だ…!) こちらこそ何度もすみません!文面だけだと、単に断り続ける人になってしまっているようで心苦しく(笑) 直接お話したいなと思い、お電話してしまいました。」
お相手「ありがとうございます。助かります」
筆者「まず、いただいた質問に付随して、ここまでの情報を整理しますね。〜〜かくかくしかじか〜〜。ということなんですが、どうでしょう?」
お相手「…そうだったんですね。勘違いしてました。ありがとうございます!」
筆者「良かったです!こちらもメールで伝えきれずすみませんでした。」
お相手「いえいえ!ちなみに別件で気になってることを少し質問しても良いですか…?」
筆者「もちろんです!」
(その後、お相手からの質問)
筆者「では、このあとお電話の内容を改めて確認のためメールでもお送りしますね。確認お願いします!」
お相手「承知しました、ありがとうございました!」
(終話)
約5分間の電話でしたが、終話した後はなんだか気持ちが晴れ晴れしていて、
「なんで早く電話しなかったんだろう」と思うほどでした。
”ついで”トークも、なんだか距離が少し縮まる感じがしました。
ちなみに、その後のメールでは
お相手「直接、会話できてよかったです!こちらの知りたいことが知れて、かつ疑問点もスッキリしたので助かりました!ありがとうございました。」
といった内容が返ってきました。
今回の件で改めて思ったのは、
「30分のメールよりも、5分の電話だなあ」
ということ、です。
(なんと当たり前のようなことをそれっぽく書いているんだろう)
ただ、仕事において全部にそれが当てはまるわけではなくて、
今回の場合は、前段階のメールのやり取りで、お互いになんだかモヤモヤしていたり、チグハグ感を感じていたからこそ、
メール→電話
に手段を変えたことが、功を奏した事例でした。
もし、あのままメールでやり取りをしていたら、
きっとチグハグな部分は埋まらないままで、さらに深まっていたかも知れません。
コミュニケーションってすごく難しいけれど
「こっちの方がいいかもな」と思ったことを正直に伝えたり、
相手のことを考えて、やり方をちょっと変えたりするだけで、
お互いが気持ち良く仕事をできるようになるんだろうな、と思います。
きっとこれから、この方にメールをするとしても、
「時間がかかるなあ」などの感情は生まれないんだろうと思います。
それは「相手の顔(声)を知っているから」であって。
「モヤモヤした時間」を共有したからであって。
総じて、仕事は届ける相手があって成り立つものなので、
これからもそこを忘れずに、実直に向き合っていきたいなあ、と思うわけでした。
ということを学べたので、
『30分のメール』はトータルで無駄ではなかった気がするのです。
ただ、「百聞は一見にしかず」、ならぬ「百”文”は一見にしかず」でした。
大前提として、電話は大の苦手なアラサーの投稿でした。
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