タスク管理で人生を変える10のヒント

日々やることを考え、リストにしても優先順位が低いものは永遠にリストから消えない。そんな葛藤ありませんか？

フリーランスになって2年経ち、仕事にもだんだん慣れてきましたが、いまいちしっくり来ないのがタスク管理。
タスク管理が上手になれば日々の考えることも減り、脳みそに余裕ができるのだろうと考えています。ただ、紙に書いたり、Notionを使ったりと試してみるのですが全然うまくいかない。そんな悩みを深掘りした記録を書きます。

タスク管理とは

タスク管理とは、小さな作業や仕事を優先度や緊急度を考えて整理することです。書き出すことで、仕事の進行状況や全体の量を見ることができます。

以前は「コンピューターでの小さな作業」を「タスク」と呼んでいたのが、今ではビジネスでも使われるようになりました。また、「タスク」と「ToDo」という言葉の違いとして「タスク」は期限があり、「ToDo」は期限が特定されていないことが多いとされています。（諸説あり）

今回は、自分の中で解決したい作業・ToDo＝タスクとします。個人的にプライベートでの解決したい作業も、仕事上で発生した作業と同等に並べておくべきだと思います。

寝ている時間以外で行いたい作業を一覧にして、効率良く時間を使うことが最終目標です。
毎朝、何を行うべきかから考えないといけないのが少々ストレス。誰かリストにして提示してくれないかなあと思います。

理想とするタスク管理とは

日々タスク管理について考える上で個人的に欲しい機能をまとめました。そのうち実装したいなと思っています。

1 やらなきゃと思ったらすぐにメモすることができる

仕事の連絡や相手へのリマインドだけでなく、自分がやってみたいと思う小さな好奇心まで記録できるといいなと思います。
特に後者は自分の人生を豊かにするためには必要なことではあるけれど、日々の忙しさから後回しにしがちな部分です。

ふと閃いてもどこかに記録しないといつの間にか頭の中から抜けてしまう、そんな経験ありませんか？
タスクを見つける/与えられる→記録する→スケジュールに割り振る→行う→完了
この5段階を意識することで、ストレスなく管理することができます。

2 習慣としたいタスクを自動的に割り振ってくれる

英語の勉強や将来への投資・運動習慣など、将来のためにやるべきことだけど今の優先度は低い、そんなタスクありますよね。
明日やろう、週末やろうと思っていつの間にか1-2ヶ月経っていることも珍しくありません。
1日15分でも自動的に割り振ることで、習慣化を図ります。ゲーム要素欲しいですよね。

3 モチベーションが上がる何かが欲しい

やっぱり、日々頑張っていることに対して応援が欲しい。仕事なんだからやって当たり前という意見があるのもわかりますが、誰かに応援されるとより頑張ろうと感じますよね。

タスク管理は淡々と行う作業だからこそ、楽しく行いたい。どんな機能があればモチベーションが上がるのだろう…ここはもっと深掘りしたいなと思います。

4 日々の活動を報告書としてまとめてほしい

前を向いてタスクをこなす日々で、立ち止まって振り返ることは少ないですよね。しかし、日々のタスクが自身の成長に繋がっていると考えると振り返りの重要性は増します。

何を行ったか、それに対しての学びや感情を記録しておくだけでも、自分って何がしたいんだっけ？という悩みが生まれた時に対応することができるでしょう。

「万人がタスク管理について悩んでいる＝正解がまだない」という考えの元、サービスを作りたいです。

タスク管理の10Tips

コレ参考になる！と感じたTipsを紹介します。

1 運用ルールを決める

タスクのかかる時間、スケジュールに入れるタイミング、振り返りを行うタイミングなど、自身でルールを決めましょう。人間は習慣化されているものの方が楽になります。

2 使うツールはなるべく少なく

タスクを溜めておく場所は一つにしましょう。業務ごとに分けなければいけない場合は、自分で新たに場所を作るのもおすすめです。

3 余裕を持ったスケジュールにする

思ったより時間がかかった場合、優先順位が低いタスクが終わらないことがあります。全てを終わらせるためには余裕を持ってスケジュールに登録しましょう。業務量や業務ごとの優先度を把握していない状態でスケジュールを組むことは、ピースの足りないパズルを組むようなものだからです。

4 タスクはなるべく細かくする

資料作成を行いたい場合は、セクションごと・グラフ作成・参考文献まとめる、などやることベースで書きましょう。ざっくりしていると、どこから手をつけていいかわからずにタスクを行うまでに時間がかかってしまいます。

5 3分以上かかるものはリスト化する

メールの返信など、すぐに返せる内容と返せない内容があると思います。すぐに返すことができない場合はタスク化させることで忘れずに対応することができます。

6 プライベートでの予定も書き込む

病院に行く・役所に行くなどのプライベートのタスクも仕事のタスクと同等に扱いましょう。起きている時間にやりたいことは、全て重要なタスクです。

7 優先度をはっきりさせる

タスクによって期日がないものもあると思います。期日がないと後回しにしがちですよね。その場合は、自分で締め切りを作りましょう。理想とする終わらせたい日を決めることで後回しを防げます。

8 常に書き起こす

頭の中で漠然とやらなきゃと思っていることありますよね。常に頭の中に入れておくと、そのモヤモヤが仕事に影響します。できるだけ書き起こすことで頭のスペースを開けることができます。

9 自分のキャパを把握する

仕事を時には断ることも重要です。自分のキャパを決めることも仕事の一つだと思います。しかし、どうしても断れないケースもあるでしょう。断れない場合は、周りに協力を求めるなどして負担を調整するようにしましょう。

10 定期的に振り返る

タスクは書き出して、終わらせるの繰り返しが多いです。しかし、定期的に振り返ることで自分の成長に必要な業務や無駄な業務を見つけることができます。

まとめ

今回は、理想的なタスク管理と10のヒントを紹介しました。
これからもフリーランスや副業など様々な業務を行っている人へ、少しでも生産性が上がる働き方の方法を提案していきます。

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