「別紙○○参照」とその別紙名・タイトルがずれる問題にさようなら

例えばこういうことです。

Wordの文書中に

(1) 食料および防災資料機材等の備蓄
　  別紙「備蓄品2021」を参照

と記載されていたとして、別紙のタイトルがこうなっている場合です。

備蓄品管理表2021

ちょいちょいあるのではないでしょうか。

大体この辺のミスるパターンは決まっています。
ので、確認する側としてはそういう観点で見ていきます。
もちろん書いてある内容自体も確認します。
オフィシャルな文書の確認観点は

・体裁
・内容

です。
等しくイコールの重みを持っていると思っておいた方がいいです。

さて、上の例は実例ですので、本人に確認したところ

①とりあえずパッと確認した名称で転記、あとで修正しようとして忘れた。
②確認時別紙を開くのが面倒くさくて、自分を信じた。

とのことで、回答も完璧です。
テンプレートといってもいいくらいなのでnoteのネタになってしまいます(^^)/

とにかく人間は面倒が基本にあります。
別のファイルを開くのが面倒でしょうがないのです。
かく言う私も面倒でしょうがないので、どんどんWeb（社内ポータル）化を進めていますが。

それと、「あとで修正しよう」はあとでやりません。
それが人間のデフォルト動作なのです。

「自分を信じた」のはいいことです。
どんどん自分を信じましょう。
でも「自分を信じる」のと、別紙を開くのは全く関係のないことです。
別紙を開く自分を信じましょう！（？）

結局、対策としてはやはり

①即時別紙を開くべし
②本文側、または別紙側の別紙名・タイトル名をコピーし、別紙または本文側に貼り付ける（自力で書かない）

手間ですがひと手間かけるということですね。
そういえば以前、面倒曲線のときにも似たようなことを書きました。

ちなみにもう1つ問題があります。
お気づきの方もいらっしゃるかと思いますが

2021

ですね。

「備蓄品管理表2021」は毎年変わりそうな雰囲気の名前です。
中身は備蓄品なので毎年更新されるでしょう。
てことは毎年本文と別紙名を修正しなければなりません。
ミスの基が1つ増えてしまいました。

ということで諸々検討しましたが、今回の場合は

備蓄品管理表

で統一するのが正でしょう。

これで備蓄品に変更があっても、別紙の中身だけを修正すればよくなりました。

まとめ

別紙が出てきそうになったら、出てきたら、面倒だとかなんだとかごだごだした考えがよぎるよりも速く、速攻でファイル名・タイトルを合わせてしまおう！

本日も最後までお読みいただきありがとうございました！