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「別紙○○参照」とその別紙名・タイトルがずれる問題にさようなら
例えばこういうことです。
Wordの文書中に
(1) 食料および防災資料機材等の備蓄
別紙「備蓄品2021」を参照
と記載されていたとして、別紙のタイトルがこうなっている場合です。
備蓄品管理表2021
ちょいちょいあるのではないでしょうか。
大体この辺のミスるパターンは決まっています。
ので、確認する側としてはそういう観点で見ていきます。
もちろん書いてある内容自体も確認します。
オフィシャルな文書の確認観点は
・体裁
・内容
です。
等しくイコールの重みを持っていると思っておいた方がいいです。
さて、上の例は実例ですので、本人に確認したところ
①とりあえずパッと確認した名称で転記、あとで修正しようとして忘れた。
②確認時別紙を開くのが面倒くさくて、自分を信じた。
とのことで、回答も完璧です。
テンプレートといってもいいくらいなのでnoteのネタになってしまいます(^^)/
とにかく人間は面倒が基本にあります。
別のファイルを開くのが面倒でしょうがないのです。
かく言う私も面倒でしょうがないので、どんどんWeb(社内ポータル)化を進めていますが。
それと、「あとで修正しよう」はあとでやりません。
それが人間のデフォルト動作なのです。
「自分を信じた」のはいいことです。
どんどん自分を信じましょう。
でも「自分を信じる」のと、別紙を開くのは全く関係のないことです。
別紙を開く自分を信じましょう!(?)
結局、対策としてはやはり
①即時別紙を開くべし
②本文側、または別紙側の別紙名・タイトル名をコピーし、別紙または本文側に貼り付ける(自力で書かない)
手間ですがひと手間かけるということですね。
そういえば以前、面倒曲線のときにも似たようなことを書きました。
ちなみにもう1つ問題があります。
お気づきの方もいらっしゃるかと思いますが
2021
ですね。
「備蓄品管理表2021」は毎年変わりそうな雰囲気の名前です。
中身は備蓄品なので毎年更新されるでしょう。
てことは毎年本文と別紙名を修正しなければなりません。
ミスの基が1つ増えてしまいました。
ということで諸々検討しましたが、今回の場合は
備蓄品管理表
で統一するのが正でしょう。
これで備蓄品に変更があっても、別紙の中身だけを修正すればよくなりました。
まとめ
別紙が出てきそうになったら、出てきたら、面倒だとかなんだとかごだごだした考えがよぎるよりも速く、速攻でファイル名・タイトルを合わせてしまおう!
本日も最後までお読みいただきありがとうございました!
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