Skypeでの研修をやってみた

こんにちは。久しぶりの投稿です。
コロナ禍で研修も担当者会議もすべて資料ベース開催になってしまって、研修がないまま11月を迎えました。この4月に新入社員として入ってきた職員や、この春昇進して係長になった人たちに研修らしい研修がありませんでした。確かに、必要な事や業務にどのように取り組むのかなど、書面を読めばわかるかもしれません。ですが、実際に職場に入ると色々な人がいて、同じ業務でも所属ごとに微妙に異なることがままあります。

とにかくあらゆる会議が書面開催となっているため、下っ端の職員の実務研修を集まってやらせてほしいと申し入れたのですが、これまた「難しい」のひとこと。協力を得られないまま、Skypeで研修をやるのはどこかに許可が必要？と聞くと誰も答えられないから、もう一気にやってみようと計画をしてしまった。そもそも自分はSkype会議なんて実際にやったことがなかったわけで、使い方は多少わかっていたけれど、会議室を使ってたくさんの人を入れてやってみるなんて言うことは、初めてだった。

誰かに聞きながら出来る環境でもないため、とにかく最初のやり方だけ聞いてやってみた。そもそも、「研修をやります」と一斉にメールを送ってみたわけだが、なんと、100名ほどの参加希望だと返事が来てしまった。

いやいや・・・・こんなに反響があるなんて。

担当年数と職員年数を回答してもらうと、ほとんどが担当者になって1，2年。職員歴は様々。新規採用も多いが、異動して初めて携わる業務だという職員も多くいました。しかし・・・そもそも100人なんて入れないのですよ。MAX80名と聞いている。2回に分けるか・・・いや、講師は2回も話すのや勘弁というし、そうだよね・・・
なので、PC2台で半数ずつ会議室を作成し、講師にマイクを2本持たせての研修となった。こんな話、IT関連企業の方なら、なんて原始的？って思うかもしれませんが、何しろうちの業界のPC及びネットワークはものすごく堅牢なセキュリティをかけているので、社内LANしか使えないのです。もちろんZOOMなどという優れものは使えない状況。
それでも、Skype会議をやることは管理職だけに限られていたのでが、しかも一般職員を対象とした研修がどれだけ望まれていたのかを痛感した。

ドタバタで始まった。

開始時刻に合わせてPCをセットする。ところがそこになWIFIがない！！
所属ごとにぽけっとWIFIが3台配備されているはずだからているはずだから、それを借りる。さて、登録用認証パスワードがわからない。
他の仕事をしている、職員を会議の途中だというのに呼び出して認証パスワードを教えてもらう・・・・これたいそうなことでした。
ようやく繋がったことを確認。研修用会議室をオープンさせたけれど開始時刻を10分すぎていた！！
その間に、参加希望者から「入れません」という問い合わせの電話が殺到していたらしい・・・・自分の職場にも迷惑をかけてしまった。
ようやくオープン出来て、音声の確認をしてとにかく「聞こえます」という回答をもらって、「では遅くなりましたが始めます。とにかく初めてなのでうまくできなくて申し訳ありません。」2台のPCにスライド画面にしてテキストを表示しながら講師が話し始める。

とりあえず、ほっとした。

たかが研修というけれど、講師を決めてテキストを用意する。日程を決めたら内容をオープンにして参加者を募る。参加者に招待メールを送る。その間参加者のリストを作成し、グループ分けをする。第2部ではグループ討議という形式。グループリーダーを探しお願いする。(ベテラン職員に頼み込む）
頼んだ方たちがみんなOKしてくれたので、なんとか第2部を実施できた。
それぞれのグループでやり方を工夫してくれたので、うまくいったらしい。
合計3時間の研修だった。反応は？勿論みんな喜んでくれたらしい。
「こんな研修をしてほしかった」という声を頂き、苦労のかいがあったと思った。

PC技術の問題だとは思うけれど、結局こういうことってやることを分散できないから一人で準備するしかない。
YouTubeにすれば？という声を頂いたけれど、私たちが使うPCではそれを閲覧できない。配信はできるけれど、見ることはできないのだ。セキュリティが厳しいので制約がかなりある。悶々としながらどうやってやるか・・・ずっと考えて準備したのだけれど、わからないことをやるというのはなかなか大変だったと思うだけだ。1台のPCにできる事が確認できれば、それぞれのPCで何をしてもらえばいいのかがわかった。あとは担当に任せても何とかなる。オンライン会議やオンライン飲み会、オンライン打ち合わせが当たり前になっていますが、自分で開催してみてこれも悪くないと思えた。参加するだけというのも楽しめるかもしれないが、自分で企画してやってみる。そこに人が集まって何か得てもらえる。そんなことも楽しめるのだ。

同様に、コロナ禍でさらに人とのつながりが希薄になった感があったと多くの若い職員から聞いた。誰にも相談できないし、誰に聞いていいのかもわからない。職場内OJTというのがあるけれど、他の所属ではどうしているんだろう・・・オンライン研修も人間関係の構築にも一役買えそうな気がする。

これからの研修事業計画はもっと自由になるかもしれない。それこそ手伝ってもらえる仲間を増やしていこうと思います。