ただ集まるだけじゃだけダメ 成功する３つの会議術
「行動は人生を変える」
おはようございます。ゼロです。
今回は会議のコツ 第３回
準備をしよう。そんな話です。
仕事で会議をしているけど、なんだかしっくりこない
そんな人にオススメです。
前回はこちら
前回とほとんど内容は同じ
定期的に言わないと忘れる
自分への戒めもこめて
もちろんstandFM文字起こし
音声はこちら
それではいってみよう！！
今日は久しぶりに仕事の話。
会議。会議の効率化の話をたまにしています。
ただ、忘れるのでまた今回も会議の話をしたいと思います。
大切なポイントは２つ
準備と議事録。準備は始まる前
議事録は終わった後。事前と事後に効率的効果的な行動をしましょう。
まず準備、どこまで行っても、会議は準備が大切。
何のために集まるのか
何を話しするのか
それを何を考えて集まるのか
それらはすごく大切。
要はアジェンダ共有できてますか？
それができてない会議が非常に多いです。
とはいえ、自分が主催の会議でも100%会議開始の２４時間前までにアジェンダ共有できてるのか？と問われると完璧ではありません。
なかなか難しいと思います。実際の会議では何を話す。決める。そのため何を準備しておく。それを事前に伝えておく。それが大切です。
話す。書くと当たり前のことですが、意外とできていません。
集まるときになって今日なんの話なの？そんな会議ありませんか？
誰が何の目的で集まって何をするのか
２４時間前までにアジェンダ共有しましょう。
議事録や会議の効果について
そして、議事録です。アジェンダがなくて準備がデタラメなのに議事録だけはしっかり書く。これ作るのにどれだけ時間かかったのかな？そんな議事録が出てきたり結構あります。
何回も書いています。議事録に「ふるさとを滅ぼされた」
それぐらい議事録については色々物申しています。
ただ、議事録読みます？本当に読みますか？
ほとんど読まない。そう考えると、議事録にあまりチカラを入れても効率が悪い。会議に出ている人は読まない。
会議に出ていないメンバーが読む。
その時に必要な情報は何か？
決まったこと。アクションプラン
何をどうするの？誰が何をするの？
会議での決定が実務におりてくる。
それだけの情報で十分です。
アクションプランが何か？
それが分かればまず良くないですか？
その決め方の過程が納得いきません。
そのアクションプランに納得いきません。
そう言ってひっくり返す。
会議内容に納得が行かなくてもそれを覆せる立場だったら会議に呼ばれてます。残念ですけど、実際組織はそういうもんです。
そこは気に入らなくても嫌でも納得いかなくても、それは関係ないです。
仕事です。それがあまりにも酷くパワハラでブラック企業な場合は、とっとと辞めて他へいきましょう。
話が逸れました。戻します。
議事録、そんなに力入れなくていい。
アクションプランが記載されていればそれでいい。
なのに、時間をかけて文字壁な議事録が作成されます。
けどその会議にはアジェンダがない。
順番がむちゃくちゃです。誰も準備してなくて適当に話してる。でも議事録をしっかり作る。そんなことをするから発言が長くなって会議が長くなって議事録も長くなります。
準備をしっかりして議事録も決まったことだけ記載しましょう。
アクションプラン・担当・期限
これだけで十分です。
定例会議の罠。
何曜日の何時に開催と決まっている会議。定例会議です。よくある内容は情報共有。アイデア出しや意思決定ではなくて情報共有のための会議です。
組織が大きくなると時間を作って情報共有しないと伝わらない。社内チャットとかメールでは誤解を生んだり流れたりします。
そのため情報共有する会議をしましょう。
そんな会議が増えてきます。
偉い人への情報共有が必要、そんな場面が増えてきます。
ただ、情報共有の定例会議で何が起きるか？その罠に気をつけましょう。
その会議を待たずに情報共有して意思決定できる機会があっても、定例会議があるから、その会議で伝えようと情報が後ろに倒れていく可能性があります。
いつも全く時間が取れない、話ができない。何とか時間を取るための定例会議であればいい。けど、実際はそうでもない。「週に1回しか意思決定できない」それだと遅くなってしまいます。
そのため、本当にその場でないといけない議題かどうか。
それは前提を確認し統一しておく必要があります。
定例会議ではなくても、2,3人の当事者同士で話をしたら簡単に前に進む話もあるかもしれません。それが会議のためにその日を待つ。そんなことが起きないように気をつけましょう。
まとめます。
大切なの2つ。いや、3つ。
アジェンダ、しっかり準備。２４時間前にアジェンダ共有して会議の準備を行いましょう。
2つは議事録に時間をかけすぎない。その議事録、読んでますか。内容は意味のあるものですか？意思決定、アクションプランが伝わればいい。
３つ目。定例会議。会議のせいで他の意思決定、行動が遅くなってないですか？会議で言えばいいやならないように。会議をしなくても実行できればそれに越したことはありません。
何より、定例会議のための会議をやる。ほんまに何の話？
とならないように気をつけましょう。
とはいえ、組織が大きすぎてコミュニケーションが取りづらいとか、伝わりにくい。そんな組織であれば、一見遠回りに見えてもその回り道こそ最速。そんな時もよくあります。
何でもかんでもなくす。そうならないように。
主体的に、やらされで参加した会議にならないように。
自分だけではなく１時間の会議に5人出たら5時間です。
そのコスト意識を持って会議に臨みたいと思います。
そんなこんなで今日もステキな一日になりそうですよね。
こんな偉そうなこと言ってます。会議を主催するときに、「あっ！？アジェンダ忘れてた！！」そんなヒドいことをヤラカシてます。それをなくせるように気をつけて準備をしましょう。
良い会議をして仕事を進めていきましょう。
それでは、今日も素敵な１日になりますように。
習慣化のコツ。ゼロでした。
じゃあね。
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