会議のコツ 議事録の書き方
「行動は人生を変える」
おはようございます。ゼロです。
今回は会議のコツ 第２回
議事録の書き方
議事録見直してますか？
私、正直、見てません。
見ても影響の輪ではなく関心の輪。
本当に必要なモノですか？
議事録を作る仕事。役割。
そうならないように気をつけて。
それではいってみよう！！
standFMの書き起こし
元の音声はこちら
議事録の手間と無駄
本日は、議事録の話。
今回は、第２回、いや、３回かな？
そもそもよく考えたら順番通りに読むことでもないのでは？
いやいや、もうやめろ。
この無駄話はやめろ。
というわけで議事録の話です。
議事録書いてますか？
議事録はアクションプランの記載に絞る
これ恐ろしいデータご存知ですか？
1時間の会議の議事録に1時間半。
その議事録は60%以上の人が読んでない
それ無駄です。
会議より長い議事録の作成時間。
それがほとんど読まれない。
慣例の議事録。
その必要性は何？
参加していない方が会議の記録やアクションを確認するために使います。
議事録がないと何を実行するのかわからない。
また、解釈がみんなバラバラで決定と違うアクションをして無茶苦茶になる。
それを避けるためも議事録は必要です。
ただ、想像以上に手間をかけて、想像以上に誰も見てないもの作っている。
そんなことは全員が不幸になります。
じゃあどうするの？
アクションプランを共有する。
誰が、いつまでに、何をする、
それが記載されていれば、ほぼOK。
アクションプランを記載する。
ただ、議事録を見て
「なんで？なんなんこれ？こんなんしたくないよ」
と決定の拒否や無視がないように納得できる決定プロセスも記載しておきましょう。
決定に拒否や無視、反論するのであれば、「そもそも会議に出ろ」というお話。
決定には従う。
これも根付いていることが重要です。
納得できずに文句を言う。
実は納得は必要ない。
ただ、それはまた別の話。
意思決定のプロセスがわかるようにゴールをを書きます。その課題を解決する方法、ゴールに到達する方法。その過程を記載。そして、アクションプラン。
これだけで議事録としては充分です。
アクションプランも当たり前ですが会議で決まります。
そのため、ホワイトボードなどの写真でOKとか、会議中に取るメモ。それをノーションやGoogleドキュメントで共有しているとそれでOK。
会議が終わるときに議事録もできている。
会議中にnotionのメモを画面共有して議論をすすめる。書き方がおかしくないかその場で確認しながら会議を進める。
すると会議の終わりに議事録は出席者には確認できているモノになる。
作成時間は会議の時間。
会議が終わってから必死にまとめるなんてことはなくなります。
ムダはかなり減ります。
書記のまとめ方と共有の仕方が大切になります。うまくできるとそのまま議事録になる。
ホワイトボードやシートならファシリテーターが書きながら進めるだけで最後に写真を撮るだけでいい。
ツールを活用しよう。
ホワイトボードもなく空中戦をしても分かりにくいだけ。
アナログの黒板やホワイトボードからデジタルツールなど組織やチームで使いやすいものを使おう。
うちは大体これ。
壁さえあればペタッと貼ってどこでもいける。
なにも書かずに空中戦はなるべく避けよう。
遅刻やトイレ、中座するとわからなくなるし少しおいていかれるとやる気もなくなる。
シンプルにしよう。
作業が大変＝良いもの
そんな勘違いをしてはいけない。
たまにありませんか？
発言録。
いまだにたまに見かけます。
とんでもない議事録。
The 発言録
出席者が話したことを全てそのまま書いています。
あれ読む人いるのかな？
ほんまに意味ない。
10分話すと書いたら1時間かかります。
このStandFM、5分です。
文字起こしたら。2500文字ぐらいです。
それを打ち込むと時間はどれほどですか？
※この記事の編集でも１時間かかります。
ツールを使って自動なら構いません。
聞いてパソコンで文字起こし。
やってられません。インタビューじゃないからね。
そして、その発言録はほぼ見られません。
AIで簡単に文字起こしできるツールもありますが、ぜひ読んでみなさいよと言いたい。
全く読めたモノではないです。
話し言葉と書き言葉が全く違うことを分かってないのでしょうか？
要約や構造化するチカラがないか？
編集で文字を削る判断力かもしれない。
手間をかけて発言録を丁寧に書く。
それは全く誰にも読まれません。
少し残念な結果ですね。
1時間の会議の発言録
2、3時間は確実にかかります。
ホントに無駄ですよね。
膨大な作業で良い仕事をしてる気になってしまう。
生産性が下がります。
もったいない。
作業興奮に陥らないように
作業が膨大でも良いものとは限らない。
良い議事録。
すぐアクションプランが共有できる。
パッと見てわかる。
シンプルでいいと思います。
どんな議事録を求めているのか？
議事録の意味。
それを確認して共有しておく。
出来上がってここまでしなくていいのに。
それはもったいない。
実際トライして生産性のあがる仕事をしましょう。
それでは、今日も素敵な１日になりますように。習慣化のコツ。ゼロでした。
じゃあね。
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