会議でパワポの作り込みは無駄　読めればメモ書きで十分

要約
・会議資料の作り込みはムダな上に会議を長くする
・PowerPointは便利だが弊害もある
・minmeetingを使えば手軽に資料の準備ができ、そのまま議事録にもなる

内容
こんにちは、会議効率化ツール「minmeeting」を開発している伊勢川です。この連載では、「minmeeting」を活用して会議を短く・創造的にするための使い方をご紹介します。

お客様との会議や経営者との会議など、重要な会議の前にはPowerPointなどで資料を作り込みたくなります。しかし、重要な会議であるならば、資料の読み合わせに時間を浪費すべきではなく、直接の対話に集中すべきです。

会社によっては会議資料の作り過ぎのムダを防ぐために資料はA4一枚までといったルールを設定しているところもありますが、これも十分ではありません。ルールの主旨を無視して、A4一枚にキレイに詰め込む職人技を磨いて、時間を浪費する人が後を立たないからです。それを防ぐために社内会議でのパワポを禁止する会社もあるくらいです。

PowerPointは非常に便利で表現力が豊かで汎用性の高いツールですが、会議資料にはオーバースペックで、注意して使わないと、資料づくりに時間を使いすぎてしまいます。アジェンダだけならテキストのメモ書きで十分なはずですが、フォントのインストールやサイズ選び、レイアウト調整、スライドマスターの設定やフッターのコピーライトの更新など余計なことに時間を奪われがちです。

会議資料はテキストだけで十分です。図解が必要な場合も手描きメモを写真に撮るくらいにとどめましょう。

minmeetingは会議準備を短くするために、アジェンダにはテキストしか入力できないようにしています。アジェンダを記入して、事前に招待URLをシェアすれば、過不足がないかを確認してもらうことができます。

面倒な設定は一切なく、レイアウトやフォントも自動で決まるため、いちいち余計なことを考える時間と手間が省略できます。

会議中の発言やホワイトボードの写真などははカードとして簡単に追加して整理できるため、そのまま議事録となります。

ここまでムダが省けるのは会議専用ツールならでは。ぜひminmeetingで資料の作り過ぎのムダをなくしましょう。

minmeetingのご案内

minmeetingは単にAIで議事録を自動作成するだけのツールではありません。アジェンダの共有・自動タイムキーパー・外部アプリとの連携などによって、会議を短くテンポよくします。感情分析によって会議の状況を可視化し、ひらめきやアイディアを言いやすい創造的な「場」づくりを支援します。

無駄な会議やダラダラとしたテンポの悪い会議は、チームのモチベーションを下げ、創造性を低下させます。minmeetingを使って、スピーディーな会議を実現し、創造的なチームを作りましょう。