オンライン×2時間でプロジェクト案をまとめる|MINDSDAY vol.2

5月某日、MINDS DAY vol.2を開催しました！
vol.2では2時間でプロジェクト立案をスタートできるようにすることをゴールにグループワークを実施。
今回もやったことや気付きをまとめていきたいと思います。

MINDSDAYとは

MINDS DAYとは、去る2月に発表した2020年度の主な活動の1つである「月一回の交流イベント」のこと。
vol.1に引き続き、準備～実施までフルリモートで推進しています。

MINDS DAY
既存業務から解放し”創造性”に向けた時間を確保すべく、MINDSメンバーが交流会やイベントを企画する日を作り人材交流や新しい働き方の知見を広める活動

Vol.2のゴール

キックオフの重点は「この場を楽しむこと」でしたが、今回は一歩進み、MINDSの活動の中心であるプロジェクトをスタートできるようにすること。

全メンバーが8つのチームに分かれ、アイデアのブラッシュアップ～プロジェクト立案書の作成までを体験するワークを行いました。
限られた時間でのワークのため、プロジェクトを起こすことではなくその企画をまとめるところまで、と刻んでいます。

やったこと

ワークやプロジェクトの進め方説明→グループワーク→共有
の3構成にて実施。

zoomと異なり会議リンクを移動する際は自身が移動先のURLをたたく必要がありますが、2回目ともなると皆さんTeams内での移動もかなりスムーズでした。

こちらがグループワークの流れです

当日に向けて行った4つの準備

１．事前アンケート

キックオフでも思い思いの希望を話してもらいましたが、
改めてMINDSで何をやりたいのか？
それはどんな課題感によるものか？を聴取。

近しい回答だけではなく、化学反応が生まれそうな興味のタネをくっつけてみるなどしながらグループ分けを行いました。

２．ワークシート

ワーク中に書き込みをするためのテンプレートシートをOneNote上に用意。他のグループやこれまでのメモなども見ることができます。
ホワイトボードツールなども増えてきているように、オンラインでのワークに共同編集のためのシートは欠かせません。

３．アイデア→プロジェクトに昇華させるテンプレート

全員がアイディエーションや企画書にまとめる作業に慣れているわけではないので、アイデアをプロジェクトにするための企画書テンプレートも用意しました。

テンプレートを統一することで、あとから見返すとか新たに見に行くときに参照しやすくすることなどもねらいの1つです。

テンプレート（簡易版）

４．プロジェクト発足後のルール策定

プロジェクト毎にコミュニケーション方法が変わってしまうと、順応することに最初の労力がかかってしまったり、あとから参照しにくくなってしまいます。
普段の活動では先に決めごとを作ることは少ないのですが、コミュニケーションの負荷で足踏みすることは望ましくないと考え、予めまとめることにしました。
※活動を縛るためのものではなく、やりやすくするためのルールです。

課題

色々と準備をして行いましたが、それでも運用面での課題やエラーはつきものでした。

OneNoteのタイムラグ
約60名が一斉アクセス・共同編集を試みるとやや重くなる。
→チャットにコメント、OneNoteには限られた人が反映、でとりあえず解決。

タブ切り替えができない
MINDSのコミュニケーションはTeamsのアプリ内で完結する代わりに、タブをいくつも開き切り替えながら作業が出来ないのが若干不便。

ゲストアカウントでTeamsをバリバリ使いこなす方法、
誰か教えてください！

グルーピングが違う
話してみたら課題感が異なり、議論に積極的に入れなかった。というメンバーがいました。
これはオフラインであれば運営メンバーに尋ねたり物理的に移動することもできたかもしれないですが、オンラインであるがゆえにそういった動きがしにくく、キャッチするのも難しいなと感じた課題です。

ワークの結果

グループワークの結果、今後のマイルストーンまで引いたチームやプロジェクト名からワクワクするチームなど、1時間で様々なアウトプットが出ました！

アクション案が似た場合は合同で行う、興味を持ったプロジェクト案に話を聞いてみるなど、徐々に活動が深化していく光も見えてきています。

※こちらは一例です。

また、運営メンバーが回収したアンケートによれば、オンラインでの活動が続く難しさはあれど前向きに活動に取り組めていることも分かりました。

フリーコメントではやはり以下のような質問や意見が多く見られました。
時間はかかっても、ぜひ対面での企画や対外イベントは行いたいと思っています！

Face to FaceのMINDSDAYは予定している？

飲み会などして仲良くなりたい！

最後に

5月末現在、首都圏での自粛の緩和が進みつつありますが
まだまだ予断を許さない日が続きます。

ウィズコロナ・アフターコロナ・ポストコロナ・ニューノーマルetc...に向けて今できることに邁進していきましょう！