完全リモートでキックオフとディスカッションをやった話｜MINDS DAY vol.1
オンラインMTGのTipsが至るところで発信されている今日この頃。
MINDSでは2020年度1回目のMINDS DAYとして、キックオフMTGをオンラインにて実施しました！
今回はその設計時に意識していたこと、やってみて分かったことなどをまとめてみたいと思います。
MINDS DAY とは
MINDS DAYとは、去る2月に発表した2020年度の主な活動の1つである「月一回の交流イベント」のこと。
4月は昨年度からジョインするメンバーが企画・運営のコアメンバーとなりキックオフを行った次第です。
MINDS DAY
既存業務から解放し”創造性”に向けた時間を確保すべく、MINDSメンバーが交流会やイベントを企画する日を作り人材交流や新しい働き方の知見を広める活動
準備～実施までフルリモート
・当日は全員自宅からオンライン参加（総勢およそ50名！）。
・コアメンバーによる事前準備もすべてオンライン。
事前準備は、マイクロソフトメンバーがTeams、Onenoteといったツールを駆使した会議の運用設計、電通デジタルメンバーがアイディエーションや論点整理と、リソースをフル活用して行いました。
慣れていてよかった
こんなことを言っては元も子もないですが、今回企画設計をしたメンバーたちは昨年度のMINDS活動や普段の業務を通じてオンラインでの推進に慣れていました。
「ここに資料あげときました（フォルダリンク）」
「OK、見ておきます」
「議題が変わるのでこっちで話しましょう」
「（いいねボタン）」
と、会話と変わらないペース・温度感で進められる土台があったから、
オンラインでの準備が進められたのかもしれません。
オンラインMTGに限らず、環境の変化というのは順応できるようになるまでがちょっとストレスであり、逆に順応できるようになると何も感じなくなるものではないでしょうか。
今回は「慣れててよかったな…慣れって大事だな…」と心の底から思いました。（会社がどう、ではなく中の人の私見です）
先にグループワーク
この日の最大の目的は
新たに加わったメンバーに楽しんでもらうこと。
⇒1対Nになってしまう一方向的なインプットの時間を極力減らし、
メンバー自身が考え、発言できる時間が多くなるよう設計をしました。
はじめから6つのグループに分かれてスタート。
活動全般についての共有はこのグループでざっくりと。
メンバーの自己紹介、ディスカッションをじっくりと。
全体ワークでは
各グループで話したことの共有や今後の流れのほか、
最後にTeams活用に関するミニ講座も行いました。
事前準備が大切
ここからが本題です。（長い前置きでした）
キックオフもオンラインでやろう。
そう決めるのは簡単（いや、簡単ではなかった）ですが、
運営チームでの準備はこれまで以上に時間をかけました。
コロナ禍でのオンライン授業にいち早く対応した立教大学の中原教授も、
オンラインは準備が7割、とおっしゃっています。
準備については4つのポイントをご紹介します。
１、目的を明確にする
いきなり釈迦に説法ですが、まずは目的がうやむやになってはいけません。
上にも書いているように、今回の1番の目的は新たに加わったメンバーに楽しんでもらうこと。
この目的がまず明確になったからこそ、楽しむとは⇒能動的に参加できるとよいのではないか⇒発言できる時間を増やそう、どんなことを話してもらうとよいだろうか、とブレることなく設計を進めることができました。
２、事前のウォームアップ
全メンバーにキックオフまでに自己紹介シートの作成を依頼。
当日はそれをもとに話してもらいました。
ねらいは2つ。
(1) オンラインでも“心理的安全性”を確立する
対面・集合形式であれば隣の人と挨拶をしてみたり、名刺交換をしながら会話をしてみたりと雑談を通じて緊張をほぐすことができた。
それがオンラインになったとたん、なんとなく受け身に、とりあえず接続して話を聞くだけになってしまっては待っている時間も参加している時間ももったいない限りです。
はじめましてだからこそ、自分のことを話せる/同じコミュニティに集まった人の人となりが一枚の絵として見えることが必要だと考えました。
(2) 思考やモチベーションを止めない
コロナウイルスの影響で、MINDSの2020年度スタートも遅れがありました。だからといって考えることやそもそものモチベーションまでストップしてしまうのももったいない。
「どんなことをやりたいか」「どんなことがやれそうか」をひとりひとりが考えておくこと。そしてそれを書き起こしておくこと。
この作業がウォームアップになることを企図し、メンバーの皆さんに事前準備のご協力をお願いしました。
３、アジェンダを事前展開
※いやいや当たり前でしょ、と思われる方はここはスルーして下さい。
グループワーク→全体ワークというあまり慣れ親しみのない形式であること、新しく運営に携わるメンバーとまだまだ密なコミュニケーションが取れていないことなど、不安は山積みでした。
だからこそ当日の流れ、時間配分含め見せられるものはすべて展開し、（あわよくばサポートをもらうことで）MINDS DAYに対し受け身な状態を少しでも減らせるよう努めました。
（まだまだ足りていなかったかもしれません。運営メンバーも日々トライ＆エラー中です）
４、密を避ける
※ふざけているわけではなく結果としてこの表現になったことをお許しください。
”メンバー自身の発言に重きを置く”にあたりこんなことも考えていました。
・いきなり知らない人50人の前で発言するよりも、片手で数えられるくらいの人数規模の方が発言やディスカッションがしやすいのではなないか。
・一度安心してもらってから全員集合した方がより発言しやすくなるのではないか。
Zoomでは「ブレークアウトルーム」という小分けの部屋を作りホストの招待により別々の部屋でディスカッションをする機能を使っている方もいらっしゃるかと思います。
Teamsにはたまたまその機能がなくほかのやり方を試行錯誤した結果、
はじめから小グループに分かれて入ってもらい、インプット・ディスカッションも少人数で進める。＝密を避ける。という形に着地しました。
全員集合時のディスカッションも非常に盛り上がり（後述）、密を避ける戦略は大成功だったと感じています。
※ツールのチェックは入念に※
・ブレークアウトルームに代わる機能はないか？
・ない場合、どのようにして2つ以上の部屋を移動するか？
・Teamsのリンクを複数発行し、2つ以上の会議にアクセス/会議途中に移動したら画面にはどう映るのか？
といったことを運営チームで確認しながらツールの利用について決めていきました。うまく動作しなくなり沈黙が生まれるというのはかなり地獄です。
チャットはマストアイテム
これはやってみて感じたことの1つ。
オンライン会議はアイコンタクトができなかったり意見を入れるタイミングが難しいものですが、今回はチャットが大活躍しました！！
1人が発言しているときに、他の人たちはチャットで「それ同意。自分もこんな課題感を感じてる」「うちの会社はこうやってクリアしてます」と思い思いのタイミングで発信をしてくれるので、ディスカッションは非常に活発なものに！
▼こちらは全員ワーク時の一部です
多くの企業でチャットツールの導入が進み、皆さんもなんとなく慣れているからなのか？
はたまたミレニアル世代としていち早く順応している方が多かったのか？
要因は様々かと思いますが、運営チームとしては今後の活動に期待が高まる瞬間でした！
まとめ｜最後の決め手は「やりきる」
MINDSは昨年度から9割の会議がオンライン開催でした。
ただしそれはすでに知っている人たちとの会議。
今回やろうとしていることは、知っている人同士ではない、社内の人だけでもない、セミナーや研修ともまた違う。
接続が悪くなるかも、全く発言されないかも、大コケしてしまうかも、どこかの会社さんがエラーになってしまうかもetc…
運営チームは最後まで不安な気持ちでいっぱいでしたが、とにかく腹をくくり各々のグループに散りました。
無事にやりきり、盛り上がり方を見てもまずは成功だったのではないかと思っています。
チャットに載ったアイデアのうちいくつかは、もう実施に向けての整理も進んでいます。キックオフに前向きに参加し盛り上げてくれたメンバーの皆さんにはとても感謝しています！
手探りの日々が続いていきますが、引き続き頑張っていきましょう。
この記事が気に入ったらサポートをしてみませんか？