＼社内初のZoom総会！／60人を7時間飽きさせず、最高の総会にするには？

少しずつ涼しくなり、秋の訪れを感じられるようになってきました。
8月が決算月となるマインドフリーでは、毎年この時期になるとメンバー全員で集まって事業成果の振り返りや今後の方針などを話し合う「メンバー総会」を開いています。

朝から夕方まで全員で会場に集まって会社のことを考えるのですが、いつもと違う環境で過ごすこの総会は社内でも非常に重要なイベントのひとつで、皆で｢こんな仕事ができた！｣｢来期はもっとこんなことがしたい！｣と話していると自然とワクワクする気持ちや、やる気が満ちてきます。

ですが今年はコロナ禍の影響で全員で一か所に集まることができない状態に。リモート通話という物理的な距離がある状態でどうやって皆の一体感をつくるかが大きな課題となり、そもそもの総会の在り方から見直す必要がありました。
今回はそんな「メンバー総会」にまつわる試行錯誤と、最終的にとても盛り上がった企画/アイデアについてお届けいたします(*^^*)

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1. メンバー総会の目的を明確化する

今回企画を考えるにあたって、まず企画運営メンバーの間では「リモートでも楽しめる面白い企画をつくろう！」「いや防護服を着れば一箇所に集まってやれるかも」｢全員仮面をつけて、映画館を貸し切ってやってみたい！｣など思い思いのアイデアが飛び交いました(笑)。
ですが途中でそもそも何のために総会をやるのか、その軸はオフラインでもオンラインでも変わらないはずだと思い直し、メンバー総会の目的を明確化することに。

その中ではさまざまなキーワードが登場しましたが、全員一致でまとまったのが『メンバー全員でつくる総会であることが重要』という意見でした。一部のメンバーだけが会社のことを考えるのではなく、全員で熱量を持って未来について考えることに意味があると考えたためです。

そのため今回の総会では少し先の未来を見据えて、MindFreeはこれからの未来をどう創っていくべきか？その中で自分自身は何をしたいか・どんな能力を身につけるのか？など全員で過去を振り返り、未来を考え、一緒に新しいMindFreeをつくっていく参加型の1日にすることを決めました。

2. 社内初のZoom総会！どうすれば飽きさせず、意味のある時間をつくれるか？

リモートで目的を達成できる方法があれば、集まらなくても総会は成功させられるはず。
テーマ決定後、そんな想いでZoomでの開催を決めたものの、ビデオ通話は物理的な距離がある分どうしても一体感が薄まりがち。特に60人規模で7時間以上にも及ぶ会議をするとなると、おそらく途中でこっそり自分の仕事をし始めるメンバーがでてきたり、飽きて集中が切れるメンバー、さぼるメンバーが出てきます(笑)。
ですがテーマは「メンバー全員でつくる総会」。
1人ひとりにとって意味のある特別な1日にしたいという気持ちがありました。

そこで全員の熱量を高め続けるために実施したのが以下の4つの施策です。

①各部署の実績発表は最大7分まで！
　より長期的な視野で会社のことを考えられる企画に時間をつかう
②リモートならではのおそろいのバーチャル背景で一体感ＵＰ！
③常に双方向にコミュニケーションが取れる仕掛けを用意する
④ともに働くメンバーの想いに触れる

①各部署の実績発表は最大7分まで！
　より長期的な視野で会社のことを考えられる企画に時間をつかう
今までのメンバー総会では、各部署が直近半年間の実績を振り返り、来期の目標を発表するのが主な内容でした。そのため各部署の持ち時間はたっぷり30分ほどあり、総会直前には各部署長が頑張って資料を仕上げている姿が恒例となっていました(笑)。

ですが今回は総会の構成を大きく変更。各部署の実績発表をなんと7分にまで短縮し、スライド数枚で本当に重要なことだけを発表してもらう形式に。その分、会社の未来を考えるために重要な「マインドフリーの15年間の歴史を振り返るコンテンツ」や、「部署ごとにグループワークを行い、皆でこれからのマインドフリーについて考え、発表し合う」ことに時間を使いました。

△今回の総会では大きく会社の部署構成を変える新体制も発表されました。後半のグループワークでは1人ひとりが新体制でどんなことをしたい＆すべきかを話し合いました。

△当日は発表者と運営メンバーのみ出社。カメラで姿を投影しながらプレゼンしました。

②リモート開催ならではのおそろいのバーチャル背景で一体感ＵＰ！
また、リモート開催ならではのこともしたいねということで、メンバー60人でお揃いのバーチャル背景も制作。当日までに各々でフリースペースに自由に意気込みを記入し、当日に備えました。

△背景のイメージはTEDの視聴者席とのこと。

△全員で同じ背景を設定するとなかなか圧巻！これは全員でMindFreeの「Ｍ」のポーズをとっているところです笑

③常に双方向にコミュニケーションが取れる仕掛けを用意する
さらに追加の仕掛けとして、発表者と視聴者が常に双方向のコミュニケーションを取れる仕組みを導入しました。
最初はZoomのチャット機能を使う案もあったのですが、それだとあまり盛り上がらないかなと考え「コメントスクリーン（ https://commentscreen.com/ ）」という無料サービスを導入。これはコメントを打ち込むとニコニコ動画のように画面に重なって流れてくるというものなのですが、絵文字のリアクションを送れたり、流れてくるチャットにリアルタイムに発表者が反応したりとかなりインタラクティブに盛り上がりました。

△マインドフリーを卒業してしまうメンバーを惜しむ声で埋まる画面。このようにコメントや絵文字が飛び交い、かなりライブ感があります。

△「総務のみなさんいつもありがとうございます」など、普段なかなか言えない感謝の言葉も。とても面白いサービスでまた何かで利用したいです！

△途中で、マインドフリーを卒業したメンバーやパートナーさん・クライアントの皆さまからのメッセージ動画も！メンバーのコメントも大盛り上がりでした。

④ともに働くメンバーの想いに触れる
総会のラストには10分を超える動画を公開１
事前に全メンバーに「自分の過去を振り返って”最高に楽しかった”と思う瞬間の写真」と「これからやっていきたいこと」を尋ね、1本の動画としました。

1人ひとりの価値観がわかるような言葉の数々に、たくさんの共感や「♥」のリアクションが飛び交いとても素敵な時間に！改めてみんなで未来に想いを馳せる瞬間となりました。

3. まとめ

最初はリモート開催でどうなるかと不安だったメンバー総会でしたが、とても楽しく、みんなで前向きに未来について考えられる時間になったのではと思います。
代表取締役のダニエルからは『正解を求めるのではなく、問題解決できれば良し。本質的な自分が｢ありたい姿｣｢やりたいこと｣を｢やる・なる｣だけ』というメッセージがあり、改めてこの環境で精一杯皆と試行錯誤していきたいという気持ちが高まった1日でした。

最後に、今回のメンバー総会では大きくマインドフリーの事業体制が変更され、取締役も新しいメンバーが就任することになりました。
こちらについては次回のブログ記事にて詳しくご紹介予定ですのでぜひこちらもご覧ください。

改めて、総会にあたりメッセージ動画をお送りくださった皆さまや、普段共にお仕事をさせていただいているクライアント・パートナーの方々、ご支援いただいている皆さまに感謝を込めて。
未来は自分たちで作っていくこと、コロナに負けずに、新しいチャレンジに今期も引き続き取り組んでまいります。

これからもどうぞよろしくお願いいたします。
Thank you & have a Lovely day！