突然未来がやって来たーテレワーク導入時に整える3つのことー
在宅ワークが始まって2週間ぐらいで、「在宅ワークの難しさに直面している…」という方も多いのではないかなと思い、今回は在宅ワークが機能する方法を中心に、書きたいと思います。
少しでも参考になる部分あれば、幸いです。
在宅ワークの捉え方の変化
当初は
「会社行かなくていいなんて、最高！」
「自由な時間の確保ができる！」
「通勤電車からの解放！」
何なら
「サボれる～！」
と思っていた人たちも
いよいよ
「テレワークで何の業務をしたらいいのか分からない」
「関係者への指示の出し方が難しい」
「コミュニケーション不足で揉める」
「どこにファイルがあるか分からない」
「些細なことを聞くのは憚られる」
「オンライン会議で発言しない人が顕著」
「どう評価したら良いのか分からない」
「サボってない？と疑ってしまう」
「トラブル発生中なのに連絡が取れない」
「即レスしないと『仕事してない』って思われそう」
「子どもがずっと隣にいて仕事ができない」
「切り替え時間が取れずにランチ抜いてた」
「気づいたら、夜中の0時越えてる」
「全然身体動かしてない」
「めっちゃ孤独」
「太った」
・・・とまぁ、挙げだしたらキリがないぐらい
在宅ワークの難しさに直面した
という方、多いのではないでしょうか？
そりゃそうですよね。。
ドラえもんのような世界がいきなり来ちゃったようなものですから。
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家族みんなで朝ご飯たべて、家でパソコンに向かって会議して、昼前ぐらいに散歩して、カフェで続きの仕事して、家帰って家族で夜ご飯作って食べて、その後、家族で映画を観て、スマホで仕事をちょこちょこっと片付けて、寝る。
今月末は、バリ島へ旅行しながら、仕事をする。
来月は、実家の北海道で、仕事をする。
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もはや、オフィスに出勤をしていた人たちからすると、場所や時間に捉われない働き方ということは、「夢のまた夢の世界」と思われていたのではないでしょうか。
ただ、コロナの影響で、この半ば強制的に在宅ワークがスタート。
むしろ、オリンピックや5Gぐらいだったら、ここまで多くの企業が、テレワークを導入するように動かなかっただろうと思います。
在宅ワークが性に合っている人と難しい人の差が出始め、企業として整えるべきものがものすごくたくさんあり、今、経営者、情シス、人事の方は、忙殺されているのではないかな、、、と懸念しています。
在宅ワークが機能するために整えるべき3つのこと
① 制度設計：人事制度、セキュリティ等のベースとして整えること
② 業務仕分け：オン/オフ✖コア/ノンコアの業務仕分け←これが大事‼
③ 組織活性：オンラインマネジメント、コミュニケーション設計
テレワークのためのITシステムやツールを導入することは簡単です。（いやいや、ツール導入だけでも大変ですから！って怒られそうですが…）
ただ、大事なのは、システムやツールを導入した後、うまく運用できるか？ということ。
最近では、「4月に新人が入社したが、どうオンラインでマネジメントしたらよいだろうか？」「昨日から、とりあえず在宅ワークを取り入れたが、これから先、何が起こるだろうか？」というご相談を多くいただきます。
① 制度設計：人事制度、セキュリティ等のベースとして整えること
人事の出番です。これまでの採用/評価/育成のスキームがそのままそっくり当てはまる、ということが難しい。前年踏襲というわけにはいきません。したがって、この在宅ワークでは、組織単位で、改めて人事周りの整えるべきものを洗い出し、再設計する必要があります。
② 業務仕分け：オン/オフ✖コア/ノンコアの業務仕分け←これが大事‼
これがとても重要です。今まで当たり前にオフィス出社していた方からすると、「何がオフィスじゃないとできなくて、何は在宅でできるのか？」ということが明確に分けられずに、苦労されている、というお話を聞きます。コツは、「前提をテレワークに全て移行する」という考え方を持つこと。その中で、これは「オフィスじゃないと出来ないもの」をピックアップしていく、という考え方にすると良いです。そうすると、案外、ほとんどの業務が在宅でできるじゃん！となり、オフィス行かなきゃいけないものは「郵便物の受け取り、ハンコ押しのみ」となります（笑）
③ 組織活性：オンラインマネジメント、コミュニケーション設計
「サボるんじゃないの～？」とよく言われますが、逆です。もちろん、サボる人はサボりますが、それはオフィスでネットサーフィンしてる人も一緒です。むしろ、「働きすぎてしまう」という危険性をどう回避するか？ということの方が重要です。
あと、コミュニケーションの大半がテキストコミュニケーションになるので、その方法こそとても重要です。「了解」という一言でも、「了解だよー！」とか「了解！ありがとう！」とか、少し工夫するだけで、受け取った時の印象が全然違います。相手が受け取った時にどう思うかな？という配慮は大事にしています。
更には、メンタル管理や体調管理。隣に居たら、「あれ？元気ないな」と分かるものが、在宅になると、丸っきり分かりません。したがって、コミュニケーションの質よりも【頻度の設計】が必要です。特に、若手が多い部署ほど、いつ、どのタイミングで、誰が、どんなコミュニケーションをするか？という設計が肝です。
雑談はとっても大事。私が勤務するニットでは、zoomで繋いで、週１回のオンライン雑談会、月１回のオンライン飲み会をやっています。チャットのお部屋にも、雑談だけをする部屋があります。そういう何でもないことを話すことで、心理的安全性を担保できます。
私たちはこれまで、5年に渡ってテレワークを前提に事業をスタートさせ、現在では400人のテレワーカーの人たちと運営しています。だからこそ、テレワークの素晴らしさも難しさも、どちらも身に染みて感じています。
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