事業継続緊急対策(テレワーク)助成金を活用して導入したいツール3選！！
東京都は3月6日、新型コロナウイルス感染症等の拡大防止対策として、都内企業のテレワーク環境整備を支援する助成金の募集を開始した。この助成金は都内中堅・中小企業に対し、テレワークの導入に必要な機器やソフトウエアなどの経費を助成するものだ。そして気になる助成対象だが、「機器等の購入費」「機器の設置・設定費」「保守委託等の業務委託料」「導入機器等の導入時運用サポート費」「機器のリース料」「クラウドサービス等ツール利用料」などがあり、助成限度額は250万円。そしてなんと助成率は100％というからこれには驚いた。
弊社もテレワークをしていて、テレワークには様々なメリットを感じている。またその中で、各種クラウドサービスの活用があるからこそ、テレワークが機能しているという体感もある。今回は、通常なら課金をするのがどうしても後回しになってしまうようなツールを3つ紹介しようと思う。この機会に導入の検討をしてみてもいいのではないだろうか？
①タスク管理ツール【asana】
まずご紹介するのは、タスク管理ツールのasanaだ。タスク管理ツールといえば、Trelloやjotoなど様々なサービスが存在するが、今のイチオシはこのasanaだ。無料プランから利用することも可能だが、有料プランの機能が本当に素晴らしい。いくつか紹介していこう。
タイムライン機能
この機能はシンプルにいうと、タスクの依存関係をつけることができる機能だ。例えば、タスクAを実行するためには、タスクBが完了してからでないと着手できないという時に、タスクAをタスクBの依存タスクとすることが出来るのだ。他のツールだと、サブタスクといった形になったりするケースが多いが、asanaではサブタスクという機能と依存機能を別物としており、視覚的にも管理的にも非常に実行しやすくなっている。
オートメーション機能
この機能は"ルール"を設定、自動実行してくれる機能だ。例えば、タスクのステータスを特定の状態にすると、タスクに完了マークをつけるといったものだ。地味に操作工数の削減や、漏れがなくなるので地味に便利な機能だ。
ワークロード機能
チームメンバーの仕事量を 1 か所で調整しプロジェクトの人員配置を適切に保つことができる機能だ。時間や点数によって算出されているので、特別何か細かい設定をしなくても使える。
他にも魅力的な機能はあるが、2週間のお試し期間が設けられているので、是非一度体験して見てほしい。
②世界で最も有名なiPaaS【Zapier】
Zapierは弊社にとっても無くてはならないサービスだ。様々なサービスを連携し、作業を自動化してくれる。またコードを書く必要がないので、非エンジニアでも簡単に設定することが出来ることも大きな魅力だ。
こちらのサービスも無料プランで利用することもできるが、やはりこちらも有料化をおすすめしたい。無料プランと有料プランの大きな違いとして、作成できる自動化の数と、月毎に実行できる作業の数がある。もちろん無料で十分な場合もあるが、もう一つ魅力的なのが、マルチステップザップと言われる3つ以上の作業を連結して行う機能だ。例えば、①フォームから送られてきた情報のメールアドレスを、②CRMで検索して、一致するものがあれば終了、無い場合は③CRMに新規連絡先を作成。といったようなことが可能となる。連携サービスも2,000以上ととても素晴らしいサービスなので、こちらも是非無料プランで試してみてほしい。
③電話受付代行サービス【fondesk】
2020年3月18日追記:こちらのサービスは今回の助成金の対象にはならない可能性がございます。
このサービスは非常にシンプルかつクリティカルなサービスだと個人的に思っていて、好きなサービスでも上位に入る。サービスとしては、【オフィスや事務所の電話を代行して、チャットやメールでお知らせするサービス】だ。
テレワークで固定電話にかかってきた電話を携帯電話に転送している企業も多いだろうが、こちらのサービスであればいわゆる電話番を置く必要がなくなる。なんて素晴らしいサービスなのだろうか。。。決して回し者ではないです（笑）
まとめ
今回は3つの領域の異なるサービスを紹介してきたが、如何でしたでしょうか？今回の助成金、PCなどハードの項目は割とすぐに思い浮かぶかと思いますが、こういったクラウドサービスは意外にパッと思い浮かばないかと思います。様々な素晴らしいサービス、ツールが出ているのでこの機会に導入を検討してみては如何でしょうか？
株式会社Mer(メル)では各企業の業種業態、事業内容に応じて、全体最適と運用フェーズを策定し、まずはランニングコストを極限まで抑えながら運用に乗せるところを重視した各種ツールの構築支援を行っています。まずはお気軽にご相談頂ければ幸いです。
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