問題意識を共有する会 episode 15 バックオフィス担当編 - 総務のリアルとこれからのオフィスの話。
2020年5月27日、これまで14回開催した「問題意識を共有する会」初のオンラインでの開催を行いました。今回の役割もイベントの設計と当日の（ゆるい）ファシリテーター。
共同主宰：高崎 健太郎、柏木 誠 / 良い問いを創る。yoitoi.com
会場：オンライン
参加メンバーは、現バックオフィス担当、および過去バックオフィス担当、広報担当などで私も含めて7名。（バックオフィス経験が無い参加者は私だけかも。）
イベント背景（主宰側の仮説）
「バックオフィス」は変化の少ない定常業務を確実に推進することが求められていました。月単位、年単位での定常業務を行う。または、定期的では無いけれど決まった業務フローがある。
しかし「コロナ」により職場環境が劇的に変化しました。
例えばテレワーク対応、皆さんどうしていますか？無理難題言われませんでしたか？「マスクを何が何でも大量に確保せよ。」とか。
今回はそんな「バックオフィス担当」が集まり問題意識を共有する会。
コロナ時代の「バックオフィス」のリアルな問題を語りあう。
対話することで「バックオフィス」の問題意識を共有していく。
そして問題意識の解像度を上げていく。
タイムスケジュール
19:20 zoom受付開始
19:30 スタート（主催者から挨拶 / 問題意識を共有する会の説明）
19:35 アイスブレイク・参加メンバー自己紹介
19:40 問題意識を共有（googleドキュメントで共有）
20:10 まとめと振り返り
20:20 クロージング（全体で雑談）
20:30 終了
20:50 最大延長時間
問題意識ピックアップ
今後のオフィスはどうなるのか？バックオフィススタッフの視点から問題意識の解像度を上げる。
オフィスはどうなる？
・オフィスが残るところと残らないところはある。
・パフォーマンスを出すためにオフィスが必要であれば出社するという意識になるだろう。
・社員全員分は要らないのは分かっている（参加者の共通認識）
・「どちらかにする」よりは、「どちらも選べる」がいいのではないか
・オフィスの形が固定じゃなくシェアで良くなるのではないか
バックオフィスのリアル（参加メンバーのリアル）
・総務：郵便などは動いているので、それを受け取り社員の机に配る仕事がある。重要な書類が来ていて、長い間放置されていたら連絡する必要もある。殆ど人がいないオフィスでも環境を維持するため仕事はある。わかりやすいのはゴミや冷蔵庫の対応だ。
その他のバックオフィスの話
・主に出ているのは経理、人事、ITヘルプ
・経理：毎月の経理処理と書類対応のため
・ITヘルプ：PC環境を整える作業がある。リモートワーク社員の問合せ対応。ディスプレイやWebカメラを必要に応じて社員に発送
・人事：リモートワーク社員の対応
総務の仕事の理解
総務の仕事は2つの軸ある。
１、オフィスの環境維持
空気がちゃんとしているか（二酸化炭素が多くないか）、共用部分に異常がないか、契約関係の対応もある。席替えやオフィスの備品、オフィス移転なども。
２、社員向けの福利厚生サービス
福利厚生設備（カフェとか）、郵便対応、備品管理など。
会社によって振り幅が最も広いのが総務。
色々とやっている、会社によっては決算処理や帳簿処理も入ったりする。
総務は「変化の少ない定常業務を確実に推進することが求められる」だけではない。定常業務ではないプロジェクトワークも多い。プロジェクトワークに柔軟に対応できることも重要なスキル。
総務の視点から、これからのオフィスと働き方の問題意識の解像度を上げる。
オフィスの環境を維持するメンバー（総務）から問題意識の解像度をあげる。
総務視点でのポストコロナ時代の問題意識
・出社しない社員への福利厚生はどうなるのか？
・社員がいないオフィスを見守るのも今の仕事だが、それは今後どういった意味があるのか？
・「オン・オフの切り替え」が「オフィス機能」の要素ではないか？
・例えばオフィスが点在する可能性もある（都心の一極集中ではなく分散するのではないか？）これを総務はコントロールできるのか？
対話は続く
これからの働き方の話は巷で、沢山ありますよね。主に「箱と話」と「スタッフ側」の話。
ここに実際にオフィスを運営している、社員にサービスを提供している「総務」という視点から、これからの「オフィスと働き方を考える」と、色々と気付きが得られそうだ。
また参加してくれた現役総務メンバーから「総務系のお仕事は、普段どんな事をしていますかと、各会社の総務の方にお聞きするとみんな違う答えが返って来ると思います。」という話もある。
「バックオフィス担当の問題意識を共有する会」引き続き、探求していきたいテーマではある。
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「〇〇の問題意識を共有する会」について
「問題意識を共有する会」運営：良い問いを創る。yoitoi.com
アレとソレを組合せてみたらコノ課題を解決できるソリューションができるよね？と言うパズルをやるような思考回路です。サポートして頂いた費用は、プロジェクト関連の書籍購入やセミナー参加の資金にします。