【解説】PTA・保護者会をできるだけオンライン化する方法～幼稚園・小学校編
こんにちは。小学校が休校となり、白目をむいているところです。今回は、2022年度最新版として、幼稚園・小学校で保護者が取り組むものごとについて、「どの部分をオンライン化(デジタル)できるか」「集まらないで、何ができるか」を考え、それらを行えるツール・サービスの情報をまとめました。
【１】会議ツール
まずは、PTA会議・クラスの保護者会を（適宜）オンライン化してしまいましょう。会って話しやすいこともありますが、風邪が流行している、忙しい人が多い場合など、オンラインで会議すれば、幼稚園や学校に行く時間を省けます。
便利なのは、「オンラインミーティング」のツールです。SkypeやLINEのグループ通話・テレビ通話のようなもので、ホワイトボードやアンケートの機能を持つものもあります。
▼おすすめの会議ツール
【２】日程調整ツール
会議を開催するためには、日程調整が必要です。ツールに慣れていただく（心構えをしてもらう）ためにも、早めの調整がおすすめです。すでに日時確定している場合は、Zoomの場合は、招待リンクを送信しておきましょう。
▼おすすめの日程調整ツール
【３】アンケート収集ツール
前述のおすすめにも登場した「Googleフォーム」のように、アンケートフォームを用意すれば、スムーズな回答収集が可能です。
もしも「手書きの用紙を回収したい」という場合は、Dropboxへファイルを各自で保存してもらったり、Googleフォームのアンケートに添付して提出してもらうようにするのも一案です。（それも難しいという場合は、いったんLINEなどでファイルを受け取らないといけません‥）
▼おすすめのアンケート収集ツール
【４】デザインツール
「プリントをいい感じに仕上げたい」「展示物に沿えるイラストが欲しい」というとき、デザインスキルのある方に依頼する前に、ぜひ下記のツールを触ってみてください。フリーイラストを使えるだけでなく、サイズを調整して、直接プリント類を作成することも可能です。
卒業アルバムや文集などを自主製作する際にも使える、非常にお気に入りのツールです。PDFとして保存すれば、紙の印刷も不要です！
▼おすすめのデザインツール
ちょっとした加工をしたい（勉強したい）という場合は、このようなソフトもあります。Canvaは豊富なテンプレートがそろっているため、デザイン初心者に大変おすすめです。Photopeaなら、専門的なツールで行う機能をオンライン上で使用することが可能です。
【５】色紙制作ツール
色紙を先生や、転園・転校する方に贈りたいというとき、コロナ禍では紙を配布したりするタイミングも難しく、準備のために誰かに負担がかかることは少なくありません。そのようなときには、オンライン完結で色紙を作成できるツールがおすすめです。懸念事項として予算があげられますが、それでも人手を考えると、気軽で作りやすいと思います。
▼おすすめの色紙制作ツール
何度か利用したことがあるのは、yosettiです。園での利用の場合、写真を添付したり、子どもと一緒にスタンプを押すこともできました。また、有料で色紙の製作（梱包あり）も可能なので、手渡しすることも可能です。
また、mesecaはプレゼントを添えられるので、お祝い関係にも良さそうです。Yosegakkiは、安価で先生に渡しやすいデザインがそろっています。
【６】文書作成ツール
数年～数十年つづく組織・団体の場合、手書きメモ、過去の印刷物、そして現在進行形で作成しているドキュメントなど、資料の形式がバラバラ、手書きのものも重複ファイルも混在している…という状況になりがちです。
資料が残っているならまだしも、最終奥義のように口伝のみ……ということも少なくありません。そのような資料を統一したい、まとめたい、という場合はスキャナー機能や資料の統合ツールが便利です。
▼おすすめのツール
I LOVE PDFは、各種ファイルのPDFへの変換や、PDFの分割・統合などの機能を多種そろえている、大変便利なサイトです。
CamScanner・Evernoteは、どちらも文書を撮影して、文字を認識する機能が優れていますが、有料プランとなります。ただし、スキャンしてPDFとして保管する、画像をひとまとめにする際には無料プランでも十分です。
おわりに
過去に自宅待機などが始まった時期に書いたnoteがこちら▼
非常にありがたいことに、わたしの書いたnoteの中で、最も読んでいただいた記事となっています。（嬉しいです！）
今回は、2022年度最新版として、「どの部分をオンライン化できるか」「集まらないで、何ができるか」を中心に情報をまとめました。
わたし自身が活用したもの、導入すればいいな〜と思っているものを載せました。そのため、部分的にでも取り入れやすくなっていると思います。ぜひ参考にしてみてください。
また、記載したツール以外にも、PTAによるコドモン(保育園などで利用されているアプリ)の導入や、PTAからのデジタル化相談を受け付けているところもあります。
（誰もが「しんどくない」かたちで、参加できるようになりますように！)