マネージメントサイクルの追求 #07 会議の時短・効率化
昨日に続き、効率化についてです。
本日は会議の話になります。
仕事には、会議がつきものです。
会議や打ち合わせを全くしないで
仕事をすることは不可能ですね。
会議の効率化＝仕事の効率化 に直結します
こんにちは、松幸です。
ブログを見て下さり、ありがとうございます！
日々の中で気付いたことを発信しています。
本日は、#07 会議の時短・効率化
についてです。
会議は何のためにやるのか？
会議を毎日やっていると思いますが、
「何のためにやるのか？」
目的を持って会議をすることが重要ですね。
会議や打ち合わせをやる目的は、
① ものごとを決定する
② 仕事の進捗を確認する。対策を取る。
③ 課題を検討する。方向づけする
④ ものごとを周知する
などなど様々です。
一つ言えることは、
仕事は一人でやっている訳ではなく、
多くの人を巻込んでやる為、
意思の整合 や 物事の方向づけがされ
皆が同じ方向を向いて仕事ができる
環境を作るのが会議です。
会議の効率化
大きな会社でも小さな会社でも
会議や打ち合わせの時短や効率化は
改善の余地が満載です。
ポイントを上げるときりがありません。
1) 目的を明確にする
2) 会議の開始・終了時間を決める
（出来るだけ短時間で行う）
3) 議長をきめておく
4) 議題と必要時間を決める
5) 資料や議論する内容を事前配布・告知する
6) 決定事項・課題事項を最後にまとめる
7) 次回の打ち合わせの冒頭で課題事項を確認する
特にやっておく必要があるのは、
1)に記載した目的を明確にする事ですね。
会議の場では
・決定する のか？
・報告＆確認する のか？
・審議する のか？
・相談だけ なのか？
を明確にしておくことがとても重要です。
良くある光景としては、
「みんな集まったけど、何も決まらず
時間切れとなって解散する・・・」
事があります。
この様な会議を開いてしまうと
仕事の効率が落ちてしまうので
本当に意味がありませんよね。
全ての議題に結論を出す
目的を明確にするためにも、
議長を決めて、各議題の最後に
方向づけをしてもらうのが基本です。
相談事だったとしても、
その相談事に対する結論を出す
「次回までに〇〇を再検討する」
と言う結論でも良いので、
必ず結論を出す癖付けが大切です。
そして、「時間内で終わらせる」
一つの議題の時間をきっちり決めて、
延長する事が無いようにする。
会議のマネジメント力向上は、
業務のマネジメント力向上に繋がります。
また、リモート会議特有になりますが、
会議を円滑に進める為には、
冒頭の「雑談」が効率をあげます。
皆さんが話しやすい雰囲気を作り、
出来るだけ発言を促すうえで、
非常に効果的ですので、試してみて下さい！
大丈夫！
みんな、あなたのことを応援しています！
あなたは、一人じゃない！
勇気・強気・やる気・世の中元気！
このブログが、皆さんにとって小さな気付きになり、
皆さんの行動へ向けた原動力や豊かな生活に向けて
少しでも貢献できると嬉しいです。
最後まで読んで頂き、ありがとうございます！
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