小売業の本社スタッフが改善したい３つのこと

こんにちは、私は小売業の本部スタッフをしています。
同じ小売業でも本部勤務と店舗勤務では大きく業務が異なります。
ここでは私が本部スタッフになって困ったこと、その改善方法をデジタル推進部らしくデジタル目線で３つほど検討してみました。

1．発信したことはだいたい伝わっていない。

毎日ように店舗からの質問、問い合わせの電話やメールが送られてきます。
でも多くは前に連絡したんだけどなーって内容がほとんど。でも私が店舗のときも頻繁に本部へ問い合わせしてたんですよね。
なぜに伝わっていないのか？

ほとんどは連絡を見る暇がないのです。
店の人は大抵売り場で働いています。でも連絡を見るためには事務所に行ってパソコン開くしかありません。忙しい中、事務所に行ってPC使って連絡が来てないかを確認するような時間がある人は少ないのです。
なんとか時間を作って、見に行ったらPCがすべて使用中だった時の絶望感。。。
だったらもう事務所まで行かなくてもいいようにしましょう。
調べてみるとLINEWORKSというものがあるようです。WordやExcelなどのファイルも共有できるようですし、何よりLINEだったら今や老若男女、様々な人が使っていますので、すぐに覚えることもできそうです。郊外の店舗では平均年齢50オーバー、なんてのもありえる我が社ではもってこいのツールだと思います。社内的にはTeamsが推奨されていますが、全員に使い方を習得するのはなかなか至難の業ですよね。
ここで問題なのはやはり無駄にリスクマネジメントへの意識が高いわが社の体制でしょうか？個人スマホに導入すると機密情報等が含まれるような連絡は流せなくなります。ただ今は店舗にも会社契約のスマホを各売り場の責任者がもつようになりましたので、そのスマホに導入するだけでも大きな進歩だと思います。

2．同僚・他部署とのコミニケーションがとりにくい（とりにくくなった）

これはコロナ化になって感じていることです。テレワークの増加、多人数での対面会議は禁止ということもあり、コミニケーション不足にもなっています。先日某大手自動車メーカーでテレワーク禁止のニュースを見ましたが、理由はコミニケーション活性化のためのようです。

私自身、テレワークが増えることで雑談する機会が減ったと感じていますし、相手と膝を突き合わせて話すことも非常に重要なコミニケーションの一つだと思っています。今や時代遅れですが、入社したころは喫煙室が情報収集の場でした。（今では社内全体が禁煙ですが・・・）
これをデジタルの力で解決する方法。これは最近ニュースでも取り上げられているメタバースでしょうか？調べるとたくさんの情報が見つかりました。
アバターという操作キャラクターを使ってネット上の仮想空間で実際に相手と会っているような感覚で話ができ、近い将来３Dのキャラを動かして仮想空間で商品を購入するようになる日が来るなどと書かれていました。
３D？仮想空間で商品を購入？
いやいやそこまで重たそうなものでなくてよいのに・・・と思っていたところ、Gatherという30年前のＲＰＧゲームをやっているようなバーチャルオフィスでWeb会議を体験する機会がありました。ドライなWeb会議と比べると雑談レベルで気軽に相手と話すことができ、とてもフランクな感じで楽しむことができました。無料で使えるプランもあるようなので会社でこっそり使ってみようかな。デジタル推進部だし・・・。

3.決裁・契約書の締結に時間がかかる

店舗の担当者が何か企画を立案してお金が必要になった場合は、上司または最大でも店長レベルの判断で簡単に許可がでます。（金額によってはその裏で、課長あたりが決裁伺い書を本部に書いています）本部の場合、何かしら企画提案するとなると、ありとあらゆる部署の責任者印（部長印）が必要で最終的に許可をもらうまで1カ月、内容・金額によっては次回の取締役会まで、なんてことが普通にあります。いやいや、こんなに長くは待てません。

実は最近、我が社では決裁伺い書がWeb上で作成できるようになりました。今までは1枚の伺い書が部長のところを順番に行きし都度押印してもらっていたため時間がかかっていましたが、このソフトの導入によって複数の人がデジタル上で同時に承認ができるようになり、うまくいけば即日承認も可能になりました。しかし、年齢も高い部長クラスとなるとまだまだデジタルリテラシーが低い方も多く、未だ紙を出力して持って行かないとだめだったり、そもそもソフト自体を使っていないという部署もあり、未だに時間がかかるケースもあります。
このようにどんな便利なデジタルツールを導入しても使われなければ宝の持ち腐れになるので、従業員のデジタルリテラシーの向上は会社を挙げて取り組む必要があると考えます。

以上、私の業務の中から改善したい3つを挙げてみました。
自分の業務を無理やりデジタルに絡めて改善方法を考えてみると、今のやり方が正解ではないんだと考え直すいいきっかけになりました。内容によってはスケールが大きく、個の力では改善できない部分もありますが、コツコツ勉強して技術の習得、上司を説得できる知識、この２つを身につけて少しでも実現したいと思います。

ほかにも考えてみた本部勤務になって困ったこと

4．周りの人の勤務状況がわからない
テレワーク勤務＆フリーデスクになったことで、今日はあの人出勤かな？と思ってもアナログな社内のホワイトボードを見るしか、勤務計画ソフトで見るしかありません。
検索したらその人の状況がわかるように返してくれるLINEBotだったら作れそうですね。

５．健康状態が悪くなる。
デスクワークが増えるため太ります。腰が痛くなります。長時間座っていたらアラートでお知らせして動くように促してくれるようなことできないだろうか。

６．昼食代が高くつく。
昼は外食になることが多く出費が増えます。かといって弁当持参は面倒。近隣の飲食店で実施しているお得なランチ特集を教えてもらえる機能ってできないか。

7．内部に加え外部ともやり取りが増えるためメールがパンクする
本社内の質問・確認はTeamsのチャットでもいいですよね。基本個人でPC支給されていますし、ファイルの送信だってできます。

8．よい評価がもらえない。
ちょっと言い方が乱暴ですが、生産性がない部署だと評価基準があいまいになります。
定性的な目標でもデジタル管理で目標とその進捗を上司と相互で見える化できるようなるといいかも。

9．求められる業務レベルが高い
8と連動しますが、どう考えても実現不可能なことを指示されることもあります。私の代わりにチャットBotが無理ですよって答えてくれないですか？
販売不振で生産中止になったペッパーくんの在庫を引き取りましょう。

10．えらい人と会話しなければならない
あたりまえですが、上司以外にも社長や取締役の方々がその辺をうろついています。猛獣が放し飼いにされているようなものです。急にどこの誰かも知らない人が質問してきたりします。あなた誰とはなかなか言えませんよね。
スキャンするとその人の所属と名前と職位がわかるようなソフト作れないでしょうか？