【本紹介】　『描いて共有！チーム・プレゼン会議術』　池田千恵さん

概要

「定例MTGってなんの意味があるんだろう」「言いたいことはあるけど、発言すると浮いてしまいそう」そういった、会議がうまくいかない悩みを解決するため、本書では独自に開発したチームプレゼン会議術を提案しています。1) 根回しなど議論への準備方法、2) 会議参加者タイプごとの対処法、3) 図式化による議論のまとめ方を、具体的事例での適用例を通じてわかりやすく伝えていきます。

1. 眠い会議とお別れするために

なぜ会議がうまくいかないか？

会議、ときいて何を思い浮かべますか？

「定例MTGってなんの意味があるんだろう」「メールで共有すればいいのに会議するのは無駄じゃない？」「言いたいことはあるけど、発言すると浮いてしまいそう」「意見を言ってもどうせ変わらないしいいや」

といった声が聞こえてきそうです。こうした会議では、「議論するために会議をする」→「意見を言ったら浮きそうだからいわない」→「議論が進まない」→「声が大きい人の意見しか通らない」→「意見を言ったら浮きそう」...といった悪循環が生まれています。そもそもなぜこのような悪循環に陥ってしまうのでしょうか。

「会議 = 発表会」だと考えている

それは、学生時代の発表会の文化が根付いているからです。発表会では、入念に準備をして完璧に発表を遂行し、先生に褒めてもらうことがミッションでした。私は、日本におけるほとんどの会議でもそのような雰囲気があると考えています。この根底には日本人特有の「完璧主義」があり、会議で発言するときは「完璧じゃなきゃいけない」という雰囲気が、無駄な会議を産んでいるのです。ではどうしたら良いのでしょうか？

「もやもや」を「もやもや」のまま発言する

先に述べたように、会議では完璧に準備した完璧な発言をしなければならないという「思い込み」が守りの姿勢を作ってしまい、「私も同じ意見です」のような無難な意見を作り出し、会議の生産性を低めてしまいます。このためには、まだ完璧には作られてはいない「もやもや」を「もやもや」のまま発言する会議のフレームワークを利用する必要があります。本書で独自に創出された会議のフレームをもとに、具体的な会議の事例を交えながら、どうやって良い会議を作り出していくか述べていきます。

2. チームプレゼン会議術

チームプレゼン会議術とは

先に述べた課題を解決する方法として、本書ではチームプレゼン会議術を提案しています。チームプレゼン会議は、会議の発言を決められた図式に沿って図で表現することで議論を活性化・正しく議論を行う手法であり、以下の3ステップで構成されると筆者は述べています。

1. 目的の共有（会議前の根回し）
2. 図式の型にはめる（独自に開発した3つの図式の型に当てはめる）
3. 型の空白を埋めるように議論する

具体的な方法は本書を参照ください。

チームプレゼン会議術の利点

上記プレゼン手法では発言を図式化することで、「誰が言ったか」ではなく「何を言ったか」を評価できるようになります。それによって、組織の上下関係に関係なく、意見をフラットに評価することが可能となり、より多様な意見を取り入れることができるようになります。

また、決められた書式に沿って図式化するため、必ず図や表に空白が生まれます。その空白を埋めるように議論が活発化することができます。それにより一方的な発言に終わることなく、双方向のディスカッションが実現することができます。

最後に、議論を図式化することで複雑になりがちな議事録や議論での決定項目をわかりやすく表現し、記憶に定着することができます。

3. ステップ1. 目的の共有

続きは本書をお読みください....

描いて共有! チーム・プレゼン会議術