ビジネスコミュニケーション：状況を高いする対話を心がけるための質問

業務で予定通りの進捗がなく会議等で責められてしまった際に消極的になったり、気持ちの落ちた状態になったり、または自分に落ち度がないと思っている場合には逆に高圧的になったりします。


しかしながら、業務を進行させるためには積極的に乗り切った方が周囲に迷惑もかけないし自分自身も苦しい状況を乗り越える分、成長の機会になります。

消極的になるよりは積極的な態度を持って状況を乗り切りたいです。
弱気よりは前向きな気持ちで往々にして誤解もされていることもあるので正直に課題となっていることを打ち明けて、周囲の協力を得られやすくすることもできます。
誰もが責めたい気持ちはなく、協力したい気持ちを持ってます。

積極的な姿勢になるために状況の整理や気持ちの整理は有効です。
例えば営業マンだったとして、売上数字が計画に未達になっていることが課題であれば数値データをしっかり認識して、今日は何を優先して対応すべきか、何ができていなく実績数字が少ないのかをいつも以上に時間をかけて理解するようにしたり、気持ち面では毎晩、今日の気持ちを10分の時間を使ってカレンダーなどに書き込む等行い客観的に自分を見れるようにします。

一方、計画数字に満たないような報告を受けた側としても、高圧的になったり落胆した態度を出さずに建設的な場にして状況を改善できるように積極的な言葉づかいを意識して、どうしたらこのあと改善できるかという視点で自分の気持ちや期待を伝えたり、希望を見つけ次のチャレンジができるようにしたいものです。

お互い前向きな対応ができるように質問を使います。質問によって誤解がなく相手の考えを引き出せ、どのように取り組んでいくのが最良なのかを検討しやすくすることができます。

質問によって

　心配、懸念、課題を理解する。
　話を打ち明け合うことで考えを理解してもらいやすくする。

のです。

このためには“確認する質問”、”行動を誘発する質問”をすることが有効になります。

例えば、
状況を“確認する質問”によって冷静に状況を見直すことができます。

”行動を誘発する質問”は、
　・”いつ”、”誰が”、”どのように”などの5W1Hを利用する。
　・言われたことを「それはこういうことですよね」と言い換えてみることで、理
　　解を共有する。
　・言われた話に対し「それで？」ともう一段、詳細の話をするように促す。
　・「なるほど」など共感して話やすくする。
　・「その希望を叶えたら、どうしてくれるか、どうなるか」

など、より深い対話ができるようになり、改善に向かって行けたら良いですね。