小さなプロジェクトを任されたら行いたい５つのこと

常に２０～３０のプロジェクトを抱えて四苦八苦している者ですが、ある程度ノウハウが出来たので、自分なりのやり方をご紹介

①とにもかくにもゴールの設定とビジョンの確認

結構多いのが具体的にこのPJは何を目標としているのかわからなくなることです。ゴールが見えないと日々のタスクだけに追われて、とにかく忙しい、だけど先が全く見えないということになりガチです。

チームとしてこのPJの意味は何なのか、売り上げはどのくらいを目指しているのか、利益率はどこまで持っていけば及第点なのか、成果物として何を出すことが最も求められているのか。など、ゴールをそれこそ毎朝レベルで確認すると小さなPJでもうまくいくケースが多いです。

②スケジューリング

色々なやり方があると思いますが、私は3か月、1か月、週で別々にスケジューリングしています。3か月単位でゴールまでの大筋をスケジューリングし、1か月単位では月次で行う報告までのゴールまでの道筋をスケジューリング。週単位ではこの週には最低これをアウトプットしようというスケジューリングをしています。

③コミュニケーションの定例化

PJに関わる人とのコミュニケーションをまずは定例化します。週単位で行うのが今のとこ一番しっくりくるので週1で30分は何かしらのコミュニケーションを取るようにしています。その際には必ず簡単な議事録を取り、最初の5分は先週のMTGでは何を話したかを確認しあいます。どこに向かうのが正解なんだっけ？今どこにいるんだっけ？これから何をすればいいんだろう？これが話し合えれば成功です。

④作成資料は常にオンゴーイング

クライアント提出資料や、上司や会社に見せる資料など、PJには資料作成が付き物ですが、これは完成形を見せる、確認するのではなく、一緒に作り上げていく姿勢が大事です。未完成のままで構わないのでフェーズごとにあれやこれや見せ合い、意思疎通していった方がうまくいきます。3か月ぶりの超大作見せられてもすべてを把握するのが難しいですよね。。。

⑤プロジェクトの寿命がなくなったら即解散

続けることを目的化してしまったらもうそのプロジェクトはおしまいです。意味のないプロジェクトはさっさと始末するようにしています。しかしながら始末の仕方は重要で、これは一体どこに向かおうとして、どこにたどり着いたのか。そしてそこで得られたものは何だったのか、振り返るようにしています。そこでプロジェクトのアウトプットを作成し、次の段階に進む糧にすることでプロジェクト終了慣れすることが一番大事じゃないかなと思っています。

もし小さなプロジェクトを任されるようになったら、参考にしてみてください。