今更だけど、テレワーク環境を見直す。
こんにちは、マリーです。
テレワーク化した会社の会議で、ZOOMを使用しているという経営者様がいらっしゃったので、ZOOMの危険性を含めて、テレワーク環境についての話です。
企業向けテレワーク環境
打合せや会議用の動画システム
現在、皆さんに一番普及しているであろう、動画配信システムのZOOMですが、無料で利用できるので広がりましたが、セキュリティー的な問題が多々あるので、使用を禁止されている企業もあります。
一般向けに傍受されても問題がない情報を配信するならZOOMで充分だと思いますが、社内会議には、ZOOMはおすすめしません。
無料で打合せが出来るサービスなら、Googleサービスのハングアウトをおすすめします。
大事な会議用として利用するなら、V-CUBEをオススメします。
印鑑の変わりはPDF
社内の印鑑などの確認書類の変わりに、AdobePDFを利用します。印鑑の変わりに電子署名を活用します。メールアドレスで個人を判定するので個人毎にメールアドレスが必要になりますが印鑑の変わりに電子署名にすることで、書類の保管がずっと楽になります。
電子署名の使い方はAdobeが毎月セミナーを開催しているので御覧ください。
https://acrobat.adobe.com/jp/ja/acrobat.html?promoid=C12Y324S&mv=other
社内情報の連絡
社内一斉に共有したい情報は、chatwork（チャットワーク）の利用をオススメします。日本国内ではチャットワークが一番普及していて、外部企業との情報のやり取りもしやすいので、これをオススメしています。
LINEのセキュティー面の問題
簡単な情報を社内で共有したい場合は、LINEで一斉送信でもいいですが、LINEは暗号化されていないので、機密性の高い情報の連絡手段には向きません。誰かに見られても問題がないような内容ならLINEでも良いと思います。
チャットワークに似たような海外サービスが沢山あります。WeChatというサービスはLINEに似たメッセージアプリで、通信が暗号化されいて海外とのやり取りによく使用されます。ただ、WeChatは中国サービスのため、２０２０年時点で、アメリカ側から本当に信頼できるサービスなのか危険視される問題が出ているので、日本人同士のやり取りには、日本製のサービスをおすすめします。
ちなみに中国資本のサービスが危険と思う人は多いですが、LINEも海外資本のサービスですよ。LINEも１０年前は情報漏れの危険性が指摘されていたサービスの一つでしたよね・・。LINEは日本製のメッセージアプリですが、昨年までは運営会社は韓国資本でした。LINEは今も暗号化されていない通信で、情報セキュリティー面で弱いと指摘されています。重要なポストにいる方の中には、LINEアプリををスマホに入れない方もいます。
ファイル共有
メールで添付している企業もありますが、セキュリティー上、メールにフィル添付するよりも、ファイル共有システムにデータを保存しておくほうが安全性が高いと思います。
データのファイル共有には、Googleのビジネスアカウントを開設して、Googleドライブ上でクラウド管理して利用するのがオススメです。
スタッフのGoogleアカウントを招待して、データを共有します。招待したアカウント以外のアクセスや閲覧が出来ないので、プロジェクトチームなど毎に、Googleビジネスアカウントを作成して、スタッフを招待すると、管理もしやすく、利便性もいいですよ。
いろいろなクラウド上の共有ドライブのサービスがありますが、使い勝手がよくわからない状態でスタッフ全員に遣わせるり、Googleドライブという、多くのスタッフが使った事があるような、サービスを利用するほうが、よっぽど安全です。スタッフがよくわからないまま使って、情報やデータが流出するほうが怖いですよ。
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