業務引継ぎについて感じること

業務の引き継ぎはとても難しく、上手くいっていないということをよく聞く。今回は引き継ぎに関して感じることを書いていきたい。

・業務引継ぎがうまく行かない一連の流れ

業務を引き継ぐときの目的は「後任者が遜色なく仕事ができるようにすること」である。修行の言葉で守破離という言葉があるが、守にあたるものである。前任者はこれまでに培ってきたノウハウや経験を伝えていく。

相手が同じ仕事をできるようになるまでサポートできればいいのだが、時間も限られているため中途半端なところで終わってしまうことがほとんどである。そのため、後任者はミスをしやすく、少しずつストレスが溜まる。そのストレスが前任者に向かうと「ちゃんと引き継がれていない」だとか、「○○さんはなんて適当な仕事をしていたんだ」といった前任者への嫌悪感が生まれる。この感情を自分だけで持ち続けていればいいのだが、精神的に弱い人だと周囲に言いふらしてしまい、「引き継ぎが上手くいっていないんだな」というネガティブな状況が職場にも漂ってしまう。

これがよくある「引き継ぎが上手くいっていない」ときの一連の流れだと思う。

そういった場面は何度も見てきたし、私もそんな愚痴を周りにこぼしてしまったこともある。ただ、最近になって思うようになったのは、「後任者にも問題があるのではないか？」ということである。

・後任者の心得を伝えるということ

引き継がれる側はどんなに引き継ぎ時間を与えても知識や経験は前任者には到底及ばないだろう。そんな状況なので仕事でミスもするし、周りに迷惑がかかることもあると思う。これを「中途半端な引継ぎ」といえば確かにそうだ。

しかしながら、そんなときに前任者にストレスの矛先を向けてしまうのはなんの解決にもならず建設的ではない。また、周囲に言いふらして職場の雰囲気を悪くすることは同僚や後輩の行動にも影響し、愚痴の絶えない職場風土を作ることにも繋がる。

後任者はこうした行動は百害あって一利なしということに気づくべきである。

というように書いたものの、後任者のなかには大きなストレスを抱えており、発散できるものが無いと仕方がないという人もいるだろう。そんなときにストレスを軽減させられる方法として前任者非難というやり方もあるが、「これって建設的なんだろうか？」と思い返す時間を少しでも作ってもらえたらと思う。

また、前任者は引き継ぐときに「ストレスは必ず生じること」、「前任者への愚痴は悪い風土に繋がりかねないこと」をしっかりと伝えておくことが大切だと思う。

最後までお読みいただき、ありがとうございました。