Notionでタスクを管理する-2
6月15日に投稿したnoteで、タスクへの向き合い方について書きました。その続きです。
投稿した翌日からいろいろとあり、まだ過渡期の真っ最中です。
忙しい忙しいと言い続けていると、一周回って（いや、言うほど忙しくないんじゃないか…？）と思えてくるから不思議です。喉元過ぎれば…というやつかもしれません。
前回のnoteを書いて以降、タスク管理の奥深さを改めて感じています。その人の職種やポジション、置かれている環境によって、フィットする方法は千差万別ですね。
自分自身の役回り（ステージ）が変化するにつれ、扱うタスクの粒度や領域、関係者との連携の仕方も変わってくる。
ということは、タスク管理ツールもそれに応じて、柔軟に変化させやすいものが望ましいということですね。
結論：やっぱりNotionは最高のタスク管理ツール。
前回のnoteを投稿した翌日に、さらに緊急案件が2本ドン！と舞い込み、タスク…って何だっけ…？？？とゲシュタルト崩壊しそうでした。
noteで書いた「反撃のパラダイムシフト」と「溶ける時間の可視化」によって、この10日間で日々変化していったタスク管理方法について、気付きも含め、記しておきます。自分の為の備忘録です。
STEP3：防波堤を築く
ちょうどタイムトラッキングを初めて1ヶ月が経ったこともあり、まず行ったことは、1ヵ月分のログの集計でした。
次に、自分がメインで担当する全案件のスケジュール及び自身のタスクを、ひとまず8月まで引いてみました。
いつ、どういう進行になるかまだ未定の案件が多かったのですが、とりあえずヒアリング、仮説立案、情報収集・分析、企画ラフ、MTG、企画作成、提案のフェーズに分解し、1〜3時間ずつの工数を見積もってみました。
すると、むこう3ヶ月の稼働時間が、以下のように可視化できました。来Qにかけてちょっと危険かも…？という予感は当たっていたようです。
（ただ、メンバーのサポートなどはカウントしていないので、そこは結構な不安要素です）
5〜6月の結果を見ていると、自分の担当業務にかけた時間が、計画の1.7倍でした。
4月時点で工数見積をしてなかったものの、90時間オーバーに気をつけたいなーと思っていたので軽く衝撃。
ともあれ、過去の時間（実績）と、未来の時間（予定）を可視化したことで、来週、再来週、来月…の忙しさを、「予感」から「自覚」に変えることができました。
突発の依頼案件が振ってきても、「できる…かも？」と持ち帰るのではなく、初手で「1人ではできないかもしれない、ならばどうしようか？」と考え、交渉する為の防波堤が築けた気がします。
可視化の成果
さてこれからどう案件を捌こうか…思っていた矢先、新たなぶっ込み依頼案件があり、工数を見積もるとざっと30時間。
さすがにもう無理です！バケツから水が溢れそう！と上司に泣きつきました。
とりあえずはチーム内でスクラム体制を組んで対応することになったものの、抜本的な解決にはなりません。まだ今年度は始まったばかりですよ。これからきっと隕石級案件が降ってきます。
上司には、たびたび時間リソース管理の考え方などを吹き込んでいたものの、やっぱり「メンバーの忙しさ」にピンと来ていなかったようでした。（私自身も半信半疑だったので、当然ですが）
なので、タイムトラッキング集計と、むこう3ヶ月の見積工数を見てもらいました。
結論：やっぱり数字（実績）は強かった。
危機感に納得してもらえ、これをラスボスに見せて今後の体制について交渉してみる…と言ってもらえました。
どうなるかはわからないけど、初めの一歩としては上出来なのでは？と思います。
（メモ）今回考えたこと
やはりエビデンスがあるのは強い。「溶ける時間は何処に行くのか」を証明できた気がする。上司と話していてつくづく、「企画は新しいことをやっている分、忙しさを証明しづらいし、他人にはわかってもらえない部門だな」と実感した。理解してもらうのに20分かかった
ただ話していて（「時間がかかるのは無能だからじゃないか？」と思われていないだろうか…）とか、（「もっと時間を縮める方法が、どこかにあるんじゃないか」と思われていそう）とか、結構不安があった。エビデンスが心の支えになってくれた
だからこそ、ルーティン業務じゃない系の職種の人は、こういう「証拠」を示すことが大事なんじゃないかなと思った。（もしかして他社では普通のこと？とりあえず弊社では誰もやってない）
営業職は担当企業数や距離である程度の目算がつく。案件の型（キーアクション）はほぼ一緒だから。企画はマネジメントが難しい部門だなあとしみじみ。企画や戦略立案をさせたいなら、作業はさせるな・分業させろ。これがマネジメントの鉄則ではなかろうか
理想形は分業（作業スタッフを新たに獲得する）だけど、それに費用対効果の算出が必要なら、やらねばな…という気持ち
とにかくメンタルとフィジカル両方のコンディションは、いつも以上に気をつけたい
STEP4：Notion＝タイムカプセル
今回、自分が担当する全案件のスケジュール＆タスクを0.5h～4h単位の粒度で切り出してみました。
「開始日→終了日」ではなく、細かく「作業日」を書き出し、「この日に、XX時間でやる」と日付指定したことで、良い結果がいくつも生まれたので、記してみます。
60分単位でタスクを刻んだ結果、「A案件は先方待ちで着手できないな」 という隙間時間が発生した際に「明日のB案件作業を前倒し着手しよう」的な取り回しがしやすくなった
「今日」「明日」「来週」のタスク一覧を出せるようになった。漠然と「案件が一杯」の状態から、具体的な「未来のとある1日のイメージ」が想像できるようになった
先々の案件に「不安になる」ことが減った。「とりあえず、今日はこれだけ終われば大丈夫」と思えるようになった。スケジュールが決まっていないと、来月・再来月の自分の状態がわからずとても不安だったけれど、そこに脳のリソースを使いたくないと思った。作業を未来のとある日付に「置いて」おき、その日が来るまでは忘れる。脳のリソースが空けられたような感覚になった。「忘れておける」のは幸せなことだと実感
その分、作業日になれば、最短でタスクを終わらせられるように（情報探しから始めなくて良いように）Notionにお膳立てしておく。作業用の情報を都度、作業ページに集約していく。必要な資料、リンク集、議事録の必要箇所へのリンクなど
基本は「実行日を決めたら忘れる」こと。そして実行となったらゼロ秒スタートを切れるよう、工夫することが大切
一発勝負！という緊張感はあるものの、情報や進行方向が熟成されたタイミングで一気に着手するので、一番洗練された状態で進行できるイメージ。こういう進め方ができるのも、Notionだからこそ
2種類のタスク管理
全案件スケジュールDBがタスク管理の“鍵”になったので、タスク管理方法も少し変わりました。
具体的には、2種類のタスク管理スペースを使い分けをするようになりました。
ここ数年、タスク管理は基本的にDASHBOARD上部（のしょこラン罫線上）の週ブロックで管理していたのですが、2ブロックを行ったり来たりしながらやってみることにしました。
自分のタスクは
1.MTG→他人と行う仕事
2.連絡、提出など→他人とやり取りする仕事
3.担当案件の作業→自分の作業
上記の3種類があるので、上部で他人系、下部で自分系、と分ける構造にしました（使い分けは上記の画像の通り）。
「MTGの合間にタスクをこなしていこう作戦」です。
Notionのレイアウトをちょっと変えることで、こんなふうに柔軟に、仕事の進め方を変化させられるのは、本当にありがたいです。
新機能「ステータス」プロパティ
つい先日リリースされた新機能「ステータス」。順次適用でしょうか？個人的に、とてもありがたい機能追加です！
SNSでは「セレクトやチェックボックスとどう使い分けるんだ？」という声も見かけましたが、私の使い方にはしっくりきたので、リリース初日からフル活用してます。
スケジュールの「TODAY」viewととても相性がいいことに気付いた為です。
私のスケジュール＆タスクDBは、CHECKをつけるとレコードが非表示になるので、“終業間際に”だだっとチェックを付けたい（＝案件を消し込みたい）。
なぜ終業間際かと言うと、「完了した！」と思っても、後からリテイクが来て復活させないといけない…という場合もあるからです。
「自分的には終わっているのに、消し込めないジレンマ」にもやもやしていました。
あとはこのような
自分の作業は終わったけれど、返事待ちでDoneに出来ないタスク
着手してはいるけど、別件を片付けてからリスタートさせたいタスク
「ステータス」を使うことで、この辺を「直感的に」把握できるのがとても良いです。
従来のセレクトを進捗管理用プロパティに仕立てなかったの？と言われそうですが、DBを大量に作りがちな人間なので、「進捗プロパティを自作するほどじゃないんだよな…」という微妙な塩梅だったのでした。（選択肢揃えたりしたくなると面倒）
そんな私にとって「デフォルトで進捗管理用プロパティがある」というのがポイントでした。プロパティを追加するだけでOK、最高です。
「隙間時間に仕事を進める・関係各所に調整をかける」的な仕事が、さらに進めやすくなりそうです。
（メモ）今後の展望
雑多なメモですが、今後、タスクをどう処理していくか、考えを書き散らしてみます。
「自分が正しい」とは思わないこと。たとえば見積はあくまで仮のものなので、よりスマートに、最短で進行できるよう、常に調整する必要がある。どうすれば工数削減しながら企画進行できるか、余計な作業を増やしていないか？を常に自問自答したい
状況が変わり次第、見積工数を見直す。ひとまずの工数計算をしているが、いろんな事情で流れ（＝要件）が変わる可能性はありうる。小粒タスクが消えたり、やり方が変わって4時間→2時間になる可能性はある。常にアンテナを張っておくこと（そういう意味で、書き換えが容易なNotionはありがたい）
自分自身が何かを改善することで、「想定していた案件だけど、1.7倍かかった」を「1倍（予想通り）、あるいは0.8倍の工数で済んだ」にできないか？あるいは、見積工数を下げられないか？例えば「案件と案件を纏めることで、1＋1→2だった時間を1+0→1にする」的な
そうすると、ぶっ込み依頼もとりあえず受けてみたら…？的な気持ちも生まれて悩ましいけれど
ずっと考え続けると（企画アウトプット＆作業をし続けると）頭がカスカスになりそう。インプットも欠かさないようにしたい
メンバーにもNotionのスケジュールを都度見せる。本当はメンバーにも入れて貰いたいけど、無理強いはしない。スケジュールやタスクに落とし込むのも時間とスキルが必要なので、まずは自分が「手間がかかってもやった方がメリットある」という実績をつくる。そしてゆくゆくは、お互いのPJTの、苦手な部分をシェアし合って助け合おう、と誓い合えたらいいな
職種軸で考えると、自部門は、
・営業（社内各部門から「抽象的な課題」や「具体的な依頼」を受ける）と
・プランナー（情報を集めて分析し、解決案を考え、関係者と合意形成し、解決策を具体化する）と
・ディレクター（具体策のスケジュールを引き、進行をする）と
・作業者（アウトプットを作る、運営する）の
4役を一人でやっている。
加えて、育成計画（研修含む）、イベント運営、ツール企画、システム企画などバラバラのジャンルを手掛けている。
掴みどころがないので、仕事を職種軸に分類しておく意味はありそう。新メンバーを迎えることができたら、タスクのどの部分を切り出して依頼するか？を計画しやすくなる為
バイブル的note記事＆動画
いろいろ読み漁っています。
ここ数ヶ月、面白法人カヤックの柴田さんのnoteに、学び、励まされている自分がいます。こんなふうに、似た感じのポジションの方が、哲学や考えを綴ってくださるのは、本当にありがたいです。
特にこのnoteはバイブルにしたい。隅々まで同意です。
早く「（この仕事）気が進まないんですよね」でなんとかなる世界線に行きたい（そういう環境を作れたらいいなって意味）。
仕事を減らすときも、全員が納得してないけど、特定個人の世界観（哲学）を元に、やることとやらないことを決めていくのはありだと思う。「哲学」というフレーズにはそういうニュアンスもある。
めちゃくちゃ納得したnoteです。
最近ストレスを感じてるのは、依頼系×ppt（報告の為の資料づくり）タスクが増えたからかもしれない。
自分で「これはやるべきだ」と思いついた仕事を種に、想像力という酵素で「その先の展開」を自分の中に吸収することが最も幸福な状態、と言えるかもしれない。
早く出世せねば…と思ったnote。
仕事は増えているが、そもそも論にも踏み込める状態になっているから、対消滅がやりやすい立場だった これは私の置かれている状態の話だ。だから、全員に適用はできない。仕事は増えているが、より「そもそも論」を決めていける立場になっている気がする。だから、いろんな仕事の対消滅ができるはず。それが私の仕事のひとつだ。
こちらで触れられているワークマネジメントの実現を、Notionで目指したい。
作業の可視性が低い すべての人やチームが、文書共有、PPM、スプレッドシート、メール、ホワイトボード、タスク管理ツールなど、仕事のために異なるサイロ化されたツールを使用しているため、収集に何時間もかかる仕事のデータが散在しています。
Notion公認コンサルタントのよーじろーさんの動画を見ていて気づいたことがありました。（4:50〜「期限は開始と終了に分割」）
今回のタスク管理の落とし込みで、「開始日→終了日」の期間にまたがるタスクはすべて分解しました。
工数計算ができないのと、いつまでに何を？がわからなくなるので、「60分単位の工数」にすべてタスクを切り出していきました。
結果、美しいDBになった気がします。
「開始日→終了日」は便利なのだけど、繁忙期のタスク管理には使わないようにしよう…と思ったのでした。
改めてスワンさんの名noteも再読しました。ほんと…それですすぎて…
“日々のストレスは「仕事量」でも「忙しさ」でも「アホみたいなマルチタスク」でもなく、自分のやることを上手くコントロールできていないことだったのだと。”
改めて、この10日間の自分は、結構ストレス感じてたんだな―と思います。
仕事も環境もめちゃくちゃ好きなのに、アホみたいな量のタスクを捌ききれなくて潰れてしまうのは、本当に避けたい。
まだまだここでやりたいことはいっぱいあるし、自分のプロフェッションが名実ともに打ち立てられる予感もしています。
なのでNotionを使って自分を守りつつ、もっと仕事を捌ける自分になれるよう頑張りたい。
いろいろと工夫したことで、ちょっと前向きになれそうです。やったね。
つづく。
追記（2022/06/25 23:05）
「トップガン マーヴェリック」を観てめちゃくちゃ燃えたので、どんなに難しいミッションでも、まずクリアする方法を考えるんだ！君ならやれる！という気持ちになれました。ありがとうマーヴェリック！
「考えるな、行動しろ」
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