【職務経歴書】バックオフィス職の書き方・ポイント
私はキャリアアドバイザーとして、バックオフィス職の方々とお話する機会が多いのですが、「事務職は職務経歴書に書けることがない」というご相談をよく受けます。話を聞くと「書くことがないのではなく言語化が苦手なだけ」と感じるので、このnoteでポイントを紹介していきたいと思います。
【職務経歴書とは】
企業の採用担当者が応募者のこれまでの業務経験とスキルを把握するための書類です。採用担当の方々は、毎日何百人という応募者の書類に目を通していますので、自分がやってきたことを「漏れなく、わかりやすく書くこと」を意識してください。
上記を踏まえて具体的にどういうことか？before/afterでご説明していきたいと思います。(最後にテンプレートをダウンロードできるようにしているので、ポイントを抑えて作成してもらえたら嬉しいです)
＜before＞
職 務 経 歴 書
20xx年xx月xx日現在
氏名 ○○ ○○
■職務要約
営業所での一般事務、営業アシスタントに従事しております。営業に必要な帳票の作成から顧客との電話対応、後輩社員の指導育成まで、サポートスタッフとして仕事全般を担当しています。
■職務経歴
□20xx年xx月～現在 ○○○○株式会社（派遣元：株式会社●●●）
【業務内容】
丸の内営業所において派遣社員として営業アシスタント業務を担当
・製品の受発注業務および納期管理、納期折衝業務
・見積書作成および各種営業用資料作成
・顧客管理業務
・電話、来客対応
・部内庶務業務全般
・後輩社員の指導育成
【自己PR】
・コミュニケーション能力
・マルチタスク能力
【PCスキル】
・Excel、Word、PowerPoint 基本的な操作
＜After＞
職 務 経 歴 書
20xx年xx月xx日現在
氏名 ○○ ○○
■職務要約
営業所での一般事務、営業アシスタントに従事しております。営業に必要な帳票の作成から顧客との電話対応、後輩社員の指導育成まで、サポートスタッフとして仕事全般を担当しています。
■職務経歴
□20xx年xx月～現在 ○○○○株式会社（派遣元：株式会社●●●）
【業務内容】
丸の内営業所(所員約50名)において派遣社員として営業アシスタント業務を担当※第1営業部（課長以下8名を2名の派遣社員でサポート）
・製品の受発注業務および納期管理、納期折衝業務（製品数：25アイテム）
・見積書作成および各種営業用資料作成
・顧客管理業務（使用ソフト：◆◆◆）
・電話、来客対応（主に法人顧客担当 / 1日●●件程度）
・部内庶務業務全般
・後輩社員3名の指導育成
【実績・成果】
・顧客管理システム〇〇導入(プロジェクトリーダー)
営業部のプロジェクトに参画し、事務現場への導入工程表を作成〜定着まで実施。顧客情報の正確性を向上させ、誤った情報によるトラブルを減少させることで業務効率化。事務職員の残業時間を平均10時間削減しました。
・文書管理の改善
月次報告書の作成プロセスを改善し、作成時間を平均2時間短縮。全社的なファイリングシステムを導入し、必要な文書の検索時間を短縮し、効率を向上させました。
【自己PR】
・向上心
バックオフィス職は営業の方々が成果利益を最大限に創出するために重要な役割を持っているという認識をしています。効率的かつ正確な業務遂行は大前提として、現状に甘んじずアップデートをし続けるため、業務の当たり前を疑う視点を持つことを常に心がけています。
・判断力
日々の業務の中で発生する様々な問題に対して、冷静かつ迅速に対処できる判断力を持っています。全体を俯瞰して見て物事の構造や要素を理解すること、その上で問題点や課題を適切に把握することが重要です。この視点を持つことで、複雑な状況や問題に対しても冷静かつ正確な判断を下すことができるようになりました。
【PCスキル】
・Excel：入力・集計、表・グラフ、関数計算、ピボットテーブルを業務で使用。（マクロは現在勉強中）
・Word：文字入力、図表・グラフ挿入、校正機能を業務で使用。
・PowerPoint：文字入力、図版作成、マスタ作成、アニメーションを業務で使用。
・Access：入力・集計、クエリ作成を業務で使用。
・【業務内容】に、補足情報や業務量（数字）を追加
・【実績】に、具体的になにをしたのか（＝汎用性）を追加
・【自己PR】に、それを強みとＰＲする根拠・エピソードを追加
・【PCスキル】に、なにを業務で使えるのかを追加
しました。これにより「どんな環境で、誰と、どんな仕事をしているのか」「どのくらいの業務量なのか」「なにができる人なのか」の解像度がグンと増します。
事務職は、転職希望者(ライバル)が多い市場であり、書類通過率は平均すると5%〜7%と言われていますので、他候補者に負けないように準備を頑張ってください！
（以下原本ですので、ダウンロードしてご自由にお使いください）
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