【鬼早時短会議シート無料配布】会議の時間を圧倒的に短くし、30分以内に終わらせる方法
▼目次
・会議時間を短縮するシートを作成しました
・なぜ会議が長くなってしまうのか
・会議の目的なんてたったの３つ
・会議は考える場所ではない
・会議は準備が8割
・鬼早時短会議シートの使い方
▼会議時間を短縮するシートを作成しました
僕は昔から座学が苦手で、社会人になったら座学がなくなると思っていました。
しかし、座学がなくなった代わりに、座学に匹敵するかそれ以上に長い会議に
参加させられるようになって失望しました。
会議ってギュッとすると15分～30分で終わる内容なのになぜ1～2時間、
酷い時には3時間以上かかります。
そこでトヨタで行われている手法を参考にして
長い会議を短縮するためのシートを作成しました。
word形式のシートを無料で配布するので、社内業務を効率化したいスタートアップの責任者から
長い会議にうんざりしている新入社員まで幅広くお使いください。
▼なぜ会議が長くなってしまうのか
会議が長くなってしまう理由には以下のものがあります。
・決められていない着地点
・だらだらとした説明
・話の脱線
・浮かばない案
簡単に思いつくのはこれくらいでしょうか。
他にもいくつかあるのですが、僕が自身で経験をしたり、多くの人から
聞いた意見で最も共通していると感じた部分は
「一つの会議に内容を詰め込みすぎ。」そして「会議の準備不足」
です。「せっかく時間をとって人を集めのだから、、、」と
会議を無駄にしないよう心理が働き、内容を詰め込みすぎてしまいます。
一つの会議内でアイディアを考え、意見を出し合い、その中から選ぶ（もしくは決定する）。
こんなことをしてしまっては、会議が長くなるに決まっています。
そして、ここまでを十分にやるほどの時間は無いため、
なあなあで身にならない会議になり、期待以上の成果は見込めません。
▼会議の目的なんてたったの３つ
会議の目的は以下のみ３つです。
●共有・連絡・報告
●承認・決定
●ブレスト（意見やアイディア出し）
単純明快で、それぞれに解説すらいりません。
そして、これらの中の２つ以上を同時に行うと薄く長い会議になります。
▼会議は考える場所ではない
脳科学者の茂木健一郎さんは、「良いアイディアは、散歩中や入浴中などのリラックスした状態で生まれやすい。」と言っています。
会議中に無理やり出されたアイディアは、本当の課題を解決するためのものではなく
その会議を乗り切るためのものになりがちです。
ですので、アイディアは会議前に一人ひとりに考えてきてもらい、会議内で発表して
もらうことが理想です。
▼会議は準備が8割
僕の考えるダメな会議は、一つの会議内で全てを行うことです。
そうではなく、
会議①：情報共有（30分以内）
↓ 数日間で各自、アイディアを考える
会議②：アイディアを発表（30分以内）
↓ 責任者がアイディアをまとめ、ブラッシュアップ
会議③：承諾or決定（30分以内）
が理想です。そのためには、会議前にある程度の準備が必要です。
今回は準備をして、会議に臨むためのシートを配布します。
▼鬼早時短会議シートの使い方
シートの他に、用例も記載していますので、
ダウンロードをして、明日にでもお使いください。
会議によってチーム全体の賛同を得るよりも
プロジェクトの責任者がゴリゴリとプロジェクトを進めていくことを
中心としたシートになっています。
それでは、濃く短い会議を！
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