職場を変える！クリアデスクのメリットと実践方法

皆さん、こんにちは！先日、弊社で内部監査が行われました。その際にチェックされるのがデスク周りの状態です。社内チャットでクリアデスクの徹底が通達されましたので、今回はクリアデスクとは何なのかについて解説していきます！

クリアデスクとは何か？

クリアデスクとは、職場のデスクや作業スペースを整理整頓し、常に清潔で整った状態を保つことを指します。これは単なる美観や清潔さだけでなく、生産性の向上や情報セキュリティの確保にも寄与する重要な習慣です。

クリアデスクのメリット

生産性の向上:
●整理整頓されたデスクは、必要な資料やツールをすぐに見つけることができ、業務の効率を高めます。
●視覚的な乱雑さが減少することで、集中力が向上し、仕事の質が向上します。

情報セキュリティ:
●機密情報や個人情報を机の上に放置しないことで、情報漏洩のリスクを低減します。
●外部の人間がオフィスを訪れた際に、重要な書類を見られることを防ぎます。

職場環境の改善:
●清潔で整理整頓された職場は、従業員のモチベーションや満足度を高めます。
●健康面でも、ホコリや汚れがたまらないことで、アレルギーや健康問題のリスクが減少します。

クリアデスクの実践方法

毎日の整理整頓:
毎日の業務終了時にデスクを整理する習慣をつけます。不要な書類やゴミを捨て、必要な物だけをデスクに残すようにしましょう。

例）●不要な紙類はシュレッダーにかけ、必要なものはファイルに綴じる。
　　●毎日15分程度の時間を「リセットタイム」を確保し整理整頓する。

定期的な見直し:
定期的にデスク周りの整理を行い、不要な物を捨てたり整理し直すことで、常に整った状態を保つことができます。

例）●週に1回、デスク周りの整理整頓を行う日を設ける。
　　●毎月の最終営業日にデスクやキャビネットの大掃除を行う。

収納の工夫:
必要な書類やツールをすぐに取り出せるように、効率的な収納方法を考えます。ファイルキャビネットや収納ボックスを活用すると便利です。

例）●書類はキャビネットに分類して収納し、すぐ取り出せるようにする。
　　●カテゴリー別にラベルを貼り、何がどこにあるか一目で分かるようにする。

デジタル化の推進:
可能な限り書類をデジタル化し、ペーパーレス化を進めることで、物理的な書類の管理が減少します。

例）●書類をスキャンしてデジタル化し、クラウドストレージに保存する。　　　　　　　
　　●パソコンのファイルも定期的に整理し、不要なファイルは削除する。

クリアデスクの導入事例

多くの企業がクリアデスクの導入を進めており、その成功事例も多数あります。

1. 大手IT企業:
   ある大手IT企業では、クリアデスクを徹底することで、情報セキュリティが向上し、社内の機密情報の漏洩リスクが大幅に低減しました。
   

2. 医療機関:
   医療機関では、患者情報の管理が非常に重要です。クリアデスクを導入することで、患者情報の保護が強化され、信頼性の高い医療サービスの提供が可能となりました。

まとめ

クリアデスクは、職場の生産性向上や情報セキュリティの確保、職場環境の改善に寄与する重要な習慣です。日常の業務の中で少しの工夫を積み重ねることで、大きな効果をもたらすことができます。企業全体でクリアデスクの文化を根付かせることで、より良い職場環境を実現しましょう。