パワーポイントを作る時に大切にしたい、たった1つのこと

こんにちは、しがサラです。

皆さんはパワーポイント等で資料作成をする機会はありますか？

パワーポイントは直感的に操作がしやすく、ビジネスの場面においては登場頻度は高いです。

今後の資料作成の参考にしたい人、または現在使っているが、なんだかしっくりきていない人に向けてポイントを書いていきます。

1番やってはいけないこと

これは、｢いきなりパワーポイントを作る｣ことです。

どんなに頭がいい人であってもお勧めしません。

何故かと言うと、自分が脳内に描いているイメージを100%アウトプットすることは不可能だからです。

パワーポイントの資料作成をする上で1番大切なことは、1スライド1メッセージです。

脳内にある情報を取捨選択したとしても、余計な情報が必ずパワーポイント上に落としてしまいます。 それほど、脳内情報は溢れています。

ですので、まずやるべきことは｢白紙にフリーハンドで書いてみる｣です。

殴り書きでもいいです。
全体構成やストーリーを白紙の紙に書き込んで見てください。
すると、頭の中だけでは出てこなかった情報や、余計な情報が明確になります。

これがパワーポイント資料を作成する上で、1番大切なことです。

続いて、具体的な作り方のポイントを解説していきます。

1枚で全体構成を表現してみる

先ほど、1番初めに行なう作業として、｢白紙にフリーハンドで書いてみる｣と言いました。

それと近い作業ですが、フリーハンドで書いた原本をベースに、パワーポイント1枚にまとめます。

ポイントは、｢起承転結｣でまとめることです。
この資料においては、文字だけで構いません。
全体構成を、起承転結に分けて、1枚に書いて見てください。

起：資料の目的、ゴールの提示
承：背景や現状
転：ゴールとのギャップ
結：ゴール、ゴール後の影響

この内容を意識して書くと、スッキリとまとまりのある構成になります。

上司への報告(共通認識)もこの段階で良いかもしれません。
この段階で共通認識を取っていれば、後々に大幅な修正を食らうことはありません。

そして、1枚にまとめた後は、

起承転結の4枚に分けて書く

1枚に起承転結の内容は書きました。
それらを1枚ずつに分割していきます。

起承転結の各項目での説明文は3行程度が見やすいです。
あとは図や表を入れると視認性が上がります。

ここで大切な事は、1スライド1メッセージは意識しておくことです。
説明文を入れるので、論点が不鮮明になりやすいです。

このスライドはつまり何を言いたいのか。
これを明確に分かるように書くことが重要です。

ここまでくれば、あとは補足データや必要に応じて参考資料を差し込めば、パワーポイントの完成です。

資料の枚数も必要最低限で、伝えたいことがハッキリと伝わります。
ハッキリと相手に伝われば、その後の行動変容に繋がります。

以上の点を、パワーポイント作成の際は意識してみてください。

皆さんの資料作成時間が少しでも楽になることを祈っています。

本日もお読みいただき、ありがとうございました。