ミーティングでは自分の予定を話してはいけない

こんにちは、しがサラです。

皆さんの会社では1日にどれぐらい【会議】の予定がありますか？

会議と生産性はセットで語られることが多いですが、私は企業の生産性を上げる最も簡単な方法だと思っています。

ここで言う会議は、1on1の小さい打ち合わせから、規模の大きいものまで全て含んでいます。

前置きが長くなりましたが、
今日の本題は｢ミーティングで自分の予定を話してはいけない｣です。

理由は簡単です。
そんなのは予定(Outlookなどのツール)を確認すれば分かるから。

ミーティングや会議で、
・今週の予定は〜
・今日の予定は〜
と話しているチーム、会社は多いです。

先に結論を書いておきますが、

部下の立場であれば
・他のメンバーに影響があること
・メンバーから意見をもらって進めたい業務
・自分の業務の方向性の確認

上司の立場であれば
・部下の仕事に影響があること
・今後影響の可能性があること

要するに、ミーティング時間は15分程度かもしれませんが、本当は人数分の時間を奪っています。
更に言うと、その時間分の時給を奪っています。

なので、ミーティングでは予定を話すのではなく、他のメンバーの活動に影響を与えること、価値に直結することを話します。

では、解説していきます。

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会議の生産性が低い原因

生産性が低い原因は、情報過多や議論の無駄遣いが挙げられます。

いきなり、誰かが話し始めたと思ったら、すごい細かい内容で意味が分からない。

そんな経験はありませんか？

その会議のゴールや論点が不明瞭であるのです。

目標や議題が不明確であると、参加者が適切な方向に向かって議論できないことがあり、積極性が不足してしまうことも問題です。

これらの要因が積み重なり、会議の本来の目的から逸脱してしまうことがあります。

生産性が高い会議

生産性が高い状態を築くためには、明確な目標とアジェンダの設定が不可欠です。

目標がハッキリしていると、参加者は議論や決定に向けて一貫した方向性を持つことができ、会議がより効果的に進行します。

私は会議資料の1番頭のページに、必ず目的と論点を書くようにしています。
そうすることで、変な部分の揚げ足を取られたり、議論が横道に逸れることは少なくなります。

また、もう1つ重要なことがあります。

それは、適切な参加者を選定することです。

よく、社内メールのCCに大量の上司を入れるように、会議でも一応関係してそうだからとりあえず参加させとく、という謎の文化があります。

会議には、今すぐに参加しないと直接影響のあるメンバーだけで良いんです。

参加したほうがいい、メンバーは後日の議事録や伝聞で十分です。

明日から実践可能なこと

冒頭でも書きましたが、簡単です。

ミーティングでは、

・予定ではなくその業務目的とゴールを話す
・ゴールのための中長期的なスケジュールを共有
・だから今週/今日は残業をする、など

これらを短時間で各人が言い合うだけです。
ただ、率先してやるべきは上司です。

上司やリーダーが率先する姿を見せないことには部下の若手社員はとてもじゃないですが、そのようなことは口にはできません。

是非、これらを実践してみてください。

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生産性で悩んでいる企業は多いです。

しかし、ミーティングや会議1つで生産性はグッと高まります。

｢業務効率推進課｣のような特命チームなんか作るより、遥かに確度は高いでしょう。

大切なのは、継続することです。

私の経験上、毎日のショートミーティングを半年〜1年以上取り組めば、習慣として身に付きます。

是非ご参にしてみてください。

本日もお読みいただきありがとうございました。